Hướng dẫn điền Quyết định chấm dứt HĐLĐ BM07B-QT14

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM07B-QT14 (Quyết định chấm dứt HĐLĐ) được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành nhằm chính thức hóa việc chấm dứt hợp đồng lao động giữa công ty và người lao động. Văn bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết các quyền lợi, nghĩa vụ cuối cùng của hai bên, đồng thời làm cơ sở cho việc thanh toán bảo hiểm xã hội, trợ cấp thôi việc và các thủ tục hành chính khác. Mẫu quyết định này được xây dựng dựa trên Bộ Luật Lao động và Nội quy lao động của công ty, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình chấm dứt quan hệ lao động.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Hành chính – Nhân sự (HCNS) soạn thảo và trình lên Ban Giám đốc ký duyệt. Thời điểm điền là sau khi người lao động nộp đơn xin nghỉ việc và được sự chấp thuận của cấp quản lý trực tiếp. Quyết định này thường được lập trước ngày chấm dứt hợp đồng lao động chính thức, để kịp thời thông báo cho các bộ phận liên quan và người lao động thực hiện bàn giao công việc. Nhân viên mới trong phòng HCNS cần nắm rõ quy trình này để tránh chậm trễ trong việc xử lý hồ sơ nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số quyết định (Số: ……/…/ QĐ-CMC): Điền mã số quyết định theo quy tắc đánh số của công ty. Ví dụ: 12/2024/QĐ-CMC. Số này phải là duy nhất trong năm để dễ dàng tra cứu và lưu trữ.
2. Địa danh và ngày tháng (TP. Nha Trang, ngày …… tháng ……. năm 201 …..): Ghi rõ địa danh là "TP. Nha Trang". Ngày tháng năm là ngày ký quyết định, thường trùng hoặc sau ngày đơn xin nghỉ việc được duyệt. Lưu ý sửa năm cho phù hợp với thời điểm hiện tại (ví dụ: năm 2024).
3. Căn cứ Hợp đồng lao động số ………HDLD-CMC ngày ………………………….: Điền số hợp đồng lao động và ngày ký kết hợp đồng của nhân viên. Thông tin này có trong hồ sơ nhân sự của người lao động.
4. Xét đơn xin nghỉ việc ngày ……………… của Ông (Bà) …………………………………: Ghi ngày tháng trên đơn xin nghỉ việc và họ tên đầy đủ của người lao động. Tên phải viết hoa có dấu, khớp với chứng minh thư hoặc căn cước công dân.
5. Điều 1 – Họ tên và ngày chấm dứt HĐLĐ: Nhập lại họ tên người lao động và ghi rõ ngày hợp đồng lao động chính thức chấm dứt. Ngày này thường là ngày cuối cùng người lao động làm việc thực tế tại công ty.
6. Điều 2 – Bàn giao công việc: Mục này không cần điền thêm, chỉ để nhắc nhở người lao động thực hiện bàn giao theo sự phân công của Trưởng phòng HCNS.
7. Điều 3 và Điều 4: Đây là các điều khoản mặc định, không cần điền thêm thông tin. Chỉ cần kiểm tra tính thống nhất của văn bản.
8. Ký tên (Giám đốc – Ks. Nguyễn Ngọc Thành): Sau khi in quyết định, trình lên Giám đốc ký tên, đóng dấu công ty. Người soạn thảo (nhân viên HCNS) không được tự ý ký thay.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của người lao động (họ tên, số hợp đồng) để tránh sai sót dẫn đến tranh chấp lao động sau này.
• Ngày chấm dứt HĐLĐ phải phù hợp với thời gian báo trước theo quy định của Bộ Luật Lao động (tối thiểu 30 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn).
• Quyết định phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản giao cho người lao động, một bản lưu tại phòng HCNS. Có thể lập thêm bản gửi các phòng ban liên quan.
• Trước khi trình ký, cần đối chiếu với đơn xin nghỉ việc và các phê duyệt của cấp trên để đảm bảo tính nhất quán.
• Không được để trống các trường thông tin bắt buộc như số quyết định, ngày tháng, họ tên. Nếu chưa có số quyết định, hãy tham khảo sổ đăng ký văn bản của công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày ký quyết định và ngày chấm dứt HĐLĐ: Nhiều nhân viên mới ghi ngày ký trùng với ngày chấm dứt, trong khi thực tế cần có thời gian để người lao động bàn giao công việc (thường là 1-2 ngày sau khi ký).
• Ghi sai số hợp đồng lao động: Do không kiểm tra kỹ hồ sơ, dẫn đến ghi nhầm số HĐLĐ của nhân viên khác, gây rối loạn trong quản lý.
• Bỏ sót thông tin ở mục "Căn cứ Bộ Luật Lao động": Một số người soạn thảo vô tình xóa hoặc sửa đổi nội dung căn cứ pháp lý, làm giảm giá trị pháp lý của quyết định.
• Không cập nhật năm hiện tại: Mẫu cũ có năm "201..", nhân viên quên sửa thành năm hiện tại (ví dụ: 2024) khiến văn bản trông thiếu chuyên nghiệp.
• Thiếu chữ ký hoặc con dấu: Quyết định chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của Giám đốc và dấu mộc của công ty. Không được phát hành văn bản khi chưa hoàn tất thủ tục này.