Hướng dẫn điền Quyết định chấm dứt thử việc BM07A-QT14

Mục đích sử dụng

Mẫu BM07A-QT14 "Quyết định chấm dứt thử việc" được Công ty CP Tư vấn Quản lý KC24 ban hành nhằm chính thức hóa việc kết thúc hợp đồng thử việc giữa công ty và người lao động. Biểu mẫu này là căn cứ pháp lý để hai bên hoàn tất các nghĩa vụ về lương, bảo hiểm và các quyền lợi khác. Việc sử dụng mẫu quyết định đúng chuẩn giúp doanh nghiệp tuân thủ Bộ luật Lao động, tránh tranh chấp lao động không đáng có. Đồng thời, đây là tài liệu quan trọng để lưu hồ sơ nhân sự và thanh quyết toán với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự (HR) soạn thảo dựa trên đề xuất của trưởng bộ phận trực tiếp quản lý nhân viên thử việc. Quyết định được ban hành khi công ty có nhu cầu chấm dứt hợp đồng thử việc trước thời hạn hoặc khi kết thúc thời gian thử việc mà không ký hợp đồng chính thức. Sau khi soạn thảo, quyết định sẽ được trình lên Ban Giám đốc (cụ thể là Giám đốc Ks. Nguyễn Ngọc Thành) ký duyệt. Nhân viên thử việc sẽ nhận được một bản sao quyết định này để làm căn cứ nhận lương và các khoản thanh toán cuối cùng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số quyết định: Điền theo quy tắc số thứ tự/năm/QĐ-CMC. Ví dụ: 12/2023/QĐ-CMC. Số này do bộ phận hành chính hoặc văn thư cấp theo sổ đăng ký quyết định của công ty.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi "TP. Nha Trang, ngày … tháng … năm 201…". Ngày tháng là ngày ký quyết định, phải trùng với ngày có hiệu lực ghi ở Điều 4.
3. Thông tin người lao động: Tại các dòng "Ông (Bà) ………………………………..", ghi rõ họ tên đầy đủ của nhân viên thử việc, viết chữ in hoa có dấu. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
4. Ngày nhu cầu: Dòng "ngày ……………………" sau phần căn cứ, ghi ngày trưởng bộ phận đề xuất chấm dứt thử việc bằng văn bản.
5. Điều 1 - Số hợp đồng thử việc: Ghi số hợp đồng thử việc đã ký (ví dụ: 45/HĐTV-CMC) và ngày ký hợp đồng đó. Ngày chấm dứt là ngày cuối cùng nhân viên làm việc thực tế.
6. Điều 2 - Thanh toán lương: Ghi ngày cuối cùng công ty thanh toán lương cho nhân viên. Thông thường là ngày chấm dứt hợp đồng hoặc ngày nhân viên hoàn tất bàn giao công việc.
7. Điều 3 - Người thi hành: Ghi lại họ tên nhân viên thử việc (giống phần trên) và các bộ phận liên quan như Kế toán, Hành chính Nhân sự.
8. Nơi nhận: Ghi họ tên nhân viên thử việc ở dòng đầu, dòng thứ hai ghi "Lưu: VT, Hồ sơ NV".

Lưu ý quan trọng

• Quyết định phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản giao cho người lao động, một bản lưu tại hồ sơ công ty. Cả hai bản đều phải có chữ ký và dấu đỏ của công ty.
• Ngày chấm dứt hợp đồng thử việc tại Điều 1 phải trùng khớp với ngày thanh toán lương tại Điều 2 và ngày có hiệu lực tại Điều 4. Sai lệch ngày tháng có thể dẫn đến tranh chấp về tiền lương.
• Trước khi ban hành quyết định, bộ phận nhân sự cần kiểm tra xem nhân viên đã hoàn thành bàn giao tài sản, hồ sơ, dữ liệu công việc cho bộ phận liên quan chưa. Nếu chưa, cần yêu cầu hoàn tất trước ngày chấm dứt.
• Đối với trường hợp chấm dứt thử việc trước thời hạn, công ty cần có văn bản đánh giá kết quả thử việc hoặc biên bản làm việc làm căn cứ kèm theo quyết định này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "chấm dứt thử việc" và "sa thải": Nhiều người viết nhầm lý do chấm dứt thành vi phạm kỷ luật. Mẫu này chỉ áp dụng cho trường hợp kết thúc thử việc, không phải xử lý kỷ luật lao động.
• Thiếu chữ ký của Giám đốc hoặc người được ủy quyền: Quyết định không có chữ ký của Giám đốc Ks. Nguyễn Ngọc Thành sẽ không có giá trị pháp lý. Nếu Giám đốc đi vắng, phải có giấy ủy quyền hợp lệ.
• Ghi sai số hợp đồng thử việc: Đây là lỗi phổ biến khi nhân viên HR copy từ quyết định cũ. Cần đối chiếu chính xác với hợp đồng thử việc gốc đã ký.
• Bỏ sót ngày tháng hoặc điền ngày không hợp lý: Ví dụ ngày ký quyết định sau ngày chấm dứt hợp đồng, hoặc ngày có hiệu lực trước ngày ký. Tất cả các ngày phải theo trình tự thời gian logic.