Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao card thiết bị sửa chữa là văn bản quan trọng dùng để ghi nhận việc chuyển giao thiết bị, linh kiện hoặc card (board mạch) giữa các bên trong quá trình sửa chữa. Mục đích chính của biên bản là xác định rõ trách nhiệm của bên giao và bên nhận, đồng thời làm căn cứ để theo dõi tình trạng thiết bị, số lượng, số serial và chất lượng sản phẩm tại thời điểm bàn giao. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng chảy vật tư, tránh thất thoát và giải quyết khiếu nại nếu có phát sinh lỗi hoặc hư hỏng sau khi bàn giao.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kho của bên giao (thường là Công ty ABC hoặc đơn vị sửa chữa) lập và điền. Bên nhận có thể là khách hàng, đối tác hoặc bộ phận kỹ thuật nội bộ. Thời điểm lập biên bản là ngay khi tiến hành giao nhận vật tư, thiết bị theo hóa đơn xuất kho hoặc theo yêu cầu sửa chữa. Cả hai bên giao và nhận cần ký xác nhận trực tiếp vào biên bản ngay tại thời điểm bàn giao để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp sau này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản (Số: ...../năm/BBBG/): Điền số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ 001/2025/BBBG. Phần này do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm thực tế tiến hành bàn giao. Viết bằng số, ví dụ 15/03/2025.
3. Giao nhận vật tư, thiết bị theo: Ghi rõ căn cứ bàn giao, ví dụ "Hợp đồng sửa chữa số 123" hoặc "Yêu cầu bảo hành của khách hàng".
4. Hoá đơn xuất kho số: Điền số hóa đơn xuất kho tương ứng với lô hàng đang bàn giao. Nếu không có hóa đơn, có thể ghi "Không" hoặc để trống.
5. Bên giao: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc cá nhân giao thiết bị, ví dụ "Công ty Cổ phần ABC".
6. Bên nhận: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc cá nhân nhận thiết bị, ví dụ "Công ty TNHH Dịch vụ Kỹ thuật ABC".
7. Bảng kê chi tiết (TT, Hạng mục, SL, Số S/N, Quy cách Phẩm chất, Ghi chú): Liệt kê từng thiết bị theo thứ tự. Cột TT là số thứ tự, Hạng mục là tên thiết bị (ví dụ Card màn hình, Mainboard), SL là số lượng, Số S/N là số serial duy nhất của thiết bị, Quy cách Phẩm chất mô tả tình trạng (Mới, Đã qua sử dụng, Còn hoạt động tốt, Bị lỗi...), Ghi chú ghi thêm thông tin đặc biệt.
8. Các khiếu nại của bên nhận: Ghi rõ các vấn đề bên nhận phát hiện khi kiểm tra hàng, ví dụ "Thiết bị bị trầy xước mặt ngoài" hoặc "Thiếu phụ kiện kèm theo". Nếu không có khiếu nại, ghi "Không".
9. Ghi chú của Công ty: Ghi thêm thông tin về việc gửi lại biên bản, ví dụ "Công ty nhận được hàng xin gửi lại Công ty CT-IN 02 biên bản bàn giao theo địa chỉ: Số 10 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP.HCM".
10. Chữ ký (Người nhận, Người giao, Đại diện CT-IN): Cả ba bên ký và ghi rõ họ tên, chức vụ vào các ô tương ứng. Người giao là đại diện bên giao, Người nhận là đại diện bên nhận, Đại diện CT-IN là người đại diện cho công ty ABC (nếu có).

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ số serial (S/N) của từng thiết bị trước khi ghi vào biên bản, đảm bảo khớp với thực tế và hóa đơn xuất kho.
• Không được để trống các cột quan trọng như Số S/N, SL và Quy cách Phẩm chất vì đây là căn cứ xác định tình trạng thiết bị khi bàn giao.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có chữ ký đầy đủ. Nếu có bên thứ ba (CT-IN) thì cần thêm bản cho bên đó.
• Khiếu nại phải được ghi ngay tại thời điểm nhận hàng, không được ghi sau khi đã mang thiết bị ra khỏi khu vực giao nhận.
• Chữ ký phải là chữ ký tươi, có đóng dấu (nếu có) của các bên để đảm bảo giá trị pháp lý.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai hoặc thiếu số serial dẫn đến không thể truy xuất nguồn gốc thiết bị khi có sự cố.
• Không ghi rõ tình trạng phẩm chất, ví dụ chỉ ghi "Tốt" mà không mô tả cụ thể lỗi hiện có (nếu là thiết bị sửa chữa).
• Bỏ sót cột "Các khiếu nại của bên nhận" khiến bên nhận mất quyền khiếu nại sau này.
• Ký biên bản khi chưa kiểm tra đầy đủ số lượng và chất lượng thiết bị.
• Điền ngày tháng không khớp với thực tế giao nhận, gây nhầm lẫn về thời gian bảo hành hoặc trách nhiệm.
• Không lưu lại bản scan hoặc photocopy biên bản đã ký, dẫn đến mất chứng từ khi cần đối chiếu.