Mục đích sử dụng

Biên bản giao nhận vật tư thiết bị sửa chữa là tài liệu chính thức ghi nhận việc bàn giao vật tư, thiết bị giữa bên giao (Thống kê Trung tâm) và bên nhận (cá nhân hoặc bộ phận sửa chữa). Mục đích chính của biên bản là xác nhận số lượng, chủng loại, tình trạng của từng vật tư thiết bị tại thời điểm giao nhận, làm căn cứ để theo dõi quá trình sửa chữa và quyết toán sau này. Đây là chứng từ quan trọng trong quy trình quản lý sửa chữa thiết bị, giúp minh bạch trách nhiệm giữa các bên và tránh thất thoát tài sản.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do Thống kê Trung tâm (bên giao) chịu trách nhiệm soạn thảo và điền các thông tin chính. Bên nhận là kỹ thuật viên hoặc nhân viên phụ trách sửa chữa thiết bị. Biên bản được lập ngay tại thời điểm giao nhận vật tư, thiết bị tại Công ty CT-IN, trước khi tiến hành công việc sửa chữa. Cả hai bên đều phải có mặt, kiểm tra thực tế và ký xác nhận vào biên bản. Nếu có bất kỳ sai lệch nào về số lượng hoặc chất lượng, cần ghi nhận ngay vào phần ghi chú trước khi ký.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền theo định dạng: Số thứ tự/năm/BBBG/Ctelecom/SC. Ví dụ: 01/2025/BBBG/Ctelecom/SC. Số thứ tự được đánh liên tục theo năm.
2. Địa điểm và thời gian: Ghi rõ "Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ..." tại thời điểm lập biên bản. Phần "Tại: Công ty CT-IN" là cố định, không thay đổi.
3. Thông tin giao nhận: Dòng "Đã tiến hành giao nhận vật tư thiết bị sửa chữa của..." điền tên đơn vị, bộ phận hoặc dự án yêu cầu sửa chữa. Dòng tiếp theo ghi rõ nội dung công việc sửa chữa (ví dụ: sửa chữa card CT-IN cho khách hàng ABC).
4. Ngày nhận và lệnh sửa chữa: Ghi ngày tháng năm nhận vật tư thực tế và số lệnh sửa chữa tương ứng do cấp có thẩm quyền ban hành.
5. Đại diện các bên: Bên giao: điền họ tên Thống kê Trung tâm (chức vụ đã được in sẵn). Bên nhận: điền họ tên người nhận vật tư và chức vụ của người đó (ví dụ: Kỹ thuật viên, Trưởng nhóm sửa chữa).
6. Bảng kê vật tư thiết bị: Điền lần lượt các cột: TT (số thứ tự), TÊN VẬT TƯ THIẾT BỊ (ghi rõ tên, model), SỐ LƯỢNG (số lượng thực tế giao nhận), S/N (số seri của từng thiết bị nếu có), QUY CÁCH PHẨM CHẤT (mô tả tình trạng: mới, cũ, đã qua sửa chữa, còn tốt, hư hỏng...), GHI CHÚ (các lưu ý đặc biệt như thiếu phụ kiện, trầy xước...).
7. Lưu ý Card CT-IN: Phần này đã được in sẵn, cần đánh dấu "Có" hoặc "Không" vào ô tương ứng. Nếu có card CT-IN thay thế cho khách hàng, đánh dấu "Có 1", nếu không thì đánh dấu "Không 1".

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để đối chiếu sau này.
• Trước khi ký, cả hai bên phải kiểm tra kỹ từng vật tư, thiết bị trong bảng kê, đối chiếu với thực tế. Tuyệt đối không ký khi chưa kiểm tra đầy đủ.
• Phần "Quy cách phẩm chất" cần mô tả chi tiết, tránh ghi chung chung như "tốt" hay "xấu". Ví dụ: "Mới 100%, còn nguyên seal" hoặc "Đã qua sử dụng, còn hoạt động tốt".
• Số seri (S/N) là thông tin bắt buộc đối với các thiết bị có giá trị cao như card mạng, module quang, thiết bị đo kiểm. Thiếu S/N sẽ gây khó khăn khi truy xuất nguồn gốc.
• Nếu phát hiện thiếu hoặc hư hỏng trong quá trình giao nhận, phải ghi ngay vào cột "Ghi chú" và báo cáo cấp trên trước khi ký biên bản.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Ghi thiếu hoặc sai số seri (S/N) của thiết bị, đặc biệt là các thiết bị có nhiều linh kiện rời. Lỗi này thường xảy ra khi nhân viên chỉ kiểm tra bằng mắt mà không bóc tách từng món.
• Không ghi rõ tình trạng "Quy cách phẩm chất", chỉ ghi chung là "cũ" hoặc "mới" mà không mô tả chi tiết dấu hiệu hư hỏng, trầy xước, thiếu phụ kiện.
• Bên nhận ký xác nhận trước khi kiểm tra thực tế, dẫn đến tranh chấp sau này khi phát hiện thiếu hoặc hỏng hóc.
• Bỏ qua phần "Lưu ý: Card CT-IN thay thế cho khách hàng" – đây là mục quan trọng liên quan đến việc thay thế linh kiện cho khách, nếu không đánh dấu sẽ gây nhầm lẫn trong quyết toán công nợ.