Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Quy định về việc khoán xe cá nhân cho công việc chung" được ban hành nhằm huy động tối đa phương tiện cá nhân của nhân viên để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Quy định này giúp đảm bảo lợi ích hài hòa giữa cá nhân người lao động và công ty, đồng thời tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc thanh toán chi phí sử dụng xe. Khi áp dụng quy định, công ty có thể linh hoạt bố trí xe cho các công việc đột xuất mà không cần đầu tư thêm phương tiện, còn nhân viên được bồi hoàn chi phí hợp lý theo giá thị trường.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này dành cho tất cả nhân viên trong công ty có sử dụng ô tô cá nhân để thực hiện các công việc chung theo yêu cầu của trưởng bộ phận hoặc phòng Hành chính. Nhân viên cần ghi nhật trình sử dụng xe ngay sau mỗi chuyến đi hoặc cuối ngày làm việc, đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời. Cuối tháng, nhật trình sẽ được trưởng bộ phận và phòng Hành chính xác nhận, sau đó chuyển sang phòng Kế toán để thanh toán cùng với bảng lương hàng tháng. Việc điền biểu mẫu phải được thực hiện thường xuyên, không để dồn vào cuối tháng mới ghi nhớ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ghi nhật trình sử dụng xe: Nhân viên phải ghi chép chi tiết từng chuyến đi, bao gồm ngày tháng, giờ xuất phát và kết thúc, điểm đi và điểm đến, mục đích công việc cụ thể. Mỗi chuyến đi cần được ghi riêng, không gộp nhiều chuyến vào một dòng.
2. Nội dung sử dụng xe: Mô tả rõ ràng công việc đã thực hiện khi sử dụng xe, ví dụ: "Đi gặp khách hàng tại quận 1", "Đi kiểm tra công trình tại Bình Dương". Nội dung phải cụ thể, tránh ghi chung chung như "đi công tác".
3. Số km đi: Ghi chính xác số km đã di chuyển cho mỗi chuyến đi, có thể dựa vào đồng hồ trên xe hoặc ứng dụng bản đồ. Số km phải khớp với lộ trình thực tế, không tự ước lượng quá cao.
4. Xác nhận của trưởng bộ phận: Sau khi ghi nhật trình, nhân viên phải trình trưởng bộ phận trực tiếp ký xác nhận. Trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý của chuyến đi và số km trước khi ký.
5. Xác nhận của phòng Hành chính: Phòng Hành chính sẽ căn cứ vào kế hoạch sử dụng xe và nhu cầu thực tế để xác nhận lại nhật trình. Nếu không có kế hoạch trước, phòng Hành chính sẽ phối hợp với nhân viên để lập kế hoạch bổ sung.
6. Thanh toán cuối tháng: Phòng Kế toán căn cứ vào nhật trình đã được xác nhận đầy đủ chữ ký để tính toán số tiền thanh toán theo giá thị trường tại thời điểm. Khoản này sẽ được cộng vào bảng lương tháng và thanh toán một lần.

Lưu ý quan trọng

• Nhân viên chỉ được sử dụng xe cá nhân cho công việc chung khi có sự phân công hoặc chấp thuận trước từ trưởng bộ phận hoặc phòng Hành chính, không tự ý sử dụng rồi yêu cầu thanh toán sau.
• Nhật trình sử dụng xe phải được ghi ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào cuối ngày làm việc, tránh ghi nhớ sai lệch về số km hoặc nội dung công việc.
• Mọi xác nhận trên nhật trình phải có chữ ký của trưởng bộ phận và phòng Hành chính trước khi chuyển sang kế toán. Nhật trình thiếu chữ ký sẽ không được thanh toán.
• Giá thanh toán được áp dụng theo giá thị trường tại từng thời điểm, do phòng Hành chính và phòng Kế toán tham khảo và công bố định kỳ. Nhân viên không tự ấn định giá.
• Quy định này có hiệu lực trong toàn công ty kể từ ngày ký ban hành. Mọi thay đổi, bổ sung sẽ do phòng Hành chính đề xuất và Ban giám đốc phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Ghi nhật trình không đầy đủ thông tin như thiếu ngày tháng, thiếu điểm đến hoặc thiếu mục đích công việc, dẫn đến bị từ chối xác nhận.
• Khai báo số km không chính xác, thường là khai cao hơn thực tế, khiến trưởng bộ phận hoặc phòng Hành chính nghi ngờ và yêu cầu giải trình.
• Để dồn nhật trình cả tháng mới ghi một lần, dẫn đến sai sót về số km và nội dung, khó được xác nhận.
• Không xin xác nhận của trưởng bộ phận kịp thời, đến cuối tháng trưởng bộ phận không nhớ hoặc không đồng ý ký.
• Sử dụng xe cá nhân cho việc riêng nhưng ghi là công việc chung, vi phạm quy định và có thể bị xử lý kỷ luật.
• Không lưu lại bản sao nhật trình sau khi nộp, dẫn đến mất căn cứ đối chiếu khi có thắc mắc về thanh toán.