Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản nghiệm thu tổng hợp vi ba" được sử dụng để ghi nhận kết quả cuối cùng của toàn bộ quá trình bảo dưỡng thiết bị viễn thông vi ba giữa hai bên: Bên A (đơn vị quản lý, vận hành) và Bên B (Công ty Cổ phần ABC - đơn vị thực hiện bảo dưỡng). Biên bản này tổng hợp các biên bản nghiệm thu chi tiết từng trạm, xác nhận khối lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành, làm cơ sở pháp lý cho việc thanh toán hợp đồng và giải quyết các kiến nghị phát sinh. Đây là tài liệu bắt buộc trong quy trình quản lý chất lượng bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất.

Ai điền và khi nào

Biên bản này được lập sau khi hoàn thành tất cả các công việc bảo dưỡng tại các trạm vi ba trong đợt. Đại diện hai bên (Bên A và Bên B) cùng tham gia lập biên bản. Cụ thể, Bên A cử đại diện là lãnh đạo hoặc cán bộ kỹ thuật của Bưu điện tỉnh. Bên B cử Tổng Giám đốc và Kỹ sư - Trưởng nhóm bảo dưỡng. Ngoài ra, còn có sự tham gia của Đại diện Giám sát bảo dưỡng và Trưởng nhóm bảo dưỡng để ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi bên B báo cáo hoàn thành bảo dưỡng và hai bên đã đối chiếu thực tế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần tiêu đề và số hiệu: Ghi rõ tên Công ty Cổ phần (ví dụ: Công ty Cổ phần ABC), số hiệu biên bản theo đúng định dạng: ...../năm /NTTH/CT-ABC/. Điền địa danh và ngày tháng năm lập biên bản tại dòng tương ứng.
2. Căn cứ pháp lý: Điền đầy đủ số hợp đồng bảo dưỡng đã ký, ngày tháng năm ký hợp đồng. Ghi rõ số biên bản nghiệm thu kỹ thuật tổng hợp và các biên bản nghiệm thu chi tiết từng trạm có liên quan.
3. Thông tin các bên: Bên A: Ghi tên Bưu điện tỉnh, họ tên và chức vụ của 3 đại diện. Bên B: Ghi họ tên Tổng Giám đốc và Kỹ sư - Trưởng nhóm bảo dưỡng. Điền đầy đủ họ tên, không viết tắt.
4. Mục A - Hệ thống truyền dẫn vi ba số: Ghi rõ thời gian bắt đầu và hoàn thành bảo dưỡng (ngày, tháng, năm). Kê khai chi tiết các thiết bị trong bảng: STT, Tên thiết bị, Chủng loại, Số lượng, Ghi chú. Mỗi dòng là một thiết bị cụ thể.
5. Mục B - Nhận xét và kiến nghị: Nhận xét: Đánh giá chất lượng bảo dưỡng, tình trạng thiết bị sau bảo dưỡng. Kiến nghị bên A: Ghi các yêu cầu về hỗ trợ, cung cấp tài liệu hoặc điều chỉnh lịch trình. Kiến nghị bên B: Ghi các đề xuất về vật tư thay thế, cải tiến kỹ thuật. Mục 4 xác nhận vật tư thay thế là đúng thực tế.
6. Phần ký xác nhận: Bốn vị trí ký: Đại diện bên A, Đại diện bên B, Đại diện Giám sát bảo dưỡng, Trưởng nhóm bảo dưỡng. Mỗi người ghi rõ họ tên và ký tên. Biên bản được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản.

Lưu ý quan trọng

• Phải có đầy đủ chữ ký của cả 4 đại diện theo đúng vị trí quy định, nếu thiếu một chữ ký biên bản sẽ không có giá trị pháp lý.
• Số hiệu biên bản phải thống nhất với số trong hợp đồng và các biên bản chi tiết, tránh sai lệch gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Thời gian bắt đầu và hoàn thành bảo dưỡng phải khớp với thực tế thi công và biên bản bàn giao mặt bằng.
• Bảng kê thiết bị cần ghi chính xác chủng loại, số lượng, đặc biệt là các thiết bị đã thay thế linh kiện để đối chiếu với biên bản giao nhận vật tư.
• Mục nhận xét và kiến nghị nên viết rõ ràng, cụ thể, tránh chung chung như "tốt" hay "đạt yêu cầu" mà không có dẫn chứng.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hợp đồng hoặc điền sai số hợp đồng dẫn đến biên bản không được công nhận trong quá trình thanh toán.
• Ghi thiếu hoặc sai chức vụ của đại diện các bên, đặc biệt là chức vụ "Tổng Giám đốc" và "Kỹ sư - Trưởng nhóm BD" phải đúng với quyết định bổ nhiệm.
• Bảng kê thiết bị không đầy đủ cột hoặc ghi chú không rõ ràng, gây khó khăn khi kiểm đếm thực tế.
• Ngày tháng năm lập biên bản không trùng khớp với thời gian hoàn thành bảo dưỡng, gây nghi ngờ về tính xác thực.
• Bỏ sót mục "Tất cả các vật tư, linh kiện thay thế..." dẫn đến thiếu cơ sở pháp lý cho việc quyết toán vật tư.