Hướng dẫn điền Phụ lục vật liệu thi công phần thô KC24

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM09-QT06-Mau-Phu-luc-VAT-LIEU là phụ lục kèm theo hợp đồng thi công phần thô, có tác dụng liệt kê chi tiết toàn bộ danh mục công việc xây dựng phần thô và quy định cụ thể về chủng loại, thương hiệu, quy cách của từng loại vật liệu sẽ sử dụng trong quá trình thi công. Tài liệu này giúp chủ đầu tư và nhà thầu (Công ty KC24) thống nhất rõ ràng về tiêu chuẩn vật tư, tránh tranh chấp về chất lượng và chủng loại vật liệu sau này. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở pháp lý để nghiệm thu, thanh toán và kiểm soát chi phí vật tư trong suốt dự án.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận kỹ thuật hoặc quản lý dự án của Công ty Cổ phần Tư vấn Quản lý Xây dựng KC24 soạn thảo và điền thông tin. Thời điểm lập biểu mẫu là ngay sau khi hợp đồng thi công phần thô được ký kết, trước khi tiến hành thi công. Cụ thể, biểu mẫu được hoàn thiện và ký ngày 20 tháng 04 năm 2010, cùng thời điểm với hợp đồng số /2010/HĐTC-KC24. Giám đốc công ty là người phê duyệt và ký xác nhận cuối cùng trên phụ lục này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần I – Công việc xây dựng phần thô bao gồm: Đây là phần mô tả phạm vi công việc, không cần điền thêm. Nhân viên chỉ cần kiểm tra danh sách các hạng mục đã được liệt kê sẵn như: bê tông cốt thép dầm đài móng, khung dầm sàn mái, xây tô phần thân, lợp mái ngói, ống cấp thoát nước ngầm, dây dẫn điện ngầm và nhân công hoàn thiện. Đảm bảo các hạng mục này khớp với thiết kế do chủ đầu tư cung cấp.
2. Phần II – Vật tư dùng cho phần thô (Bảng chi tiết): Đây là phần quan trọng nhất, gồm các cột: STT, TÊN VẬT TƯ, THƯƠNG HIỆU, QUY CÁCH, GHI CHÚ. Nhân viên cần điền đầy đủ thông tin vào từng cột tương ứng với từng loại vật tư. Ví dụ: với mục "Bê tông tươi mác 250", cột Thương hiệu ghi "Công ty bê tông Thanh Yến", cột Quy cách ghi "Theo TCVN". Cột Ghi chú có thể để trống hoặc ghi thêm yêu cầu đặc biệt nếu có.
3. Cột TÊN VẬT TƯ: Ghi tên cụ thể từng loại vật tư theo đúng danh mục đã liệt kê. Ví dụ: "Gạch 4 lỗ, 2 lỗ", "Cát xây, cát tô sông Diên Khánh", "Đá 1x2, 4x6", "Xi măng", "Sắt Thép", "Ngói lợp mái, úp nóc", "Ống gen điện ngầm", "Ống cấp nước và phụ kiện", "Ống thoát nước và phụ kiện", "Dây điện toàn nhà", "Ống cấp nước nóng". Mỗi dòng chỉ ghi một loại vật tư chính.
4. Cột THƯƠNG HIỆU: Ghi tên thương hiệu hoặc nhà cung cấp cụ thể cho từng loại vật tư. Ví dụ: "Tuynen Ninh Hòa" cho gạch, "Cát Diên Khánh" cho cát, "Đá hòn thị" cho đá, "Thép Miền Nam" cho sắt thép, "Bình Minh" cho ống nước, "CADIVI" cho dây điện. Trường hợp chủ đầu tư tự chọn, ghi "Chủ đầu tư chọn" vào ô này.
5. Cột QUY CÁCH: Ghi quy cách, kích thước hoặc đơn vị tính của vật tư. Ví dụ: "8x18, 4x18" cho gạch, "Xe" cho cát và đá, "PC40, Bao" cho xi măng, "Kg" cho sắt thép, "Theo thiết kế" cho ống nước. Đối với vật tư do chủ đầu tư chọn, có thể ghi "Chủ đầu tư chọn" hoặc để trống nếu chưa có thông tin.
6. Phần cuối – Thông tin ký kết: Ghi địa điểm và ngày tháng lập biểu mẫu (ví dụ: TP. Nha Trang, ngày 20 tháng 04 năm 2010). Sau đó, đại diện công ty (Giám đốc) ký và ghi rõ họ tên. Nhân viên soạn thảo cần để trống dòng chữ ký để lãnh đạo phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được lập thành ít nhất hai bản, mỗi bên (chủ đầu tư và nhà thầu) giữ một bản có chữ ký và dấu đỏ.
• Không được tự ý thay đổi thương hiệu hoặc quy cách vật tư sau khi phụ lục đã được ký. Mọi thay đổi phải có biên bản thỏa thuận bổ sung.
• Cột "GHI CHÚ" nên được sử dụng để ghi các yêu cầu đặc biệt về chất lượng, thời gian giao hàng hoặc điều kiện bảo hành vật tư.
• Đảm bảo tất cả các loại vật tư trong bảng đều có đầy đủ thông tin ở ba cột: Tên, Thương hiệu, Quy cách. Không để trống ô nào trừ khi có lý do chính đáng.
• Kiểm tra kỹ số liệu và đơn vị tính (kg, xe, bao, theo TCVN...) để tránh sai sót khi nhập kho hoặc thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Chủ đầu tư chọn" và "Theo thiết kế": Nhiều nhân viên ghi sai cột, dẫn đến hiểu lầm về trách nhiệm cung cấp vật tư. Cần phân biệt rõ: "Chủ đầu tư chọn" là chủ đầu tư quyết định thương hiệu, còn "Theo thiết kế" là quy cách đã được xác định trong bản vẽ.
• Bỏ sót thông tin ở cột "GHI CHÚ": Một số nhân viên bỏ qua cột này, nhưng thực tế đây là nơi ghi các yêu cầu đặc biệt như "cần chứng chỉ chất lượng" hoặc "giao hàng làm 2 đợt".
• Ghi sai đơn vị tính: Ví dụ ghi "m3" cho cát thay vì "xe", hoặc ghi "cây" cho thép thay vì "kg". Điều này gây khó khăn cho khâu nhập kho và quyết toán.
• Không cập nhật thông tin khi chủ đầu tư thay đổi vật tư: Nếu chủ đầu tư đổi thương hiệu xi măng hoặc ngói, nhân viên phải lập biên bản điều chỉnh phụ lục, không được tự ý sửa trực tiếp trên biểu mẫu cũ.
• Thiếu chữ ký hoặc ngày tháng: Nhiều trường hợp quên ký hoặc ghi ngày không khớp với hợp đồng chính, làm mất hiệu lực pháp lý của phụ lục.