Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản nghiệm thu tổng hợp bảo dưỡng thiết bị viễn thông" được sử dụng để ghi nhận và xác nhận kết quả của toàn bộ quá trình bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất các thiết bị tổng đài viễn thông. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, tổng hợp từ các biên bản nghiệm thu chi tiết tại từng trạm, nhằm xác nhận giữa hai bên (Bên A - đơn vị quản lý và Bên B - đơn vị bảo dưỡng) về khối lượng, chất lượng công việc đã thực hiện. Biên bản này là cơ sở để thanh quyết toán hợp đồng và giải quyết các vấn đề phát sinh sau bảo dưỡng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên (Bên A và Bên B) cùng lập và ký kết ngay sau khi hoàn thành toàn bộ công tác bảo dưỡng thiết bị viễn thông trong một đợt. Cụ thể, Bên A là đại diện của đơn vị chủ quản (ví dụ: Bưu điện tỉnh), bao gồm các cán bộ kỹ thuật hoặc quản lý. Bên B là đại diện của Công ty Cổ phần ABC, bao gồm Tổng Giám đốc và Trưởng nhóm bảo dưỡng. Biên bản được lập tại trụ sở hoặc địa điểm làm việc của Bên A, sau khi các biên bản nghiệm thu chi tiết từng trạm đã được ký kết.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu văn bản: Điền số hiệu theo quy tắc: ....../năm /NTTH/CT- ABC. Ví dụ: 01/2024/NTTH/CT-ABC. Số hiệu này do bên B (ABC) cấp và quản lý.
2. Địa danh, ngày tháng: Ghi rõ địa danh nơi lập biên bản (ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 12 năm 2024). Ngày tháng phải trùng với ngày ký kết thực tế.
3. Căn cứ hợp đồng: Điền đầy đủ số hợp đồng bảo dưỡng đã ký giữa hai bên, ví dụ: 123/HĐKT ngày 01/01/2024.
4. Căn cứ biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng hợp: Điền số biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng hợp đã được lập trước đó, ví dụ: 01/NTKT/CT-ABC/TTVT/BD.
5. Thông tin Bên A và Bên B: Ghi rõ họ tên, chức vụ của từng người đại diện. Bên A tối thiểu 1 người, Bên B gồm Tổng Giám đốc và Kỹ sư - Trưởng nhóm BD. Không bỏ trống mục này.
6. Thời gian bảo dưỡng: Ghi ngày bắt đầu và ngày hoàn thành thực tế của đợt bảo dưỡng. Định dạng ngày/tháng/năm.
7. Bảng kê thiết bị (STT, Tên thiết bị, Chủng loại, Số lượng, Ghi chú): Liệt kê chi tiết từng thiết bị đã được bảo dưỡng. Cột "Ghi chú" dùng để ghi thông tin bổ sung như tình trạng thiết bị, vật tư thay thế.
8. Nhận xét và kiến nghị: Bên A và Bên B ghi nhận xét về chất lượng bảo dưỡng, các vấn đề tồn tại và kiến nghị cụ thể. Phần này phải trung thực, khách quan.
9. Xác nhận vật tư thay thế: Đánh dấu xác nhận rằng tất cả vật tư, linh kiện thay thế đã được giao nhận đúng thực tế, có biên bản giao nhận kèm theo.
10. Ký tên và đóng dấu: Đại diện Bên A, Bên B, Giám sát bảo dưỡng và Trưởng nhóm bảo dưỡng ký, ghi rõ họ tên. Bên B phải đóng dấu của Công ty Cổ phần ABC.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Không được làm mất hoặc sửa đổi bản gốc.
• Trước khi ký, phải kiểm tra kỹ các biên bản nghiệm thu chi tiết từng trạm đã được ký đầy đủ và khớp với nội dung tổng hợp.
• Không được bỏ trống các mục bắt buộc như số hiệu, ngày tháng, thông tin đại diện hai bên. Nếu không có nội dung, ghi "Không" hoặc gạch chéo.
• Phần nhận xét và kiến nghị phải được ghi rõ ràng, tránh chung chung. Đây là cơ sở để cải tiến chất lượng bảo dưỡng trong các đợt sau.
• Chữ ký và họ tên phải rõ ràng, đúng chức danh. Trường hợp ủy quyền, phải có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn số hiệu hợp đồng hoặc biên bản kỹ thuật: Nhiều người điền sai hoặc thiếu số hiệu, dẫn đến mất tính liên kết giữa các văn bản. Cần đối chiếu kỹ với hợp đồng gốc.
• Bỏ sót thông tin đại diện Bên A: Chỉ ghi tên công ty mà không ghi họ tên, chức vụ cụ thể của người ký, làm biên bản không có hiệu lực pháp lý.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không khớp: Ngày lập biên bản phải trùng hoặc sau ngày hoàn thành bảo dưỡng, không được ghi trước.
• Bảng kê thiết bị thiếu cột "Ghi chú": Một số người bỏ qua cột này, dẫn đến không ghi nhận được tình trạng thực tế của thiết bị khi bàn giao.
• Phần nhận xét quá sơ sài: Chỉ ghi "Tốt" hoặc "Đạt" mà không nêu chi tiết vấn đề, gây khó khăn cho việc đánh giá và cải tiến sau này.