Hướng dẫn điền biên bản bàn giao tài sản công cụ BM04/QT14

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao tài sản, công cụ (mã số BM04/QT14) được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao tài sản, công cụ lao động giữa người bàn giao và người nhận bàn giao trong công ty. Biểu mẫu này thường được áp dụng khi nhân viên nghỉ việc, luân chuyển công tác, hoặc khi có sự thay đổi về vị trí, bộ phận. Mục đích chính là đảm bảo tài sản công ty được kiểm kê, bàn giao đầy đủ, tránh thất thoát và làm căn cứ pháp lý cho các bên liên quan. Đây là một phần quan trọng trong quy trình quản lý tài sản và quản trị nhân sự của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (nhân viên sắp nghỉ việc hoặc chuyển bộ phận) và người nhận bàn giao (nhân viên tiếp nhận tài sản hoặc đại diện bộ phận) cùng thực hiện. Thời điểm điền là khi có quyết định nghỉ việc chính thức, hoặc khi có yêu cầu luân chuyển tài sản giữa các phòng ban. Trưởng bộ phận HC-NS hoặc trưởng bộ phận trực tiếp sẽ xác nhận tính chính xác của việc bàn giao. Biểu mẫu được lập thành 03 bản: một bản giao cho người bàn giao, một bản cho người nhận, và một bản lưu tại phòng Hành chính - Nhân sự.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự văn bản theo quy định của công ty (thường do phòng HC-NS cấp). Nếu chưa có, để trống để người phụ trách điền sau.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi tiến hành bàn giao. Ví dụ: 15/08/2025.
3. Người bàn giao: Ghi rõ họ và tên của nhân viên đang giữ tài sản, công cụ cần bàn giao. Kèm theo Phòng/Bộ phận đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi rõ họ và tên của người sẽ tiếp nhận tài sản. Kèm theo Phòng/Bộ phận của người nhận.
5. Lý do bàn giao: Ghi ngắn gọn lý do như: "Nghỉ việc theo quyết định số...", "Luân chuyển sang phòng Kinh doanh", hoặc "Bàn giao tài sản định kỳ".
6. Bảng kê tài sản (STT, Mã tài sản, Tên tài sản, Đơn vị, Số lượng, Tình trạng): Liệt kê từng tài sản cụ thể. Ví dụ: STT 1, mã TS: MT-001, tên: Máy tính xách tay Dell, đơn vị: cái, số lượng: 1, tình trạng: Tốt. Mỗi dòng là một tài sản riêng biệt. Cột "Tình trạng" ghi rõ: Tốt, Hỏng nhẹ, Hỏng nặng, hoặc Cần sửa chữa.
7. Ký tên: Người bàn giao, người nhận bàn giao và trưởng bộ phận xác nhận ký và ghi rõ họ tên vào đúng ô quy định.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ tình trạng thực tế của từng tài sản trước khi ghi vào biên bản. Nếu có hư hỏng, cần ghi chú cụ thể để tránh tranh chấp sau này.
• Biên bản phải được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ một bản, không được tự ý sửa chữa sau khi đã ký.
• Người bàn giao cam đoan đã bàn giao đầy đủ tài sản. Nếu phát hiện thiếu sau khi ký, người bàn giao phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định công ty.
• Trưởng bộ phận xác nhận phải là người có thẩm quyền, thường là trưởng phòng HC-NS hoặc trưởng phòng trực tiếp quản lý nhân viên.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ mã tài sản hoặc tên tài sản, dẫn đến khó xác định đúng tài sản khi đối chiếu kho.
• Bỏ sót cột "Tình trạng" hoặc ghi chung chung như "bình thường" thay vì mô tả chi tiết tình trạng thực tế.
• Người ký không đúng thẩm quyền, ví dụ nhân viên tự ký thay trưởng bộ phận mà không được ủy quyền.
• Không ghi lý do bàn giao hoặc ghi quá sơ sài, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Điền sai ngày tháng hoặc để trống mục "Số" dẫn đến biên bản không hợp lệ về mặt hành chính.