Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra sơ bộ (KTSB) là tài liệu quan trọng trong quy trình quản lý sửa chữa thiết bị tại Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của biểu mẫu này là ghi nhận kết quả kiểm tra ban đầu về chất lượng và tình trạng hoạt động của các thiết bị, linh kiện (đặc biệt là các loại Card) trước khi đưa vào quy trình sửa chữa chính thức. Biên bản giúp xác định rõ tình trạng thực tế của từng vật tư, làm căn cứ để tổ sửa chữa lên kế hoạch xử lý, đồng thời là cơ sở đối chiếu với lệnh sửa chữa đã được phê duyệt. Việc sử dụng biểu mẫu này đảm bảo tính minh bạch, tránh thất thoát và giúp kiểm soát chặt chẽ chất lượng đầu vào của quy trình sửa chữa thiết bị.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên kỹ thuật hoặc người được phân công làm nhiệm vụ kiểm tra (gọi là Người test) trực tiếp điền. Người test phải là thành viên của Tổ sửa chữa, có chuyên môn về thiết bị được kiểm tra. Biên bản được lập ngay sau khi nhận lô hàng thiết bị từ đơn vị bàn giao, trước khi tiến hành bất kỳ thao tác sửa chữa nào. Thời điểm lập biên bản là khi nhận được lệnh sửa chữa từ cấp trên, và việc kiểm tra phải được thực hiện trong ngày hoặc trong khoảng thời gian quy định để đảm bảo tính kịp thời. Sau khi điền đầy đủ, biên bản sẽ được Tổ trưởng Tổ sửa chữa ký xác nhận để hợp thức hóa kết quả kiểm tra.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: ....../năm/KTSB/: Điền số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của công ty, ví dụ "001/2024/KTSB". Phần "năm" là năm hiện tại, ví dụ "2024".
2. Ngày, tháng, năm (dòng đầu tiên): Ghi ngày tháng năm hiện tại khi tiến hành lập biên bản, ví dụ "ngày 15 tháng 10 năm 2024".
3. Tên tôi là, Chức vụ: Ghi họ tên đầy đủ của người thực hiện kiểm tra (Người test) và chức vụ hiện tại, ví dụ "Nguyễn Văn A", "Kỹ thuật viên".
4. Ngày... tháng... năm... tôi nhận kiểm tra lô hàng thiết bị: Ghi ngày tháng năm thực tế nhận lô hàng để kiểm tra, thường trùng hoặc gần với ngày lập biên bản.
5. Của đơn vị: Ghi tên đơn vị hoặc bộ phận bàn giao thiết bị, ví dụ "Phòng Kỹ thuật" hoặc "Xưởng sản xuất".
6. Theo lệnh sửa chữa số: Ghi số hiệu của lệnh sửa chữa đã được phê duyệt, ví dụ "LSX-2024-089".
7. Bảng kê chi tiết (các cột từ 1 đến 6): Đây là phần quan trọng nhất, cần điền chính xác từng dòng cho mỗi vật tư, thiết bị. Cột 1 (TT): số thứ tự. Cột 2 (TÊN VẬT TƯ, THIẾT BỊ): tên đầy đủ của thiết bị, ví dụ "Card mạng Intel PRO/1000". Cột 3 (MÃ SỐ): mã số hoặc serial number của thiết bị. Cột 4 (ĐVT): đơn vị tính, ví dụ "Cái", "Bộ". Cột 5 (SỐ LƯỢNG): số lượng thực tế kiểm đếm. Cột 6 (CHẤT LƯỢNG QUY CÁCH): mô tả tình trạng chất lượng, ví dụ "Hoạt động tốt", "Lỗi nguồn", "Cháy IC".
8. TỔ TRƯỞNG TỔ SỬA CHỮA: Để trống, chờ Tổ trưởng ký tên sau khi kiểm tra và xác nhận biên bản.
9. NGƯỜI TEST: Người thực hiện kiểm tra ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ số lượng và mã số của từng thiết bị trước khi ghi vào biên bản, tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng.
• Mô tả chất lượng ở cột 6 phải cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung như "hỏng" hay "tốt" mà cần nêu rõ lỗi kỹ thuật nếu có.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 2 bản: một bản lưu tại Tổ sửa chữa, một bản gửi lên bộ phận quản lý hoặc kế toán để đối chiếu.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa trên biên bản. Nếu có sai sót, phải lập lại biên bản mới hoặc ghi chú rõ ràng và có xác nhận của Tổ trưởng.
• Thời gian kiểm tra và lập biên bản phải nằm trong khung giờ hành chính, trừ trường hợp có yêu cầu đặc biệt từ cấp trên.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai số lệnh sửa chữa, dẫn đến không đối chiếu được với hồ sơ gốc.
• Bỏ sót cột mã số thiết bị, gây khó khăn khi truy xuất nguồn gốc linh kiện sau này.
• Mô tả chất lượng quá sơ sài, ví dụ chỉ ghi "hỏng" mà không nêu rõ lỗi kỹ thuật cụ thể, làm mất thông tin cho bước sửa chữa tiếp theo.
• Không ký tên hoặc ký tên không đúng người (ví dụ người test ký thay tổ trưởng), vi phạm quy định về phân quyền.
• Điền ngày tháng không thống nhất giữa các phần trong biên bản, ví dụ ngày lập biên bản trước ngày nhận lô hàng.