Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM09/QT07 - Báo cáo xuất nhập tồn vật tư được thiết kế nhằm theo dõi toàn bộ tình hình biến động của vật tư, hàng hóa trong kho theo từng kỳ kế toán. Báo cáo này giúp ban lãnh đạo và bộ phận kế toán nắm rõ số lượng tồn đầu kỳ, lượng nhập trong kỳ, lượng xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ của từng mặt hàng. Đồng thời, biểu mẫu còn thể hiện giá trị thành tiền tương ứng, phục vụ cho việc tính giá vốn hàng bán và kiểm kê kho định kỳ. Đây là công cụ quản lý quan trọng thuộc quy trình QT07 - Quản lý mua hàng và nhà cung cấp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Nhân viên vật tư (thủ kho hoặc nhân viên quản lý kho) lập vào cuối mỗi kỳ báo cáo, thường là cuối tháng hoặc cuối quý. Sau khi lập xong, báo cáo được chuyển cho Kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu số liệu và ký xác nhận. Cuối cùng, Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ ký duyệt để hoàn tất quy trình. Nhân viên mới cần lưu ý chỉ điền báo cáo sau khi đã tổng hợp đầy đủ chứng từ nhập kho, xuất kho trong kỳ và số liệu kiểm kê tồn đầu kỳ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của báo cáo theo hệ thống quản lý văn bản của công ty, thường được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm.
2. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng mặt hàng có trong báo cáo, giúp dễ dàng tra cứu và kiểm đếm.
3. MẶT HÀNG: Ghi mã số hoặc mã quy ước của từng loại vật tư theo danh mục hàng hóa đã được công ty phê duyệt.
4. TÊN HÀNG: Ghi tên đầy đủ, chính xác của vật tư, hàng hóa tương ứng với mã mặt hàng ở cột bên cạnh.
5. ĐVT: Ghi đơn vị tính của mặt hàng (ví dụ: cái, kg, mét, thùng, hộp...).
6. TỒN ĐẦU KỲ - Số lượng: Ghi số lượng tồn kho thực tế của mặt hàng tại thời điểm đầu kỳ báo cáo, lấy từ số liệu tồn cuối kỳ trước.
7. TỒN ĐẦU KỲ - Đơn giá: Ghi đơn giá bình quân hoặc đơn giá thực tế của mặt hàng tại thời điểm đầu kỳ.
8. NHẬP TRONG KỲ - Số lượng: Ghi tổng số lượng vật tư đã nhập kho trong kỳ báo cáo, dựa trên các phiếu nhập kho đã được phê duyệt.
9. NHẬP TRONG KỲ - Thành tiền: Ghi tổng giá trị tiền của số lượng nhập trong kỳ, tính bằng Số lượng nhập x Đơn giá nhập.
10. XUẤT TRONG KỲ - Số lượng: Ghi tổng số lượng vật tư đã xuất kho trong kỳ, dựa trên các phiếu xuất kho hợp lệ.
11. XUẤT TRONG KỲ - Thành tiền: Ghi tổng giá trị tiền của số lượng xuất trong kỳ, tính bằng Số lượng xuất x Đơn giá xuất.
12. TỒN CUỐI KỲ - Đơn giá: Ghi đơn giá tính cho lượng tồn cuối kỳ, thường là đơn giá bình quân gia quyền hoặc đơn giá nhập lần cuối.
13. TỒN CUỐI KỲ - Số lượng: Ghi số lượng tồn kho thực tế cuối kỳ, được tính bằng: Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ.
14. TỒN CUỐI KỲ - Thành tiền: Ghi tổng giá trị của lượng tồn cuối kỳ, tính bằng Số lượng tồn cuối kỳ x Đơn giá tồn cuối kỳ.
15. Phần ký duyệt: Nhân viên vật tư ký và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm lập báo cáo. Kế toán trưởng và Giám đốc ký sau khi kiểm tra và phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra tính khớp của số liệu: Tồn đầu kỳ của kỳ này phải bằng Tồn cuối kỳ của kỳ trước liền kề.
• Đơn vị tính (ĐVT) phải thống nhất cho cùng một mặt hàng trong suốt kỳ báo cáo, tránh nhầm lẫn giữa các đơn vị như kg và tấn, cái và hộp.
• Không được bỏ trống các cột số liệu; nếu mặt hàng không có biến động trong kỳ thì ghi số 0 (không) thay vì để trống.
• Thành tiền phải được tính toán chính xác theo công thức: Số lượng x Đơn giá. Sai số làm tròn cần được ghi chú rõ ràng.
• Báo cáo phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại kho, một bản gửi phòng kế toán để đối chiếu.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa cột "Đơn giá" và "Thành tiền" ở phần Tồn đầu kỳ và Tồn cuối kỳ, dẫn đến sai lệch số liệu giá trị kho.
• Không cập nhật đơn giá nhập mới khi có biến động giá trong kỳ, khiến giá trị xuất kho và tồn cuối kỳ không chính xác.
• Bỏ sót một số phiếu nhập hoặc phiếu xuất phát sinh vào cuối kỳ, làm sai lệch số liệu nhập/xuất trong kỳ.
• Ghi sai đơn vị tính (ví dụ ghi "cái" thay vì "bộ") dẫn đến sai số lượng khi tổng hợp báo cáo tổng thể.
• Thiếu chữ ký hoặc ngày tháng của một trong ba bên (Nhân viên vật tư, Kế toán trưởng, Giám đốc) làm báo cáo không hợp lệ.