Quy định sử dụng điện thoại công ty: Hướng dẫn chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Quy định sử dụng điện thoại tại công ty" được ban hành nhằm thiết lập khung quản lý thống nhất cho toàn bộ hệ thống điện thoại trong doanh nghiệp, bao gồm tổng đài, điện thoại bộ phận và máy fax. Mục tiêu chính là đảm bảo các thiết bị viễn thông chỉ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hợp pháp của công ty, tránh lãng phí và lạm dụng tài nguyên. Quy định này giúp mọi cán bộ công nhân viên (CBCNV) hiểu rõ trách nhiệm, quyền hạn của mình khi sử dụng điện thoại, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ và với đối tác.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này là văn bản nội quy chung, không phải là một biểu mẫu điền thông tin cá nhân. Tất cả CBCNV trong công ty đều phải đọc, hiểu và tuân thủ quy định này ngay từ ngày đầu tiên làm việc. Đặc biệt, nhân viên tổng đài, trưởng các bộ phận và nhân viên được giao quản lý điện thoại bộ phận cần nắm rõ các điều khoản để thực thi đúng trách nhiệm. Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành và được áp dụng liên tục cho đến khi có phiên bản cập nhật mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Quản lý và sử dụng tổng đài: Chỉ nhân viên tổng đài hoặc người được ủy quyền mới được vận hành máy tổng đài. Khi gọi điện, người yêu cầu phải cung cấp tên, bộ phận và nơi gọi đến. Tổng đài viên phải ghi chép đầy đủ vào sổ theo dõi các cuộc gọi đi, bao gồm tên người gọi, bộ phận, số điện thoại gọi đi, thời gian gọi; riêng cuộc gọi quốc tế yêu cầu người gọi ký tên xác nhận.
2. Quản lý điện thoại bộ phận: Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm quản lý máy điện thoại được cấp. Chỉ CBCNV thuộc bộ phận đó mới được sử dụng chính. Khách hàng, đối tác được tạo điều kiện dùng điện thoại nếu phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh liên quan đến công ty. Nếu khách muốn dùng cho mục đích khác, cần giải thích lịch sự và từ chối.
3. Phân loại cước gọi: Ban Tổng Giám đốc quy định máy nào được gọi nội bộ tỉnh/thành phố, di động, liên tỉnh hay quốc tế. Máy fax chỉ dùng để nhận/gửi fax, không dùng để gọi điện thoại trừ khi có ý kiến của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính (TCHC). Đường truyền internet qua line điện thoại chỉ dùng để kết nối mạng, không dùng để gọi điện.
4. Sử dụng điện thoại: Điện thoại công ty chỉ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Mọi CBCNV và khách hàng tuyệt đối không được sử dụng điện thoại công ty cho mục đích cá nhân như gọi điện giải trí, nhắn tin riêng tư hay các mục đích khác không liên quan đến công việc.
5. Thi hành: Quy định có hiệu lực kể từ ngày tháng năm được ghi trên văn bản. Ngày hiệu lực cần được điền chính xác khi ban hành. Sau ngày này, mọi hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy chế kỷ luật của công ty.

Lưu ý quan trọng

• Nhân viên tổng đài phải luôn giữ thái độ lịch sự, sẵn sàng giải thích thắc mắc cho khách hàng và CBCNV về các vấn đề liên quan đến điện thoại trong phạm vi trách nhiệm.
• Khi không thể kết nối cuộc gọi, tổng đài viên có trách nhiệm thông báo lại cho người yêu cầu để họ có phương án thay thế kịp thời.
• Điện thoại bộ phận không được tự ý chuyển đổi mục đích sử dụng (ví dụ: dùng máy fax để gọi điện thoại) nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Trưởng phòng TCHC.
• Mọi trường hợp sử dụng điện thoại cho mục đích cá nhân đều bị coi là vi phạm nội quy, có thể dẫn đến nhắc nhở, khiển trách hoặc xử lý kỷ luật tùy theo mức độ.

Lỗi thường gặp

• Nhân viên mới hoặc khách hàng tự ý sử dụng máy tổng đài mà không thông qua tổng đài viên, dẫn đến sai sót kết nối hoặc mất kiểm soát cước phí.
• Không ghi chép hoặc ghi thiếu thông tin vào sổ theo dõi cuộc gọi, đặc biệt là các cuộc gọi quốc tế, gây khó khăn khi đối soát cước vào cuối tháng.
• Nhân viên bộ phận này sử dụng điện thoại của bộ phận khác mà không xin phép, hoặc cho khách hàng dùng điện thoại cho mục đích cá nhân như gọi về nhà, gọi bạn bè.
• Sử dụng máy fax hoặc đường truyền internet (line điện thoại) để thực hiện cuộc gọi thoại khi chưa được phép, làm ảnh hưởng đến chất lượng fax và kết nối mạng.