Mục đích sử dụng
Phiếu yêu cầu xuất vật tư BM11-QT07 được sử dụng để đề nghị bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý vật tư tiến hành xuất các loại vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất, sửa chữa, bảo trì hoặc các nhu cầu công việc khác trong doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp kiểm soát chặt chẽ việc xuất kho, đảm bảo vật tư được sử dụng đúng mục đích, đúng số lượng và có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Đây là căn cứ để kế toán ghi nhận giảm tồn kho và theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh.
Ai điền và khi nào
Phiếu này do nhân viên hoặc cán bộ có nhu cầu sử dụng vật tư thuộc các bộ phận như sản xuất, bảo trì, kỹ thuật, dự án hoặc các phòng ban khác điền. Thời điểm điền là khi có nhu cầu thực tế về vật tư, trước khi tiến hành lấy hàng tại kho. Người đề nghị cần xác định rõ chủng loại, số lượng và lý do sử dụng để trình lãnh đạo bộ phận hoặc người có thẩm quyền duyệt. Sau khi được duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất hàng.
Hướng dẫn điền từng mục
- Số phiếu: Ghi số thứ tự của phiếu theo quy tắc đánh số của công ty (thường do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp). Nếu chưa có số, để trống và sẽ được cập nhật sau khi phê duyệt.
- Ngày tháng năm: Ghi ngày hiện tại khi lập phiếu. Định dạng ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/04/2025). Không ghi ngày trong quá khứ hoặc tương lai nếu chưa có sự đồng ý.
- Họ và tên: Ghi rõ họ và tên người đề nghị xuất vật tư. Viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường nhưng phải chính xác theo giấy tờ nhân sự.
- Đơn vị/bộ phận: Ghi tên bộ phận, phòng ban hoặc tổ đội nơi người đề nghị đang công tác (ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Tổ Sản xuất số 1).
- Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng dòng vật tư trong phiếu. Mỗi loại vật tư là một dòng riêng.
- Tên và đặc điểm kỹ thuật vật tư: Ghi tên đầy đủ của vật tư kèm theo các thông số kỹ thuật chính như kích thước, quy cách, chủng loại (ví dụ: Thép tấm SS400 dày 10mm, Bóng đèn LED 18W).
- Mã vật tư: Ghi mã số quản lý của vật tư theo danh mục mã hàng của công ty. Nếu không nhớ, tra cứu trong phần mềm hoặc hỏi thủ kho.
- ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của vật tư như cái, chiếc, kg, mét, lít, hộp, bộ… Phải thống nhất với đơn vị tính trong kho.
- Số lượng: Ghi số lượng vật tư cần xuất bằng số. Số lượng phải là số nguyên dương, không ghi số âm hoặc số thập phân nếu không cần thiết.
- Lý do / mục đích sử dụng: Mô tả ngắn gọn lý do cần xuất vật tư (ví dụ: sửa chữa máy ép nhựa, sản xuất đơn hàng A123, bảo trì định kỳ thiết bị).
- Bộ phận đề nghị (Duyệt): Người đề nghị ký tên và ghi rõ ngày tháng. Sau đó chuyển cho trưởng bộ phận hoặc người có thẩm quyền ký duyệt, ghi rõ ngày duyệt.
Lưu ý quan trọng
- Phiếu phải được điền đầy đủ các mục, không bỏ trống thông tin bắt buộc như tên vật tư, số lượng, lý do sử dụng.
- Chữ ký của người đề nghị và người duyệt phải là chữ ký tươi, không photocopy hoặc ký thay nếu chưa được ủy quyền.
- Mỗi phiếu chỉ được xuất cho một bộ phận hoặc một mục đích sử dụng. Không gộp nhiều yêu cầu khác nhau vào cùng một phiếu.
- Trước khi điền, cần kiểm tra tồn kho thực tế để đảm bảo vật tư có sẵn, tránh lập phiếu yêu cầu xuất hàng không có hàng.
- Phiếu sau khi được duyệt phải được lưu trữ theo quy định, thường là ít nhất 1 năm hoặc theo chính sách lưu trữ hồ sơ của công ty.
Lỗi thường gặp
- Ghi sai mã vật tư hoặc tên vật tư không khớp với danh mục, dẫn đến xuất nhầm hàng hoặc không tìm thấy hàng trong kho.
- Không ghi đơn vị tính hoặc ghi đơn vị tính không thống nhất (ví dụ: ghi "kg" nhưng trong kho tính bằng "tấn"), gây nhầm lẫn số lượng.
- Điền số lượng không hợp lý, quá lớn so với nhu cầu thực tế hoặc thiếu chữ ký duyệt, khiến phiếu bị từ chối.
- Ghi lý do sử dụng quá chung chung như "để dùng" hoặc "sửa chữa" mà không nêu rõ thiết bị hay công việc cụ thể, gây khó khăn cho người duyệt.
- Nhầm lẫn giữa ngày lập phiếu và ngày duyệt, hoặc ghi ngày tháng không đúng định dạng quy định của công ty.
