Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT07 (Đơn đặt hàng) được sử dụng trong quy trình quản lý mua hàng và quản lý nhà cung cấp của công ty. Mục đích chính của biểu mẫu này là để gửi yêu cầu chính thức đến nhà cung cấp về việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo các điều kiện đã thỏa thuận. Đơn đặt hàng là cơ sở pháp lý để hai bên thực hiện nghĩa vụ giao hàng, nhận hàng và thanh toán. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp đảm bảo tính thống nhất trong giao dịch và tránh tranh chấp sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phòng mua hàng hoặc bộ phận có nhu cầu mua sắm lập. Người lập phiếu thường là nhân viên phụ trách mua hàng, sau khi đã có phê duyệt về nhu cầu mua từ cấp trên. Đơn đặt hàng được lập khi công ty có nhu cầu mua nguyên vật liệu, hàng hóa, thiết bị hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài. Thời điểm lập đơn là sau khi đã thương lượng xong về giá cả, số lượng và các điều kiện giao dịch với nhà cung cấp. Sau khi lập, đơn phải được Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số hiệu của đơn đặt hàng theo quy tắc đánh số của công ty, thường là số thứ tự hoặc mã số tự động để quản lý và tra cứu sau này.
2. Kính gửi: Công ty: Ghi tên đầy đủ của nhà cung cấp mà bạn muốn đặt hàng. Cần viết chính xác tên công ty theo giấy phép kinh doanh.
3. Địa chỉ: Điền địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ giao dịch của nhà cung cấp. Thông tin này giúp xác định đúng đối tác và thuận tiện cho việc liên hệ.
4. Điện thoại, Fax, Mã số thuế: Ghi số điện thoại, số fax và mã số thuế của nhà cung cấp. Các thông tin này cần chính xác để phục vụ liên lạc và xuất hóa đơn sau này.
5. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng mặt hàng trong đơn hàng. Mỗi mặt hàng là một dòng riêng biệt.
6. Tên hàng/Qui cách: Ghi rõ tên hàng hóa, quy cách, chủng loại, kích thước, màu sắc hoặc các thông số kỹ thuật cần thiết. Càng chi tiết càng tránh nhầm lẫn khi nhận hàng.
7. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của hàng hóa như cái, chiếc, kg, mét, thùng, hộp,... Đơn vị tính phải thống nhất với cách tính giá và số lượng.
8. Số lượng: Ghi số lượng hàng hóa cần đặt. Số lượng phải là số cụ thể, rõ ràng, không viết tắt hay ước lượng.
9. Đơn giá: Ghi đơn giá cho một đơn vị hàng hóa (chưa bao gồm thuế GTGT nếu có thỏa thuận). Đơn giá phải thống nhất với đơn vị tính đã ghi ở cột trước.
10. Thành tiền: Ghi tổng số tiền của từng mặt hàng, được tính bằng Số lượng nhân với Đơn giá. Cột này có thể để trống nếu chưa tính, nhưng thường nên điền để kiểm soát tổng giá trị đơn hàng.
11. Ngày giao hàng: Ghi ngày tháng năm cụ thể mà nhà cung cấp cam kết giao hàng. Đây là căn cứ để theo dõi tiến độ giao hàng.
12. Địa chỉ giao hàng: Ghi địa chỉ nơi công ty muốn nhận hàng. Có thể khác với địa chỉ công ty, ví dụ giao đến kho hoặc công trình.
13. Yêu cầu về chất lượng: Ghi các yêu cầu cụ thể về chất lượng hàng hóa như tiêu chuẩn kỹ thuật, hạn sử dụng, chứng từ kèm theo, v.v.
14. Phương thức thanh toán: Ghi rõ hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt), thời hạn thanh toán (trả ngay, trả chậm 30 ngày,...) và các điều kiện thanh toán khác.
15. Người liên hệ, Bộ phận, Điện thoại: Ghi tên người đầu mối liên hệ của công ty, bộ phận phụ trách và số điện thoại để nhà cung cấp dễ dàng trao đổi khi cần.
16. Người lập phiếu và Giám đốc: Người lập phiếu ký và ghi ngày lập. Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt và ghi ngày duyệt. Đây là bước phê duyệt cuối cùng trước khi đơn hàng có hiệu lực.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin nhà cung cấp trước khi điền, đặc biệt là tên công ty và mã số thuế để tránh sai sót khi xuất hóa đơn.
• Đảm bảo tất cả các mục đều được điền đầy đủ và rõ ràng, không bỏ trống các trường bắt buộc như tên hàng, số lượng, đơn giá.
• Đơn giá và thành tiền cần được tính toán chính xác, có thể kiểm tra lại bằng máy tính hoặc phần mềm để tránh sai lệch.
• Ngày giao hàng và địa chỉ giao hàng phải được thống nhất với nhà cung cấp trước khi ghi vào đơn.
• Đơn đặt hàng chỉ có hiệu lực sau khi có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu và giám đốc (hoặc người được ủy quyền).
• Lưu giữ bản sao đơn đặt hàng đã ký để đối chiếu khi nhận hàng và thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên nhà cung cấp hoặc mã số thuế, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ và khó khăn trong kế toán.
• Bỏ sót hoặc ghi không rõ quy cách hàng hóa, khiến nhà cung cấp giao nhầm chủng loại hoặc kích thước.
• Không thống nhất đơn vị tính giữa các cột, ví dụ ghi đơn giá theo kg nhưng số lượng lại tính theo thùng.
• Quên ghi ngày giao hàng hoặc ghi ngày không khả thi, gây chậm trễ trong sản xuất hoặc kinh doanh.
• Thiếu chữ ký duyệt của giám đốc, làm đơn hàng không có giá trị pháp lý và nhà cung cấp có thể từ chối thực hiện.
• Điền thông tin người liên hệ không chính xác, khiến nhà cung cấp không thể liên lạc khi cần xác nhận đơn hàng.