Mục đích sử dụng

Biên bản mất mát hư hỏng là văn bản quan trọng trong quy trình quản lý và sửa chữa thiết bị tại Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này được sử dụng để ghi nhận tình trạng thiết bị bị mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển từ Bưu điện tỉnh về kho hoặc xưởng sửa chữa. Việc lập biên bản giúp xác định rõ trách nhiệm, nguyên nhân và mức độ thiệt hại, làm cơ sở để xử lý bồi thường hoặc điều chỉnh kế hoạch sửa chữa. Đồng thời, biên bản này còn là tài liệu pháp lý để đối chiếu với đơn vị vận chuyển khi có tranh chấp phát sinh.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do cán bộ kỹ thuật (CBKT) trực tiếp kiểm tra lô hàng thiết bị lập. Người lập biên bản phải là nhân viên kỹ thuật có chuyên môn, được phân công nhiệm vụ kiểm tra chất lượng thiết bị khi nhận hàng từ Bưu điện. Thời điểm lập biên bản là ngay khi phát hiện thiết bị bị mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình kiểm tra lô hàng, trước khi tiến hành bất kỳ thao tác sửa chữa nào. Không được lập biên bản sau khi đã can thiệp kỹ thuật vào thiết bị vì sẽ làm sai lệch hiện trạng ban đầu. Biên bản cần được hoàn thành trong ngày kiểm tra và gửi ngay cho Bưu điện tỉnh để thông báo tình hình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản: Điền theo định dạng "Số: ....../năm/MMHH", trong đó "....." là số thứ tự biên bản trong năm, "năm" là năm hiện tại, "MMHH" là mã viết tắt của Mất mát Hư hỏng. Ví dụ: Số: 05/2025/MMHH.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản. Viết đầy đủ bằng số, ví dụ: ngày 15 tháng 03 năm 2025.
3. Tên người lập biên bản: Ghi họ và tên đầy đủ của cán bộ kỹ thuật thực hiện kiểm tra. Sau đó ghi rõ chức danh "CBKT" (cán bộ kỹ thuật).
4. Tên lô hàng thiết bị: Mô tả cụ thể lô hàng đang kiểm tra, bao gồm tên thiết bị, số lượng, chủng loại. Ví dụ: "Lô hàng thiết bị viễn thông Model XG-100 gồm 20 bộ".
5. Bưu điện tỉnh gửi sửa chữa: Ghi tên tỉnh thành của Bưu điện đã gửi thiết bị đến sửa chữa. Ví dụ: "BĐ tỉnh Thái Nguyên".
6. Tình trạng hư hỏng/mất mát: Mô tả chi tiết tình trạng thiết bị khi nhận, như bị vỡ, móp méo, thiếu linh kiện, hoặc mất toàn bộ thiết bị. Ghi rõ nguyên nhân do vận chuyển, đóng gói không đúng quy cách hay do yếu tố khác.
7. Bảng kê chi tiết thiết bị: Điền đầy đủ các cột: TT (số thứ tự), TÊN VẬT TƯ THIẾT BỊ, MÃ SỐ, ĐVT (đơn vị tính), SỐ LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG QUY CÁCH. Mỗi thiết bị hư hỏng hoặc mất mát ghi một dòng riêng.
8. TỔ TRƯỞNG TỔ SỬA CHỮA: Người phụ trách tổ sửa chữa ký và ghi rõ họ tên sau khi xác nhận tình trạng thiết bị.
9. NGƯỜI KIỂM TRA: Chính là cán bộ kỹ thuật đã lập biên bản, ký và ghi rõ họ tên.
10. THỐNG KÊ: Nhân viên thống kê của bộ phận kế hoạch hoặc kho hàng ký xác nhận số liệu trong biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại công ty, một bản gửi cho Bưu điện tỉnh để làm căn cứ giải quyết.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin trong biên bản. Nếu có sai sót, phải lập biên bản mới hoặc gạch bỏ và ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
• Chụp ảnh hiện trạng thiết bị hư hỏng kèm theo biên bản để có bằng chứng trực quan, hỗ trợ quá trình xử lý bồi thường.
• Thời gian lập biên bản không được quá 24 giờ kể từ khi nhận hàng, nếu không sẽ mất giá trị pháp lý trong việc khiếu nại với đơn vị vận chuyển.
• Mọi thành viên liên quan (tổ trưởng, người kiểm tra, thống kê) đều phải ký đầy đủ trước khi biên bản có hiệu lực.

Lỗi thường gặp

• Điền sai định dạng số hiệu biên bản, thiếu mã "MMHH" hoặc năm không đúng, gây khó khăn khi tra cứu và lưu trữ.
• Không ghi rõ tên Bưu điện tỉnh gửi thiết bị, dẫn đến việc gửi biên bản nhầm đơn vị hoặc không xác định được trách nhiệm.
• Mô tả tình trạng hư hỏng quá chung chung như "bị hỏng" mà không nêu cụ thể vị trí, mức độ hư hỏng, khiến biên bản thiếu tính thuyết phục.
• Bỏ sót cột "MÃ SỐ" hoặc "CHẤT LƯỢNG QUY CÁCH" trong bảng kê, làm mất thông tin quan trọng để định danh thiết bị.
• Người kiểm tra và tổ trưởng ký không đúng chức danh hoặc ký trùng một người cho cả hai vị trí, vi phạm nguyên tắc phân công trách nhiệm.
• Không ghi ngày tháng năm lập biên bản hoặc ghi ngày sau thời điểm phát hiện hư hỏng, làm mất hiệu lực của biên bản.