Hướng dẫn điền biên bản kiểm kê kho định kỳ BM10-QT07

Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm kê kho định kỳ (mã số BM10-QT07) được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm kê thực tế số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho tại công trình theo định kỳ. Mục đích chính là đối chiếu giữa số liệu báo cáo trên sổ sách với số lượng thực tế kiểm đếm, từ đó xác định tỷ lệ chênh lệch và đưa ra kết luận kiểm kê. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tình hình quản lý kho, phát hiện kịp thời các sai sót, thất thoát hoặc nhầm lẫn trong quá trình nhập xuất vật tư. Đây là căn cứ quan trọng để thủ kho, nhân viên vật tư và cấp duyệt cùng xác nhận tình trạng kho thực tế tại thời điểm kiểm kê.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do thủ kho công trình chủ trì lập, phối hợp với nhân viên vật tư để tiến hành kiểm đếm và ghi chép. Thời điểm điền là khi thực hiện kiểm kê kho định kỳ theo quy định của công ty, thường là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, hoặc theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo. Ngoài ra, biên bản cũng được lập khi có sự thay đổi nhân sự quản lý kho, khi xảy ra sự cố mất mát, hoặc trước khi bàn giao công trình. Sau khi hoàn thành việc kiểm đếm và ghi đầy đủ thông tin, biên bản cần có chữ ký của thủ kho công trình, nhân viên vật tư và người duyệt để đảm bảo tính pháp lý.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ: BBKK/2025/001. Để trống nếu chưa có quy định cụ thể, sẽ được cấp số sau khi duyệt.
2. Công trình: Ghi rõ tên công trình nơi tiến hành kiểm kê kho, ví dụ: "Công trình Nhà máy X – Giai đoạn 2".
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực hiện kiểm kê, theo định dạng DD/MM/YYYY.
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư được kiểm kê trong bảng.
5. TÊN VẬT TƯ: Ghi tên đầy đủ của từng loại vật tư, hàng hóa tồn kho, ví dụ: "Xi măng PCB40", "Thép phi 12".
6. ĐVT: Ghi đơn vị tính của vật tư, ví dụ: "kg", "m", "cái", "bao", "tấn".
7. SỐ LƯỢNG – Báo cáo: Ghi số lượng vật tư theo số liệu trên sổ sách báo cáo kho tại thời điểm kiểm kê.
8. SỐ LƯỢNG – Thực tế: Ghi số lượng thực tế kiểm đếm được sau khi cân, đo, đong, đếm tại kho.
9. % CHÊNH LỆCH: Tính và ghi tỷ lệ chênh lệch giữa số lượng báo cáo và thực tế theo công thức: (Thực tế - Báo cáo) / Báo cáo x 100%. Ghi số dương nếu thừa, số âm nếu thiếu.
10. GHI CHÚ: Ghi rõ lý do chênh lệch nếu có, ví dụ: "Hao hụt vận chuyển", "Nhập chưa cập nhật sổ", "Xuất tạm chưa ghi sổ".
11. Kết quả kiểm kê: Ghi tóm tắt nhận xét tổng quan về tình hình kho, số lượng vật tư thừa/thiếu nổi bật, nguyên nhân chính và đề xuất hướng xử lý.
12. Nhận xét: Dành cho người duyệt (cấp trên) ghi nhận xét và phê duyệt kết quả kiểm kê.
13. Chữ ký: Thủ kho công trình, Nhân viên vật tư và Duyệt ký tên, ghi rõ họ tên bên dưới.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm đếm thực tế từng loại vật tư một cách cẩn thận, không ước lượng hoặc sao chép số liệu từ báo cáo cũ.
• Đối với vật tư lẻ, cần quy đổi về đơn vị tính thống nhất trước khi ghi vào cột ĐVT và số lượng.
• Nếu có chênh lệch, phải ghi rõ nguyên nhân vào cột Ghi chú và phần Kết quả kiểm kê, không được bỏ qua.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại kho công trình, một bản gửi về phòng vật tư hoặc kế toán.
• Chữ ký của ba bên (thủ kho, nhân viên vật tư, người duyệt) là bắt buộc, thiếu bất kỳ chữ ký nào biên bản sẽ không có hiệu lực.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai đơn vị tính (ĐVT) dẫn đến sai lệch số liệu, ví dụ ghi "kg" thay vì "tấn" khiến số lượng chênh lệch hàng nghìn lần.
• Không tính % chênh lệch hoặc tính sai công thức, làm mất căn cứ đánh giá mức độ hao hụt.
• Bỏ sót cột Ghi chú khi có chênh lệch, khiến người duyệt không biết nguyên nhân và khó đưa ra quyết định xử lý.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày không khớp với thời điểm kiểm kê thực tế, gây nhầm lẫn về tính thời gian.
• Thiếu chữ ký của một trong ba bên, đặc biệt là người duyệt, làm biên bản không được phê duyệt và phải lập lại.