Hướng dẫn điền đơn xin nghỉ việc BM01-QT14 chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu đơn xin nghỉ việc BM01-QT14 là văn bản chính thức do Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành, dùng để nhân viên trình bày nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động. Đây là căn cứ pháp lý để hai bên thực hiện các thủ tục thanh lý hợp đồng, quyết toán lương và bảo hiểm. Việc sử dụng đúng mẫu giúp quá trình nghỉ việc diễn ra minh bạch, đúng quy định và tránh tranh chấp sau này.

Ai điền và khi nào

Đơn này do nhân viên đang làm việc tại công ty điền khi có nhu cầu xin nghỉ việc. Thời điểm điền lý tưởng là ít nhất 30 ngày trước ngày dự định nghỉ (theo quy định của Bộ luật Lao động) để công ty có thời gian bố trí nhân sự thay thế. Nhân viên thử việc, nhân viên chính thức hoặc người lao động theo hợp đồng xác định thời hạn đều có thể sử dụng mẫu này. Sau khi nhân viên điền xong, đơn sẽ được chuyển lần lượt cho quản lý trực tiếp, phòng HC-NS và Ban Giám đốc ký duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Để trống, phần này do phòng Hành chính – Nhân sự đánh số khi tiếp nhận đơn.
2. TP. Nha Trang, ngày…….tháng…….năm…..……: Ghi rõ địa danh là "TP. Nha Trang", sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại khi bạn viết đơn.
3. Kính gửi: Ban Giám đốc, Phòng Hành Chính – Nhân Sự: Không cần sửa, đây là phần kính gửi mặc định.
4. Tôi tên là: Ghi đầy đủ họ và tên của bạn, viết in hoa có dấu hoặc viết thường như trong CMND/CCCD.
5. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn theo hợp đồng lao động (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng Kế toán).
6. Thuộc Phòng/ Bộ phận: Ghi tên phòng ban bạn đang công tác (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Bộ phận Kỹ thuật).
7. Thời gian đã làm việc tại Công ty: Ghi rõ ngày bắt đầu làm việc đến ngày hiện tại (ví dụ: từ 01/01/2020 đến nay).
8. Thời hạn hợp đồng lao động hiện tại: Ghi loại hợp đồng và thời hạn (ví dụ: Hợp đồng không xác định thời hạn, hoặc Hợp đồng xác định thời hạn 12 tháng từ 01/01/2024 đến 31/12/2024).
9. Giải trình lý do muốn chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do nghỉ việc (ví dụ: do sức khỏe, do chuyển công tác, do môi trường làm việc không phù hợp). Viết 3-5 dòng là đủ.
10. Bắt đầu chấm dứt hợp đồng từ ngày: Ghi ngày bạn chính thức nghỉ việc (ngày cuối cùng làm việc tại công ty).
11. Ý kiến của người quản lý trực tiếp: Để trống, phần này do quản lý của bạn nhận xét và ký sau.
12. Ý kiến của Phòng HC - NS: Để trống, phòng nhân sự sẽ xem xét và ký.
13. Ý kiến của Ban Giám đốc: Để trống, Ban Giám đốc sẽ phê duyệt cuối cùng.
14. Người làm đơn (Ký & ghi rõ họ tên): Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới.
15. Trưởng bộ phận, TP. HC - NS, Ban Giám đốc: Các phần này dành cho người có thẩm quyền ký, bạn không cần điền.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền những mục dành cho người lao động, không tự ý điền vào phần ý kiến của quản lý hay Ban Giám đốc.
• Thông tin cá nhân và lý do nghỉ việc phải trung thực, rõ ràng, tránh viết chung chung hoặc mơ hồ.
• Ngày bắt đầu chấm dứt hợp đồng phải phù hợp với thời gian báo trước theo quy định (ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn, 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn).
• Khi ký tên, sử dụng bút mực xanh hoặc đen, ký đúng chữ ký đã đăng ký với công ty.
• Nộp đơn trực tiếp cho quản lý trực tiếp hoặc phòng HC-NS, không nên gửi qua email nếu chưa có hướng dẫn.
• Giữ lại một bản sao đơn đã được ký duyệt để đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Điền sai ngày tháng: nhiều nhân viên ghi ngày nghỉ trước ngày làm đơn, gây sai lệch thủ tục.
• Bỏ trống mục "Thời hạn hợp đồng lao động hiện tại": điều này khiến phòng nhân sự khó xác định loại hợp đồng và thời gian báo trước.
• Viết lý do nghỉ việc quá ngắn hoặc không trung thực: ví dụ chỉ ghi "lý do cá nhân" mà không giải thích, dễ bị yêu cầu bổ sung.
• Tự ý điền vào phần "Ý kiến của người quản lý trực tiếp" hoặc "Ban Giám đốc": đây là lỗi nghiêm trọng, có thể khiến đơn bị từ chối.
• Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên: chữ ký không có tên đi kèm sẽ không có giá trị pháp lý.
• Nộp đơn muộn, không đủ thời gian báo trước: dẫn đến việc công ty không kịp xử lý và có thể bị trừ lương hoặc không được cấp giấy tờ nghỉ việc.