Hướng dẫn điền biên bản nghiệm thu xử lý sự cố UCTT

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra nghiệm thu xử lý sự cố, ứng cứu thông tin viễn thông (gọi tắt là biên bản nghiệm thu UCTT) được sử dụng để ghi nhận toàn bộ quá trình xử lý sự cố của Công ty Cổ phần ABC (CT-ABC) cho khách hàng hoặc đơn vị quản lý sử dụng thiết bị. Biên bản này là căn cứ pháp lý để hai bên xác nhận tình trạng thiết bị trước và sau xử lý, đồng thời làm cơ sở để thanh quyết toán chi phí ứng cứu thông tin. Việc lập biên bản đầy đủ, chính xác giúp tránh tranh chấp và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do cán bộ kỹ thuật của CT-ABC chủ trì lập sau khi hoàn thành việc xử lý sự cố tại hiện trường. Đại diện bên quản lý sử dụng thiết bị (bên yêu cầu ứng cứu) cũng tham gia điền các thông tin liên quan đến thiết bị hỏng và xác nhận kết quả. Biên bản được lập ngay tại thời điểm kết thúc xử lý, trước khi hai bên rời khỏi địa điểm. Nhân viên kỹ thuật, tổ trưởng hoặc giám sát thi công là người trực tiếp điền các mục kỹ thuật, còn phần đại diện pháp nhân sẽ do lãnh đạo có thẩm quyền ký sau.

Hướng dẫn điền từng mục

Số biên bản: Ghi theo quy tắc: Số thứ tự/năm/KTXL/CT-ABC. Ví dụ: 01/2025/KTXL/CT-ABC. Đây là mã số duy nhất để quản lý biên bản.
Địa danh và ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh) và ngày tháng năm hiện tại. Không viết tắt, không để trống.
Theo đề nghị của: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân yêu cầu ứng cứu. Ví dụ: "Công ty Viễn thông A" hoặc "Ông Nguyễn Văn B – Trưởng trạm".
Thiết bị và trạm: Ghi rõ tên thiết bị gặp sự cố (ví dụ: tủ OLT, bộ nguồn, máy phát) và tên trạm (ví dụ: Trạm BTS số 123, Trạm viễn thông huyện X).
Căn cứ yêu cầu: Đánh dấu "q" vào ô phù hợp: nếu có công văn thì ghi số và ngày công văn; nếu qua điện thoại thì ghi họ tên, chức vụ người báo và người nhận, kèm thời gian báo.
Đại diện hai bên: Ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của từng người tham gia. Bên CT-ABC bắt buộc có Tổng Giám đốc và Kỹ sư viễn thông. Bên kia ghi tên đơn vị và tối đa 3 đại diện.
Địa điểm lắp đặt thiết bị: Ghi địa chỉ cụ thể nơi thiết bị được lắp đặt, ví dụ: "Tầng 3, tòa nhà CT2, khu đô thị Mỹ Đình".
Nguyên nhân và hiện tượng sự cố: Mô tả ngắn gọn, chính xác dấu hiệu nhận biết và nguyên nhân gây ra sự cố. Ví dụ: "Mất nguồn điện đột ngột dẫn đến thiết bị OLT ngừng hoạt động".
Thời gian xử lý: Ghi giờ và ngày bắt đầu lên xử lý, giờ và ngày kết thúc. Định dạng: 08:30 ngày 15/01/2025.
Phương tiện và nội dung xử lý: Ghi rõ phương tiện di chuyển (xe ô tô, xe máy) và các bước kỹ thuật đã thực hiện (ví dụ: kiểm tra cáp quang, thay thế bộ nguồn, cấu hình lại thiết bị).
Thiết bị, vật tư thay thế (bảng a): Liệt kê chi tiết từng thiết bị mới do CT-ABC giao, gồm: STT, tên thiết bị, mã số, đơn vị tính, số lượng, tình trạng kỹ thuật khi bàn giao (mới 100%, đã qua kiểm định).
Thiết bị hỏng (bảng b): Liệt kê thiết bị cũ bị hỏng, gồm STT, tên, mã số, đơn vị tính, số lượng. Cột "Ghi chú" ghi rõ CT-ABC có nhận về sửa chữa hay không.
Tình trạng thiết bị sau xử lý: Xác nhận thiết bị đã hoạt động ổn định, đạt các chỉ số kỹ thuật yêu cầu. Ví dụ: "Thiết bị hoạt động bình thường, tín hiệu ổn định".
Ý kiến: Ghi ý kiến của bên quản lý sử dụng về chất lượng xử lý, có đồng ý nghiệm thu hay không. Nếu có yêu cầu bổ sung thì ghi rõ.
Ký và đóng dấu: Bốn bên ký gồm: Đại diện CT-ABC (Tổng Giám đốc), Đại diện bên quản lý sử dụng, Cán bộ kỹ thuật CT-ABC, Đại diện bên QLSD. Mỗi bên ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có).

Lưu ý quan trọng

Biên bản phải được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Không lập ít hơn số bản quy định.
Tất cả các mục đều phải điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu mục nào không có nội dung thì gạch chéo hoặc ghi "không".
Thông tin về thiết bị, mã số, số lượng phải khớp với thực tế và có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
Phần thời gian xử lý phải chính xác đến từng phút, vì đây là căn cứ tính chi phí ứng cứu.
Chữ ký phải là chữ ký tươi, không được photocopy hoặc ký thay. Đại diện pháp nhân phải có dấu của đơn vị.

Lỗi thường gặp

Quên ghi số biên bản hoặc ghi sai định dạng, dẫn đến khó tra cứu sau này.
Nhầm lẫn giữa bảng thiết bị thay thế mới (bảng a) và thiết bị hỏng (bảng b), ghi sai cột dữ liệu.
Không ghi rõ tình trạng kỹ thuật khi bàn giao ở bảng a, gây tranh cãi về chất lượng thiết bị.
Bỏ sót thông tin về phương tiện xử lý hoặc nội dung xử lý, làm thiếu căn cứ thanh toán.
Ký thiếu một trong bốn bên hoặc không đóng dấu, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.
Ghi ngày tháng không thống nhất giữa các phần, ví dụ ngày lập biên bản khác với ngày kết thúc xử lý.

Nội dung biểu mẫu

CÔNG TY CỔ PHẦN

ABC

^{___________________________}

Số: ......../năm/KTXL/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

^{________________________}

……………, Ngày tháng năm ……

BIÊN BẢN KIỂM TRA NGHIỆM THU

XỬ LÝ SỰ CỐ, ỨNG CỨU THÔNG TIN VIỄN THÔNG

-Theo đề nghị của ............................................................................................................

việc yêu cầu CT-ABC ứng cứu thông tin cho thiết bị .........................................................

thuộc trạm .............................................................................................................. theo:

qCông văn (Số ............/........... ngày ... tháng .... năm ….)

q Điện thoại (Do ông/bà....................................... Chức vụ ..............................................

báo cho ông ............................................................. Chức vụ ..............................................

vào hồi …...... h …..... ngày ...... tháng ….... năm 2004 ).

Hôm nay, tại ................................................................................................................

Chúng tôi gồm:

ĐẠI DIỆN CÔNG TY CỔ PHẦN ABC

1. Ông: Chức vụ: Tổng Giám đốc

2. Ông: ...................................................................... Chức vụ: Kỹ sư viễn thông

ĐẠI DIỆN:..............................................................................................................................

1. Ông (Bà): ............................................................. Chức vụ: ............................................

2. Ông (Bà):.............................................................. Chức vụ: ............................................

3. Ông (Bà): ............................................................. Chức vụ: ............................................

Cùng tiến hành kiểm tra xử lý sự cố thiết bị ............................................. như sau:

Địa điểm lắp đặt thiết bị: .........................................................................................................

I. NGUYÊN NHÂN VÀ HIỆN TƯỢNG CỦA SỰ CỐ:

..................................................................................................................................................................................................

II. NỘI DUNG XỬ LÝ CỦA CÁN BỘ KỸ THUẬT CT-IN:

1.Thời gian CT-ABC lên xử lý: ......... giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

2.Thời gian kết thúc xử lý: .............giờ ........ ngày ....... tháng ....... năm …….

3.Phương tiện xử lý: .............................................................................................................

Xử lý của cán bộ kỹ thuật CT-ABC: .......................................................................................

..................................................................................................................................................

4.Các thiết bị, vật tư thay thế cho thiết bị:

a, Thiết vị, vật tư thay thế của CT-ABC giao cho ............................................................ :

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	TÌNH TRẠNG KỸ THUẬT KHI BÀN GIAO
1
2
3
4
5
6

b, Thiết bị vật tư hỏng của ................................................. được xác định sau quá trình xử lý ứng cứu thông tin:

STT	TÊN THIẾT BỊ VẬT TƯ	MÃ SỐ	ĐƠN VỊ TÍNH	SỐ LƯỢNG	GHI CHÚ (CT-IN nhận/không nhận về để sửa chữa)
1
2
3
4
5

III. TÌNH TRẠNG THIẾT BỊ SAU XỬ LÝ:

..................................................................................................................................................

IV. Ý KIẾN ........................................................................................ :

..................................................................................................................................................

Bên Có trách nhiệm thanh quyết toán các khoản công tác ứng cứu thông tin, sửa chữa theo bảng kê chi phí ứng cứu thông tin cho CT-ABC theo quy định ban hành của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt nam.

Hai bên cùng nhất trí với biên bản này.

Biên bản này được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Hướng dẫn điền biên bản nghiệm thu xử lý sự cố UCTT

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Ai điền và khi nào

Hướng dẫn điền từng mục

Lưu ý quan trọng

Lỗi thường gặp

Nội dung biểu mẫu

Số: ......../năm/KTXL/CT-ABC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

XỬ LÝ SỰ CỐ, ỨNG CỨU THÔNG TIN VIỄN THÔNG

ĐẠI DIỆN CÔNG TY CT-ABC

Tổng Giám đốc

ĐẠI DIỆN ………………………….

CÁN BỘ KỸ THUẬT CT-ABC

(Ghi rõ họ tên & ký)

ĐẠI DIỆN BÊN QLSD