Hướng dẫn điền giấy đề nghị tạm ứng cho nhà thầu phụ BM22-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM22-QT08 "Giấy đề nghị tạm ứng (Dành riêng cho nhà thầu phụ)" được sử dụng để nhà thầu phụ chính thức đề nghị chủ đầu tư hoặc tổng thầu tạm ứng một khoản tiền dựa trên khối lượng công việc đã thực hiện lũy kế đến thời điểm hiện tại. Mục đích chính là giúp nhà thầu phụ có dòng tiền để duy trì thi công, thanh toán vật tư, nhân công trước khi quyết toán hợp đồng chính thức. Biểu mẫu này đồng thời là cơ sở để bên giám sát và chỉ huy trưởng công trường đánh giá tiến độ, chất lượng công việc thực tế trước khi phê duyệt tạm ứng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện nhà thầu phụ (thường là chỉ huy trưởng hoặc kế toán công trình của nhà thầu phụ) điền và ký tên ở mục "Người tạm ứng". Thời điểm điền là khi nhà thầu phụ đã hoàn thành một khối lượng công việc nhất định theo hợp đồng và cần tạm ứng vốn để tiếp tục thi công, thường là theo định kỳ hàng tháng hoặc theo từng giai đoạn công việc. Sau khi điền, biểu mẫu sẽ được trình lên giám sát công trường và chỉ huy trưởng để kiểm tra, xác nhận khối lượng thực tế, sau đó chuyển lên giám đốc duyệt chi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Lần thứ: Ghi số lần tạm ứng của nhà thầu phụ cho hợp đồng này, ví dụ "01" cho lần đầu, "02" cho lần thứ hai.
2. Công trường: Ghi tên công trường hoặc tên dự án đang thi công, ví dụ "Công trường Khu đô thị X".
3. Thầu phụ: Ghi tên đầy đủ của nhà thầu phụ theo đúng hợp đồng đã ký.
4. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công việc mà nhà thầu phụ đang thực hiện, ví dụ "Hạng mục bê tông cốt thép".
5. HĐ Thầu phụ số & ngày: Ghi số hợp đồng thầu phụ và ngày ký hợp đồng, theo đúng văn bản hợp đồng đã ký.
6. Bảng kê khối lượng công việc lũy kế: Điền chi tiết từng cột: STT, Công việc đã thực hiện, ĐVT, Khối lượng lũy kế, % hoàn thành, Đơn giá hợp đồng, Thành tiền, KH/LNG vật tư đã nhận, % vật tư đã nhận. Các cột (1) đến (6) phải tính toán chính xác dựa trên khối lượng thực tế và đơn giá hợp đồng.
7. Tổng lũy kế đến nay: Ghi tổng giá trị thành tiền của tất cả các công việc đã thực hiện lũy kế.
8. Tổng lũy kế đã nhận: Ghi tổng số tiền nhà thầu phụ đã nhận tạm ứng hoặc thanh toán từ các lần trước.
9. Giữ lại 5%: Tính 5% của tổng lũy kế đến nay (thường là tiền bảo hành hoặc giữ lại theo hợp đồng).
10. Số tiền tạm ứng kỳ này: Ghi số tiền đề nghị tạm ứng lần này, thường bằng (Tổng lũy kế đến nay) - (Tổng lũy kế đã nhận) - (Giữ lại 5%).
11. Bằng chữ: Viết số tiền tạm ứng kỳ này bằng chữ, ví dụ "Một trăm triệu đồng chẵn".
12. Ngày tháng năm & chữ ký: Ghi ngày lập biểu mẫu, sau đó chỉ huy trưởng, giám sát và người tạm ứng ký và ghi rõ họ tên. Giám đốc duyệt ở ô cuối cùng.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ số liệu khối lượng lũy kế, đơn giá hợp đồng và thành tiền trước khi điền để tránh sai sót dẫn đến từ chối tạm ứng.
• Mục "Giữ lại 5%" chỉ áp dụng nếu hợp đồng có quy định; nếu không, có thể bỏ qua hoặc ghi 0.
• Chữ ký của người tạm ứng, giám sát và chỉ huy trưởng phải đầy đủ, rõ ràng, đúng người được ủy quyền.
• Biểu mẫu phải được in rõ ràng, không tẩy xóa; nếu sai phải làm lại biểu mẫu mới.
• Lưu giữ bản gốc có chữ ký để đối chiếu khi quyết toán hợp đồng sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Tổng lũy kế đến nay" và "Tổng lũy kế đã nhận", dẫn đến tính sai số tiền tạm ứng kỳ này.
• Không ghi đầy đủ thông tin hợp đồng (số HĐ, ngày ký) khiến biểu mẫu không được chấp nhận.
• Bỏ sót cột "KH/LNG vật tư đã nhận" hoặc "% vật tư đã nhận" làm thiếu cơ sở đánh giá tiến độ.
• Ký tên không đúng người được ủy quyền hoặc thiếu chữ ký của một trong các bên (giám sát, chỉ huy trưởng).
• Viết số tiền bằng chữ không khớp với số tiền bằng số, gây hiểu lầm và phải làm lại.