Hướng dẫn điền biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu BM03-QT14

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu BM03-QT14 được sử dụng để ghi nhận việc chuyển giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong công ty. Văn bản này giúp minh bạch hóa quá trình bàn giao, xác định rõ trách nhiệm của người bàn giao và người nhận. Đồng thời, biên bản là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp hoặc thất lạc tài liệu sau này. Mỗi khi có sự thay đổi nhân sự, luân chuyển công việc hoặc kết thúc hợp đồng lao động, biểu mẫu này đều cần được lập.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người bàn giao (người có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ) chủ động lập và điền thông tin. Người nhận bàn giao có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận sau khi đã nhận đủ tài liệu. Trưởng bộ phận HC-NS hoặc trưởng bộ phận liên quan sẽ ký xác nhận cuối cùng để hoàn tất thủ tục. Biên bản được lập trong các trường hợp: nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác, bàn giao dự án, hoặc khi có sự thay đổi vị trí quản lý hồ sơ. Thời điểm lập là ngay trước khi việc bàn giao diễn ra, và hoàn tất ký kết trong cùng ngày bàn giao.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số thứ tự văn bản theo quy định của phòng hành chính, ví dụ: 01/BB-BG. Nếu chưa có quy định, để trống và tham khảo bộ phận văn thư.
2. Ngày tháng: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi lập biên bản. Ví dụ: 15/06/2025.
3. Người bàn giao: Ghi họ tên đầy đủ của người thực hiện bàn giao, kèm theo phòng/bộ phận đang công tác.
4. Người nhận bàn giao: Ghi họ tên đầy đủ của người sẽ nhận lại hồ sơ, tài liệu, kèm phòng/bộ phận trực thuộc.
5. Lý do bàn giao: Mô tả ngắn gọn lý do như: nghỉ việc, chuyển công tác, kết thúc dự án, hoặc luân chuyển vị trí. Ví dụ: "Bàn giao công việc cho nhân viên mới do nghỉ việc theo quyết định số 12/QĐ-KC24."
6. Bảng danh mục hồ sơ, tài liệu: Gồm các cột: STT (đánh số thứ tự từ 1), Mã hồ sơ tài liệu (mã số do công ty quy định), Tên hồ sơ tài liệu (ghi rõ tên từng loại), Số lượng (ghi bằng số), Tình trạng (nguyên vẹn, cũ, hỏng nhẹ...), Vị trí để hồ sơ (tủ số mấy, kệ nào, phòng nào). Mỗi dòng là một loại hồ sơ riêng biệt.
7. Người bàn giao, Người nhận bàn giao, Trưởng bộ phận xác nhận: Ký tên và ghi rõ họ tên bên dưới chữ ký. Người bàn giao và người nhận ký trước, sau đó trưởng bộ phận ký xác nhận.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 03 bản giống nhau: người bàn giao giữ 01 bản, người nhận giữ 01 bản, trưởng phòng HC-NS giữ 01 bản để lưu trữ.
• Tất cả các mục trong bảng danh mục phải được điền đầy đủ, không bỏ trống cột nào. Nếu không có mã hồ sơ thì ghi "không có".
• Người bàn giao phải cam đoan bằng văn bản rằng toàn bộ hồ sơ đã được bàn giao đầy đủ, không thiếu sót. Đây là cơ sở để xử lý nếu sau này phát hiện thất lạc.
• Chỉ ký tên sau khi đã kiểm tra kỹ từng tài liệu thực tế so với danh mục. Người nhận có quyền từ chối ký nếu phát hiện thiếu hoặc sai lệch.
• Biên bản này không thay thế cho quyết định nghỉ việc hay hợp đồng lao động, mà chỉ là thủ tục bàn giao tài sản thông tin kèm theo.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ lý do bàn giao hoặc ghi chung chung như "bàn giao công việc" mà không nêu cụ thể, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Bỏ sót cột "Vị trí để hồ sơ, tài liệu" dẫn đến không biết tài liệu được cất ở đâu, mất thời gian tìm kiếm.
• Ký tên nhưng không ghi rõ họ tên, hoặc ký trước khi kiểm tra thực tế, dễ dẫn đến tranh chấp khi phát hiện thiếu tài liệu.
• Điền sai số lượng hoặc tình trạng tài liệu, ví dụ ghi "nguyên vẹn" nhưng thực tế tài liệu đã rách hoặc mất trang.
• Không đánh số thứ tự liên tục trong bảng danh mục, hoặc để trống dòng gây nhầm lẫn khi đếm tổng số tài liệu bàn giao.
• Quên lập đủ 03 bản biên bản, chỉ lập 01 hoặc 02 bản, vi phạm quy định lưu trữ của công ty.