Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM03-QT07 "Danh sách nhà cung cấp vật tư và gia công công trình được chấp nhận" được thiết kế để chuẩn hóa việc quản lý các nhà cung cấp đã qua thẩm định và được phê duyệt trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Tài liệu này giúp bộ phận mua hàng, kế toán và các phòng ban liên quan có một cơ sở dữ liệu thống nhất về các đối tác cung ứng vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ gia công cho các công trình. Việc sử dụng biểu mẫu này đảm bảo rằng mọi giao dịch mua sắm chỉ được thực hiện với những nhà cung cấp đã được kiểm tra năng lực, uy tín và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật của công ty, từ đó giảm thiểu rủi ro về chất lượng, tiến độ và chi phí.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận mua hàng hoặc cán bộ phụ trách quản lý nhà cung cấp lập. Thời điểm lập biểu mẫu là sau khi hoàn tất quá trình đánh giá, thẩm định năng lực của nhà cung cấp mới hoặc khi có sự thay đổi về thông tin của nhà cung cấp hiện hữu (ví dụ: thay đổi người liên hệ, địa chỉ, mặt hàng cung cấp). Ngoài ra, biểu mẫu cũng được cập nhật định kỳ theo yêu cầu của quy trình QT07 – Quản lý mua hàng và nhà cung cấp, thường là mỗi quý hoặc mỗi năm một lần. Sau khi lập, biểu mẫu phải được trình lên người có thẩm quyền phê duyệt trước khi đưa vào sử dụng chính thức.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số: Điền số thứ tự của biểu mẫu theo hệ thống quản lý văn bản nội bộ, thường do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp. Nếu chưa có số, để trống và sẽ được cấp sau khi phê duyệt.
- Thời gian áp dụng từ … đến …: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc hiệu lực của danh sách nhà cung cấp này. Định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: từ 01/01/2025 đến 31/12/2025.
- STT: Đánh số thứ tự tự động từ 1 đến hết cho mỗi nhà cung cấp trong danh sách.
- Tên nhà cung cấp: Ghi đầy đủ tên công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp theo đúng giấy phép đăng ký kinh doanh. Không viết tắt trừ khi tên viết tắt đã được đăng ký chính thức.
- Mặt hàng cung cấp: Mô tả ngắn gọn loại vật tư, thiết bị hoặc dịch vụ gia công mà nhà cung cấp này được phép cung ứng. Ví dụ: "Thép xây dựng", "Dịch vụ gia công kết cấu thép", "Ống nước PVC".
- Người liên hệ: Ghi họ tên đầy đủ của người đại diện hoặc người đầu mối liên hệ bên phía nhà cung cấp.
- Điện thoại: Số điện thoại di động hoặc cố định của người liên hệ, bao gồm cả mã vùng nếu cần. Nên ghi ít nhất một số di động để dễ liên lạc.
- Fax: Số fax của nhà cung cấp (nếu có). Có thể để trống nếu nhà cung cấp không sử dụng fax.
- Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ giao dịch của nhà cung cấp, bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
- Ghi chú: Dùng để ghi thêm các thông tin quan trọng khác như: loại hợp đồng đã ký, thời hạn thanh toán, đánh giá chất lượng gần nhất, hoặc lý do nhà cung cấp bị tạm ngưng (nếu có).
- Người lập: Ký và ghi rõ họ tên của người lập biểu mẫu. Phần này thường nằm ở cuối trang, bên trái.
- Phê duyệt: Dành cho người có thẩm quyền (thường là Trưởng phòng Mua hàng hoặc Giám đốc) ký xác nhận đồng ý với danh sách này. Phần này nằm ở cuối trang, bên phải.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ được đưa nhà cung cấp vào danh sách sau khi đã hoàn tất quy trình đánh giá nhà cung cấp theo quy định của công ty, bao gồm kiểm tra năng lực tài chính, năng lực sản xuất và các chứng chỉ chất lượng liên quan.
- Mọi thay đổi về thông tin nhà cung cấp (tên, địa chỉ, mặt hàng) đều phải được cập nhật kịp thời vào biểu mẫu và trình phê duyệt lại, không được tự ý sửa trực tiếp trên bản gốc.
- Biểu mẫu sau khi được phê duyệt phải được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng, thường là lưu bản cứng tại phòng mua hàng và bản mềm trên hệ thống quản lý văn bản nội bộ.
- Không được mua hàng từ nhà cung cấp không có tên trong danh sách đã được phê duyệt, trừ trường hợp khẩn cấp và phải có phê duyệt đặc biệt từ cấp có thẩm quyền.
- Định kỳ, bộ phận mua hàng phải rà soát và cập nhật danh sách này để loại bỏ các nhà cung cấp không còn đáp ứng yêu cầu hoặc có vi phạm hợp đồng.
Lỗi thường gặp
- Nhầm lẫn giữa "Mặt hàng cung cấp" và "Ghi chú": Nhiều người điền thông tin chi tiết về hợp đồng vào cột "Mặt hàng cung cấp" thay vì chỉ ghi tên loại hàng hóa/dịch vụ chính. Cột "Ghi chú" mới là nơi để ghi các thông tin bổ sung.
- Bỏ sót thông tin "Thời gian áp dụng": Đây là lỗi phổ biến khiến danh sách không có hiệu lực rõ ràng, gây khó khăn cho việc kiểm soát khi nào cần cập nhật lại.
- Không cập nhật khi nhà cung cấp thay đổi người liên hệ hoặc số điện thoại: Điều này dẫn đến việc liên lạc sai, chậm trễ trong quá trình đặt hàng hoặc giải quyết sự cố.
- Thiếu chữ ký phê duyệt: Một số trường hợp người lập quên trình ký hoặc phê duyệt không đúng thẩm quyền, làm cho danh sách không có giá trị pháp lý trong nội bộ.
- Ghi tên nhà cung cấp không chính xác: Ví dụ viết tắt tên công ty hoặc ghi sai tên đăng ký kinh doanh, gây nhầm lẫn khi đối chiếu với hóa đơn, chứng từ thanh toán.
