Giới thiệuSơ đồ website

Hướng dẫn điền quy định ra vào cổng cho CBCNV và khách

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Quy định ra vào cổng" được thiết lập nhằm thiết lập một hệ thống kiểm soát chặt chẽ việc ra vào công ty đối với toàn bộ cán bộ công nhân viên (CBCNV) cũng như khách hàng, đối tác và các bên liên quan. Mục tiêu chính là giữ gìn trật tự, an toàn cho toàn thể CBCNV, đồng thời bảo vệ an ninh và tài sản, trang thiết bị nhà xưởng của công ty. Quy định này giúp ngăn chặn các hành vi vi phạm như trộm cắp, mang vũ khí, chất cháy nổ vào công ty, đảm bảo môi trường làm việc an toàn và chuyên nghiệp. Đây là văn bản pháp lý nội bộ bắt buộc mọi cá nhân khi ra vào công ty phải tuân thủ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này không phải là một tờ đơn cần điền thông tin cá nhân, mà là một văn bản quy định nội bộ. Do đó, "người điền" ở đây được hiểu là những người có trách nhiệm thực thi và giám sát việc thực hiện quy định. Cụ thể, Tổ bảo vệ là lực lượng chính chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi chép sổ sách và thực hiện các quy trình kiểm soát ra vào hàng ngày. Phòng Tổ chức Hành chánh (TCHC) có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện và xử lý các vi phạm. CBCNV và khách hàng là đối tượng chịu sự điều chỉnh, phải xuất trình giấy tờ và tuân thủ quy định khi ra vào cổng. Quy định này được áp dụng mọi lúc, đặc biệt trong giờ làm việc hành chính, giờ tăng ca và khi có khách đến liên hệ.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Mục I. MỤC ĐÍCH: Đây là phần mở đầu, không cần điền thông tin. Người thực hiện cần đọc và hiểu rõ mục đích của quy định là giữ gìn trật tự, an toàn và bảo vệ tài sản công ty.
  2. Mục II. PHẠM VI: Phần này xác định đối tượng áp dụng, bao gồm toàn thể CBCNV, khách hàng, nhân viên cơ quan nhà nước, nhà thầu phụ, lao động thời vụ và các phương tiện, vật tư đi theo. Không cần điền, chỉ cần nắm rõ để biết mình thuộc đối tượng nào.
  3. Mục III. NỘI DUNG (1. Đối với CBCNV Công ty): Khi CBCNV ra vào cổng, bảo vệ cần kiểm tra giờ giấc. Nếu đi muộn, CBCNV phải ký vào sổ của bảo vệ và ghi rõ lý do. Bảo vệ ghi nhận thông tin này vào sổ theo dõi đi muộn gồm: Ngày giờ, Họ tên, Bộ phận, Lý do, Chữ ký.
  4. Mục III. NỘI DUNG (1.2 Ra ngoài trong giờ làm việc): Khi CBCVN ra ngoài vì công tác, bảo vệ phải kiểm tra "Giấy Công tác" có chữ ký của Trưởng phòng/Giám đốc Xí nghiệp. Nếu ra ngoài vì bệnh, phải có giấy xác nhận của Trạm y tế. Nếu ra ngoài vì việc riêng, phải có chữ ký của Trưởng phòng ghi rõ lý do và thời gian. Bảo vệ ghi các thông tin này vào sổ theo dõi CBCNV ra ngoài gồm: Ngày giờ, Tên người ra ngoài, Bộ phận, Người ký cho phép, Lý do.
  5. Mục III. NỘI DUNG (1.4 Xuất nhập vật tư, xe các loại): Khi vật tư ra vào cổng, bảo vệ phải kiểm tra phiếu/giấy xuất nhập vật tư có lệnh của Ban Tổng Giám Đốc. Đối chiếu số lượng, tên, quy cách với phiếu. Đối với xe tải, phải có lệnh điều xe. Xe máy, xe đạp gửi trong công ty, bảo vệ phát thẻ xe và thu lại khi ra cổng.
  6. Mục III. NỘI DUNG (2. Đối với khách): Khách đến liên hệ phải xuất trình và gửi lại giấy giới thiệu. Bảo vệ kiểm tra danh sách khách do Phòng TCHC chuyển đến. Nếu khách không có tên, phải báo ngay Phòng TCHC. Đối với nhà thầu phụ, bảo vệ chỉ cho vào nếu nhân viên có tên trong danh sách đã được người quản lý ký gửi.

Lưu ý quan trọng

  • CBCNV không được đưa bạn bè, người thân vào công ty trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp đã được Ban Tổng Giám Đốc hoặc Trưởng phòng TCHC cho phép.
  • CBCNV không mặc đồng phục hoặc quần áo bảo hộ lao động (khi có quy định) sẽ không được vào công ty. Các trang phục như đồ bộ, áo sát nách, quần quá ngắn đều bị cấm.
  • Việc khám xét CBCNV chỉ được thực hiện khi bảo vệ có nghi ngờ vi phạm, phải tiến hành nhanh chóng, trong phòng kín và người khám xét phải cùng giới tính với người bị khám.
  • Tổ bảo vệ phải thường xuyên cập nhật danh sách CBCNV đi muộn, ra ngoài vào sổ theo dõi và báo cáo cho Phòng TCHC. Sổ phải ghi đầy đủ các cột thông tin theo quy định.
  • Đối với khách là nhân viên cơ quan nhà nước, bảo vệ phải kiểm tra giấy giới thiệu, chứng minh thư và báo cáo ngay Ban Tổng Giám Đốc, Phòng TCHC trước khi cho vào.

Lỗi thường gặp

  • Bảo vệ không kiểm tra kỹ giấy tờ của CBCNV khi ra ngoài, dẫn đến tình trạng CBCNV tự ý ra ngoài mà không có lý do chính đáng hoặc không có giấy công tác hợp lệ.
  • CBCNV quên hoặc không xuất trình giấy tờ, vật tư mang theo cho bảo vệ kiểm tra, gây khó khăn trong việc kiểm soát tài sản ra vào công ty.
  • Nhà thầu phụ không chuyển danh sách nhân viên cập nhật cho Tổ bảo vệ, dẫn đến việc nhân viên mới hoặc nhân viên đã nghỉ không được kiểm soát đúng quy định.
  • Bảo vệ không ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi CBCNV đi muộn hoặc ra ngoài, thiếu các cột như lý do, người ký cho phép, gây khó khăn khi đối chiếu và báo cáo.
  • Khách hàng không có giấy giới thiệu hoặc không có tên trong danh sách đăng ký trước, nhưng bảo vệ tự ý cho vào mà không báo cáo Phòng TCHC xin ý kiến.

Nội dung biểu mẫu

QUI ĐỊNH

VỀ VIỆC RA VÀO CỔNG CỦA CBCNV CÔNG TY VÀ KHÁCH

I. MỤC ĐÍCH:

Giữ gìn trật tự, an toàn cho toàn thể CBCNV và bảo vệ an ninh, tài sản trang thiết bị nhà xưởng của Công ty.

II. PHẠM VI:

Qui định này áp dụng cho việc ra vào cổng của toàn thể CBCNV Công ty và việc ra vào cổng của khách hàng, nhân viên cơ quan nhà nước, nhà thầu phụ, lao động thời vụ, người lao động khác, các phương tiện vận chuyển, vật tư, hàng hoá, thiết bị, công cụ đi theo người.

III. NỘI DUNG:

1. Đối với CBCNV Công ty:

1.1Qui định chung:

-CBCNV ra vào cổng phải đúng giờ qui định (giờ hành chính, giờ tăng ca) của mỗi CBCNV.

-CBCNV đi muộn thì phải ký vào sổ của bảo vệ Công ty hoặc Xí nghiệp và ghi rõ lý do đi muộn.

-CBCNV không được đưa bạn bè, người thân vào Công ty, Xí nghiệp; không được tiếp người thân trong giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp do bảo vệ báo cáo Ban Tổng Giám Đốc, Trưởng phòng Tổ chức Hành chánh xem xét giải quyết (tiếp ở Phòng khách hoặc ở xin phép ra ngoài Công ty, Xí nghiệp).

-CBCNV không có nhiệm vụ thì không được ra khu vực cổng Công ty, phòng bảo vệ trong giờ làm việc, nghỉ trưa.

-CBCNV vào ra vào cổng phải xuất trình giấy tờ, các vật tư hoàng hoá thiết bị, dụng cụ mang theo cho bảo vệ Công ty kiểm tra và ghi sổ.

1.2Ra ngoài trong giờ làm việc:

-CBCNV đi công tác ngoài phải có giấy Công tác do Trưởng phòng, Giám Đốc Xí nghiệp ký, Trưởng phòng, Giám đốc Xí nghiệp đi Công tác phải được Ban Tổng Giám đốc cho phép.

-CBCNV ra ngoài theo đúng giờ ghi trên giấy Công tác.

-CBCNV bị bệnh ra ngoài phải có giấy xác nhận của Trạm y tế, CBCNV vi phạm qui định Công ty ra ngoài phải có giấy xác nhận của Phòng Tổ chức Hành chánh.

-CBCNV ra ngoài có lý do việc riêng phải có chữ ký của Trưởng phòng, Giám Đốc Xí nghiệp ghi rõ lý do, thời gian ra ngoài.

1.3Các trường hợp CBCNV không được vào Công ty:

-Mặc đồ bộ hoặc áo sát nách, quần quá ngắn.

-Không mặc đồng phục (trong trường hợp Công ty qui định phải mặc đồng phục), không mặc quần áo bảo hộ lao động (trong trường hợp Công ty qui định phải mặc quần áo bảo hộ lao động).

-CBCNV mang vũ khí, chất cháy, chất nổ vào Công ty.

1.4Các trường hợp xuất nhập vật tư, xe các loại ra vào cổng Công ty, Xí nghiệp:

-Việc xuất nhập các loại vật tự được thực hiện theo qui định về xuất nhập vật tự của Công ty. Khi vật tư ra vào cổng phải có phiếu/giấy xuất, nhập vật tư theo lệnh của Ban Tổng Giám Đốc Công ty. Bảo vệ tiến hành kiểm tra vật tư đúng với miêu tả số lượng, tên, qui cách trong phiếu/giấy xuất, nhập vật tư. Tổ bảo vệ không cho xuất nhập với các vật tư không đúng theo phiếu/giấy xuất nhập vật tư và báo ngay cho Ban Tổng Giám Đốc để xin ý kiến giải quyết.

-Các loại xe khi ra vào cổng đều phải được kiểm tra. Bảo vệ chỉ cho xe tải của Công ty ra cổng đối với các xe có lệnh điều xe do Bộ phận điều xe phát hành. Đối với xe hơi phục vụ đưa đón Ban Tổng Giám Đốc, chuyên gia nước ngoài, khách hàng, phục vụ cho sản xuất kinh doanh v.v. thì phải được Ban Tổng giám đốc đồng ý hoặc có lệnh điều xe được Ban Tổng Giám Đốc ký. Đối với xe máy, xe đạp gửi trong Công ty thì Tổ bảo vệ phải ghi thẻ xe chuyển cho người gửi xe giữ và thu lại thẻ xe khi người gửi xe ra khỏi cổng Công ty. Tổ bảo vệ hướng dẫn cho người gửi xe để xe đúng nơi qui định, trường hợp người gửi xe để xe sai vị trí thì Tổ bảo vệ phải sắp xếp lại đúng vị trí.

1.5Khám xét:

-Chỉ khám xét đối với CBCNV khi bảo vệ nghi ngờ CBCNV vi phạm qui định của Công ty, chỉ khám xét đối với CBCNV với mục đích không cho CBCNV mang vũ khí, chất nổ, chất cháy, ngăn chặn hành vi trộm cắp, bảo vệ tài sản trang thiết bị nhà xưởng của Công ty và khách hàng.

-Việc khám xét phải được tiến hành nhanh chóng, người khám xét và người bị khám cùng giới tính, phải được thực hiện trong phòng kín. Việc khám xét phải tuân thủ theo qui định của Pháp luật hiện hành liên quan.

2.Đối với khách:

2.1Qui định chung:

-Khách hàng nước ngoài, khách hàng trong nước, các đối tác, các nhân viên của các cơ quan nhà nước v.v. đến liên hệ làm viêc, tham quan, thực tập, chụp ảnh, quay phim…. Phải liên hệ trước với Công ty và được Công ty chấp nhận và cũng phải chấp hành đúng theo những qui định của Công ty.

-Khách khi vào cổng thì phải xuất trình và gửi lại giấy giới thiệu (trừ trường hợp khách cần giấy giới thiệu để làm việc với các Bộ phận trong Công ty và được Bộ phận đó đồng ý). Bảo vệ tiến hành kiểm tra các dụng cụ mang theo xe, khi tiến hành các hoạt động kiểm tra phải đảo bảo thời gian kiểm tra nhanh nhất đáp ứng được yêu cầu của khách.

-Chỉ cho khách vào Công ty nếu khách có trong danh sách Công ty tiếp được Phòng Tổ chức Hành chánh chuyển đến. Trường hợp khách không đăng ký trước thì thông báo ngay cho Phòng TCHC xin ý kiến giải quyết.

2.2Đối với các nhân viên do các cơ quan nhà nước cử đến:

-Kiểm tra giấy tờ (giấy giới thiệu, giấy chứng minh) và báo cáo ngay Ban Tổng Giám Đốc, Phòng Tổ chức Hành chánh để mời khách vào Công ty sau khi có chỉ thị của Ban Tổng Giám đốc, Phòng Tổ chức Hành chánh.

2.3Đối với các đối tác:

Các nhân viên của các bên Bên đối tác khi đến Công ty liên hệ công tác phải có giấy giới thiệu của Cơ quan của nhân viên đó. Nếu nhân viên không có giấy giới thiệu thì cần có sự xác nhận của Bộ phận đến công tác trước khi được cho phép vào Công ty.

2.4Đối với nhà thầu phụ( nhà ăn …):

-Phải chuyển danh sách các nhân viên của mỗi nhà thầu phụ có chữ ký của Người quản lý cho Tổ bảo vệ.

-Chỉ cho phép các nhân viên của nhà thầu phụ ra vào nếu các nhân viên đó có tên trong danh sách.

-Các vật tư … ra cổng phải có chữ ký của Người quản lý nhà thầu phụ.

2.5Đối với người xin việc, người lao động mà Công ty chưa thanh toán xong lương, chế độ (gọi chung là người lao động):

-Tổ bảo vệ hướng dẫn cho người lao động vào Phòng Tổ chức Hành chánh làm thủ tục, không cho người lao động đi vào khu vực sản xuất, đi lại lộn xộn trong Công ty.

-Tổ bảo vệ không cho bất cứ CBCNV nào ra ngoài cổng để đón, tìm người đến xin việc.

3.Nhiệm vụ của Tổ bảo vệ:

-Thực hiện việc kiểm tra theo mục 1 và 2 Phần 3 trên đây.

-Mặc đồng phục trong suốt thời gian làm việc.

-Thường xuyên cập nhật danh sách mọi CBCNV đi làm muộn, ra ngoài đi công tác vào sổ theo dõi vào báo cáo cho Phòng Tổ chức Hành chánh. Sổ theo dõi CBCNV ra ngoài gồm các nội dung sau: Ngày giờ, Tên người ra ngoài, Bộ phận, người ký cho phép ra ngoài, Lý do; sổ theo dõi CBCNV đi muộn gồm các nội dung sau: Ngày giờ, Họ tên người đi muộn, Bộ phận, Lý do, chữ ký.

IV. ĐÌỀU KHOẢN THI HÀNH:

1.Phòng Tổ chức Hành chánh hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện bản qui định này.

2.Xử lý vi phạm: Mọi CBCNV vi phạm qui định xử lý theo nội qui lao động và các qui định của Công ty

3.Qui định này có hiệu lực kể từ ngày.