Hướng dẫn điền mẫu bìa tư vấn thiết kế BM05-QT06

Mục đích sử dụng

Mẫu BM05-QT06-MAU-BIA-TU-VAN-THIET-KE được thiết kế để làm bìa ngoài cho hợp đồng tư vấn thiết kế giữa hai bên giao thầu và nhận thầu. Biểu mẫu này giúp xác định rõ ràng các thông tin cơ bản của hợp đồng như tên bên giao thầu, bên nhận thầu, tên công trình và địa chỉ thi công. Đây là tài liệu quan trọng trong quy trình quản lý khách hàng thuộc danh mục QT06, giúp chuẩn hóa việc lưu trữ và tra cứu hợp đồng sau này. Việc sử dụng mẫu bìa thống nhất cũng hỗ trợ kiểm soát nội bộ và đảm bảo tính chuyên nghiệp khi giao dịch với đối tác.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hành chính hoặc nhân viên phòng kỹ thuật – tư vấn của bên nhận thầu điền. Thời điểm điền là ngay sau khi hai bên đã thống nhất các điều khoản cơ bản của hợp đồng tư vấn thiết kế, trước khi trình ký và đóng dấu. Nhân viên phụ trách cần có đầy đủ thông tin từ hợp đồng đã được phê duyệt hoặc từ biên bản thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp có nhiều công trình hoặc nhiều gói thầu khác nhau, mỗi hợp đồng cần có một bìa riêng biệt để tránh nhầm lẫn.

Hướng dẫn điền từng mục

1. BÊN GIAO THẦU: Ghi họ tên đầy đủ của cá nhân hoặc tên tổ chức đại diện bên thuê tư vấn thiết kế. Trong mẫu ví dụ là "Ông CHU CÔNG ĐỊNH", cần điền chính xác theo giấy tờ pháp lý, không viết tắt. Nếu bên giao thầu là tổ chức, ghi tên công ty và người đại diện theo pháp luật.
2. BÊN NHẬN THẦU: Ghi tên đầy đủ của công ty tư vấn nhận thầu. Ví dụ mẫu là "CTY CP TƯ VẤN QUẢN LÝ XÂY DỰNG KC24". Cần kiểm tra tên công ty khớp với giấy phép kinh doanh và con dấu sẽ đóng sau này.
3. CÔNG TRÌNH: Ghi tên cụ thể của công trình được tư vấn thiết kế. Ví dụ "BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ DL A 8/20". Tên công trình nên ngắn gọn nhưng đủ để phân biệt với các công trình khác trong cùng dự án.
4. ĐỊA CHỈ: Ghi địa chỉ chính xác nơi công trình tọa lạc. Ví dụ "KHU ĐÔ THỊ BIỂN AN VIÊN – NHA TRANG". Cần ghi rõ số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố để tránh nhầm lẫn về vị trí thi công.
5. Số hợp đồng: Ghi theo định dạng "Số: /2010/HĐTV-KC24" trong đó phần trống là số thứ tự hợp đồng do phòng hành chính cấp. Năm 2010 là năm ký hợp đồng, cần cập nhật năm hiện tại nếu áp dụng. Mã KC24 là mã viết tắt của công ty nhận thầu.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ thông tin bên giao thầu và bên nhận thầu trước khi in ấn, vì đây là căn cứ pháp lý chính của hợp đồng.
• Không được để trống bất kỳ trường nào trên bìa, nếu chưa có thông tin thì ghi "Đang cập nhật" và bổ sung sau.
• Số hợp đồng phải được đánh theo hệ thống thống nhất của công ty, tránh trùng lặp hoặc sai định dạng.
• Bìa hợp đồng cần được in trên giấy chất lượng tốt, có thể in màu logo công ty nếu quy định nội bộ yêu cầu.
• Sau khi điền đầy đủ, bìa phải được đính kèm với toàn bộ nội dung hợp đồng bên trong, đóng dấu giáp lai nếu cần.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa bên giao thầu và bên nhận thầu, dẫn đến sai vị trí thông tin trên bìa. Cần nhớ: bên giao thầu là người thuê, bên nhận thầu là người làm tư vấn.
• Ghi tên công trình quá chung chung như "Nhà ở" hoặc "Biệt thự" mà không có số lô, số thửa, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Bỏ sót địa chỉ chi tiết như tên đường hoặc số nhà, chỉ ghi tên khu đô thị hoặc tên dự án, làm mất tính chính xác.
• Không cập nhật năm hiện tại trong số hợp đồng, vẫn giữ nguyên năm cũ từ mẫu có sẵn, gây sai lệch thời gian.
• Viết tắt tên công ty hoặc tên cá nhân không đúng với giấy tờ pháp lý, dẫn đến rủi ro khi có tranh chấp hoặc thanh tra.