Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM41-QT08 (Bảng thanh toán giá trị khối lượng) được sử dụng để tổng hợp và xác nhận giá trị khối lượng công việc xây lắp đã hoàn thành trong một giai đoạn hoặc toàn bộ dự án. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để bên nhận thầu đề nghị bên giao thầu thanh toán tiền công, tiền vật tư, thiết bị theo đúng tiến độ hợp đồng. Biểu mẫu này thuộc hệ thống quản lý chất lượng công trình QT08, giúp kiểm soát chặt chẽ khối lượng thi công thực tế so với hợp đồng đã ký kết.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bên nhận thầu (đơn vị thi công) lập và điền các thông tin về khối lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó, bên giám sát kiểm tra, xác nhận khối lượng thực tế. Cuối cùng, đại diện bên giao thầu (chủ đầu tư hoặc đại diện) ký duyệt phê chuẩn giá trị thanh toán. Thời điểm lập biểu mẫu là sau khi hoàn thành một đợt nghiệm thu khối lượng, căn cứ vào biên bản nghiệm thu và khối lượng thi công thực tế tại hiện trường. Biểu mẫu được lập định kỳ theo tiến độ thanh toán của hợp đồng (hàng tháng, hàng quý hoặc khi kết thúc hạng mục).

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dự án: Ghi tên đầy đủ của dự án đầu tư xây dựng công trình, ví dụ: "Dự án Khu đô thị mới Phú Mỹ Hưng".
2. Hạng mục: Ghi tên hạng mục công trình cụ thể được thanh toán, ví dụ: "Hệ thống thoát nước mưa - gói thầu số 2".
3. Căn cứ hợp đồng số: Ghi số hiệu hợp đồng đã ký kết giữa hai bên, ngày tháng năm ký hợp đồng, tên các bên tham gia và địa điểm thực hiện hợp đồng.
4. Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu: Ghi ngày tháng năm của biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành tương ứng với đợt thanh toán này.
5. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết các công việc cần thanh toán trong bảng.
6. Công việc: Mô tả chi tiết từng đầu việc đã thi công, ví dụ: "Đào móng công trình", "Đổ bê tông móng", "Lắp đặt cốt thép".
7. Đơn vị: Ghi đơn vị tính khối lượng cho từng công việc (m3, m2, m dài, tấn, cái...).
8. Khối lượng: Ghi số lượng khối lượng thực tế đã hoàn thành được nghiệm thu, khớp với biên bản nghiệm thu.
9. Đơn giá: Ghi đơn giá đã thỏa thuận trong hợp đồng cho từng công việc (chưa bao gồm thuế VAT nếu hợp đồng quy định).
10. Thành tiền: Tính bằng công thức: Khối lượng x Đơn giá. Ghi rõ số tiền tương ứng cho từng dòng.
11. Tổng cộng: Cộng tất cả các giá trị thành tiền ở các dòng phía trên, ghi bằng số.
12. Làm tròn: Ghi số tiền tổng cộng sau khi làm tròn đến hàng đơn vị hoặc hàng nghìn theo quy định của hợp đồng.
13. Bằng chữ: Viết tổng số tiền thanh toán bằng chữ, ví dụ: "Một tỷ hai trăm ba mươi tư triệu năm trăm sáu mươi bảy nghìn tám trăm chín mươi đồng".
14. Địa điểm, ngày tháng: Ghi địa danh (TP. Nha Trang) và ngày tháng năm lập biểu mẫu.
15. Đại diện giao thầu, Giám sát, Đơn vị nhận thầu: Các bên ký và ghi rõ họ tên, chức vụ, đóng dấu (nếu có) vào đúng vị trí quy định.

Lưu ý quan trọng

• Phải đảm bảo số liệu khối lượng trong bảng khớp chính xác với Biên bản nghiệm thu khối lượng đã được ký trước đó.
• Đơn giá áp dụng phải đúng với đơn giá trong hợp đồng đã ký, không tự ý thay đổi hoặc điều chỉnh khi chưa có phụ lục hợp đồng.
• Kiểm tra kỹ phép tính nhân (Khối lượng x Đơn giá) và phép tính tổng cộng để tránh sai sót số học.
• Phần "Bằng chữ" phải viết hoa chữ cái đầu, không viết tắt, đảm bảo đúng chính tả số tiền.
• Biểu mẫu phải được in rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sai sót phải lập lại biểu mẫu mới.
• Chữ ký của các bên phải là chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của hợp đồng và pháp luật.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa khối lượng hợp đồng và khối lượng thực tế: Nhiều người lấy số liệu trong hợp đồng để điền vào bảng thanh toán thay vì lấy khối lượng đã nghiệm thu thực tế.
• Quên cập nhật đơn giá điều chỉnh: Khi có phụ lục hợp đồng điều chỉnh đơn giá, nhân viên vẫn dùng đơn giá cũ dẫn đến sai lệch giá trị thanh toán.
• Sai đơn vị tính: Ví dụ ghi "m2" cho công việc đào đất (phải là m3) hoặc ghi "cái" cho công việc lắp đặt ống (phải là m dài).
• Làm tròn số không đúng quy định: Làm tròn sai hàng hoặc làm tròn quá sớm trước khi tính tổng, dẫn đến sai lệch số tiền.
• Thiếu chữ ký hoặc con dấu của một trong các bên: Đặc biệt là bên giám sát hoặc bên giao thầu, làm biểu mẫu không có giá trị pháp lý.
• Viết bằng chữ không khớp với số: Ví dụ số là 1.234.567 đồng nhưng viết bằng chữ là "Một triệu hai trăm ba mươi tư nghìn năm trăm sáu mươi bảy đồng" (thiếu chữ "năm" ở hàng trăm).