Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra (hay còn gọi là biên bản test) được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng, tình trạng hoạt động của vật tư, thiết bị sau khi sửa chữa. Biểu mẫu này giúp đảm bảo rằng mọi thiết bị trước khi bàn giao hoặc đưa vào sử dụng đều đã được kiểm tra kỹ lưỡng, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy cách yêu cầu. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận trách nhiệm giữa tổ sửa chữa, người kiểm tra và bộ phận thống kê.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do tổ trưởng tổ sửa chữa hoặc nhân viên kỹ thuật trực tiếp thực hiện kiểm tra lô hàng thiết bị sau khi hoàn tất quá trình sửa chữa. Thời điểm điền là ngay sau khi kết thúc việc kiểm tra, trước khi bàn giao thiết bị cho bộ phận quản lý hoặc kho. Người kiểm tra và tổ trưởng tổ sửa chữa sẽ cùng ký xác nhận, sau đó chuyển cho bộ phận thống kê để nhập dữ liệu và lưu hồ sơ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền mã số theo quy tắc: số thứ tự/năm/BBKT. Ví dụ: 001/2025/BBKT. Số này do bộ phận văn thư hoặc người lập biên bản đánh số liên tục trong năm.
2. Địa điểm và thời gian: Ghi rõ "Hà Nội" và ngày, tháng, năm lập biên bản. Ngày tháng phải trùng với ngày thực tế tiến hành kiểm tra.
3. Thành phần chúng tôi gồm: Ghi họ tên, chức vụ của những người tham gia kiểm tra. Thông thường gồm tổ trưởng tổ sửa chữa và người kiểm tra.
4. Ngày nhận kiểm tra lô hàng: Ghi ngày tháng năm thực tế nhận lô hàng thiết bị để kiểm tra. Thông tin này phải khớp với lệnh sản xuất.
5. Sửa chữa theo lệnh sản xuất số: Điền mã lệnh sản xuất đã được cấp cho công việc sửa chữa lô thiết bị này. Mỗi lô hàng sửa chữa đều có một lệnh sản xuất riêng.
6. Bảng kê vật tư, thiết bị: Điền chi tiết từng mục theo các cột: TT (số thứ tự), TÊN VẬT TƯ THIẾT BỊ, MÃ SỐ, SL-ĐVT (số lượng, đơn vị tính), CHẤT LƯỢNG QUY CÁCH (các cột từ 1 đến 9 để đánh giá các tiêu chí kỹ thuật). Mỗi thiết bị kiểm tra phải được ghi một dòng riêng.
7. Ghi chú - Địa chỉ liên hệ: Ghi thông tin liên hệ của tổ sửa chữa và trung tâm quản lý. Thông tin mặc định đã được in sẵn, chỉ cần kiểm tra lại.
8. Chữ ký: TỔ TRƯỞNG TỔ SC (tổ sửa chữa), NGƯỜI KIỂM TRA, THỐNG KÊ. Cả ba người phải ký và ghi rõ họ tên sau khi hoàn tất các nội dung trên.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại tổ sửa chữa, một bản gửi bộ phận kế toán hoặc quản lý thiết bị.
• Không được để trống bất kỳ trường nào trong bảng kê vật tư. Nếu thiết bị không đạt yêu cầu ở tiêu chí nào, phải ghi rõ "không đạt" và mô tả lỗi.
• Ngày tháng trên biên bản phải thống nhất với ngày trên lệnh sản xuất và phiếu nhập kho (nếu có).
• Chữ ký của tổ trưởng tổ sửa chữa và người kiểm tra phải là chữ ký trực tiếp, không được đóng dấu chữ ký khô hoặc ký thay.
• Đối với thiết bị có giá trị cao hoặc thiết bị đặc thù, cần có thêm chữ ký của trưởng bộ phận kỹ thuật.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số biên bản và số lệnh sản xuất: Nhiều người thường ghi nhầm số lệnh sản xuất vào ô số biên bản, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Bỏ sót cột "MÃ SỐ" trong bảng kê: Mỗi thiết bị đều có mã số riêng, việc bỏ sót mã số khiến không thể xác định chính xác thiết bị nào đã được kiểm tra.
• Ghi chung chung chất lượng thiết bị: Chỉ ghi "đạt" hoặc "tốt" mà không ghi chi tiết từng tiêu chí ở các cột 1-9, dẫn đến thiếu cơ sở đánh giá.
• Thiếu chữ ký của bộ phận thống kê: Nhiều biên bản chỉ có chữ ký của tổ trưởng và người kiểm tra, quên mất chữ ký của thống kê làm hồ sơ không hợp lệ.
• Ngày tháng không khớp với thực tế: Ghi ngày lập biên bản trước ngày nhận lô hàng hoặc sau ngày bàn giao, gây sai lệch thời gian kiểm tra.