Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra và nghiệm thu khối lượng hoàn thành (BM39-QT08) là tài liệu pháp lý quan trọng trong quản lý chất lượng công trình xây dựng. Mục đích chính của biên bản này là ghi nhận và xác nhận khối lượng công việc thực tế đã thi công tại hiện trường giữa bên giao thầu và bên nhận thầu. Đây là cơ sở để các bên tiến hành thanh toán khối lượng hoàn thành và lưu vào hồ sơ hoàn công công trình. Biên bản giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc đối chiếu khối lượng thi công thực tế so với hợp đồng đã ký kết.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên giao thầu (chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý dự án) và đại diện bên nhận thầu (nhà thầu thi công) cùng phối hợp lập. Thông thường, kỹ sư giám sát A của cả hai bên sẽ trực tiếp thực hiện việc đo đạc, tính toán và điền số liệu. Biên bản được lập ngay sau khi hoàn thành một hạng mục công việc hoặc một giai đoạn thi công nhất định, trước khi tiến hành thanh toán khối lượng. Thời điểm lập biên bản là khi các bên đã kiểm tra thực tế tại hiện trường và thống nhất được số liệu khối lượng hoàn thành.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dự án và Hạng mục: Ghi rõ tên dự án và tên hạng mục công trình đang thi công. Ví dụ: "Dự án: Khu đô thị X - Hạng mục: Hệ thống thoát nước".
2. Căn cứ hợp đồng: Điền số hợp đồng, ngày ký kết, tên các bên tham gia hợp đồng và nội dung công việc. Ví dụ: "Căn cứ hợp đồng số 123/HĐ-KC24 ngày 15/01/2024 được ký kết giữa CÔNG TY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ KC24 với CÔNG TY XÂY DỰNG ABC về việc thi công hạ tầng kỹ thuật tại Khu đô thị X".
3. Căn cứ biên bản nghiệm thu nội bộ: Ghi ngày tháng của biên bản nghiệm thu nội bộ đã được lập trước đó. Nếu chưa có, có thể ghi "chưa có" hoặc bỏ qua.
4. Thời gian và địa điểm: Ghi ngày tháng năm lập biên bản và địa điểm cụ thể tại dự án. Ví dụ: "Hôm nay, ngày 20 tháng 06 năm 2024, tại dự án Khu đô thị X".
5. Đại diện các bên: Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ của đại diện bên giao thầu và bên nhận thầu. Lưu ý mỗi bên có 2 ông/bà, cần điền đủ thông tin. Chức vụ phải ghi rõ như "Kỹ sư giám sát A", "Chỉ huy trưởng công trình", "Giám đốc dự án".
6. Thời gian thi công: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khối lượng công việc được nghiệm thu. Ví dụ: "từ ngày 01/04/2024 đến ngày 30/05/2024".
7. Bảng khối lượng hoàn thành: Điền lần lượt các cột: STT, CÔNG VIỆC (tên công việc cụ thể), ĐƠN VỊ (m3, m2, m, tấn...), KHỐI LƯỢNG (số lượng thực tế đã thi công). Cột 1,2,3 có thể dùng để ghi các thông số kỹ thuật hoặc khối lượng theo hợp đồng, khối lượng phát sinh nếu cần.
8. Ký tên: Cuối biên bản, đại diện giao thầu, giám sát và đơn vị nhận thầu ký và ghi rõ họ tên. Mỗi bên ký vào ô tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản và 01 bản lưu hồ sơ hoàn công.
• Tất cả số liệu khối lượng phải được kiểm tra, đo đạc thực tế tại hiện trường trước khi ghi vào biên bản.
• Không được tự ý sửa chữa, tẩy xóa số liệu sau khi đã ký. Nếu có sai sót, phải lập biên bản điều chỉnh riêng.
• Chữ ký phải là chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp của mỗi bên.
• Biên bản này là cơ sở để thanh toán khối lượng hoàn thành, do đó cần điền chính xác, trung thực.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin về hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Không ghi rõ đơn vị tính cho từng công việc, gây nhầm lẫn khi tính toán khối lượng.
• Nhầm lẫn giữa khối lượng theo hợp đồng và khối lượng thực tế, dẫn đến sai sót khi thanh toán.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên, làm biên bản không có giá trị pháp lý.
• Ghi ngày tháng không thống nhất giữa các phần trong biên bản, ví dụ ngày lập biên bản trước ngày kết thúc thi công.
• Không ghi rõ chức vụ của người ký, đặc biệt là chức danh "Ks Giám sát A" cần được điền đầy đủ.