Mục đích sử dụng

Thẻ kho BM08-QT07 là biểu mẫu quản lý hàng tồn kho quan trọng trong doanh nghiệp. Mục đích chính của thẻ kho là theo dõi chi tiết số lượng nhập, xuất và tồn của từng loại hàng hóa tại kho. Thẻ kho giúp thủ kho và bộ phận kế toán nắm được tình hình biến động hàng hóa theo thời gian thực, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng kịp thời hoặc kiểm soát lượng hàng tồn. Đây là căn cứ để đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán, đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Ai điền và khi nào

Thẻ kho do thủ kho hoặc nhân viên quản lý kho trực tiếp điền. Thẻ được lập ngay khi có nghiệp vụ nhập kho hoặc xuất kho phát sinh, không để quá cuối ngày làm việc. Mỗi loại hàng hóa sẽ có một thẻ kho riêng, được mở vào đầu năm tài chính hoặc khi có hàng mới nhập về. Thẻ kho được lưu tại kho và xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra từ kế toán hoặc ban lãnh đạo.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của thẻ kho theo hệ thống quản lý của công ty, thường được đánh số liên tục trong năm.
2. Năm 20……..: Ghi năm hiện tại mà thẻ kho được lập, ví dụ 2025.
3. Tên hàng: Ghi đầy đủ tên của mặt hàng cần quản lý, ví dụ "Gạo ST25", "Sắt phi 12".
4. Đơn vị tính: Ghi đơn vị đo lường của hàng hóa như kg, thùng, cái, mét, lít.
5. Qui cách, phẩm chất: Mô tả ngắn gọn về kích thước, chủng loại, chất lượng hàng hóa, ví dụ "Loại 1, đóng bao 50kg".
6. STT: Đánh số thứ tự cho từng dòng ghi chép nhập xuất trong năm.
7. Chứng từ - Số: Ghi số của phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho tương ứng.
8. Chứng từ - Ngày: Ghi ngày tháng năm trên chứng từ nhập hoặc xuất.
9. Diễn giải: Mô tả ngắn gọn lý do nhập hoặc xuất, ví dụ "Nhập từ nhà cung cấp ABC", "Xuất cho sản xuất đơn hàng 123".
10. Nhập: Ghi số lượng hàng nhập vào kho tại dòng tương ứng.
11. Xuất: Ghi số lượng hàng xuất ra khỏi kho tại dòng tương ứng.
12. Tồn: Tính và ghi số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc xuất. Công thức: Tồn cuối = Tồn đầu kỳ + Nhập - Xuất.
13. Vị trí kho: Ghi mã hoặc tên vị trí lưu trữ hàng trong kho, ví dụ "Kệ A1, Lô 2".

Lưu ý quan trọng

• Mỗi mặt hàng phải có một thẻ kho riêng, không gộp chung nhiều loại hàng vào một thẻ.
• Ghi chép ngay khi có nghiệp vụ nhập xuất, không để dồn cuối tháng hoặc cuối quý.
• Số liệu trên thẻ kho phải khớp với số liệu trên phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
• Không được tẩy xóa khi ghi sai, phải gạch ngang và ghi lại số đúng bên cạnh, có ký xác nhận của thủ kho.
• Cuối mỗi tháng, thủ kho phải cộng tổng nhập, tổng xuất và tính tồn cuối kỳ để đối chiếu với kế toán.
• Thẻ kho phải được bảo quản cẩn thận, tránh ẩm ướt, mối mọt và lưu trữ ít nhất 5 năm theo quy định.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai đơn vị tính dẫn đến sai lệch số lượng tồn kho, ví dụ ghi "kg" nhưng thực tế hàng tính bằng "tấn".
• Không cập nhật số tồn sau mỗi lần nhập xuất, dẫn đến số liệu tồn không chính xác.
• Bỏ sót ghi vị trí kho, gây khó khăn khi tìm kiếm hàng hóa trong kho.
• Ghi chứng từ không đúng số hoặc ngày, làm mất tính đối chiếu với phiếu nhập xuất gốc.
• Nhầm lẫn giữa cột nhập và cột xuất, đặc biệt khi xử lý hàng trả lại hoặc hàng mua về.
• Không ký xác nhận khi sửa lỗi, dễ bị coi là gian lận hoặc thiếu trách nhiệm trong quản lý kho.