Hướng dẫn điền biểu mẫu quản lý tài sản doanh nghiệp

Mục đích sử dụng

Bộ biểu mẫu quản lý tài sản này được thiết kế nhằm chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ mua sắm, lắp đặt, bàn giao, sửa chữa đến kiểm kê tài sản trong công ty. Mỗi biểu mẫu đóng vai trò như một công cụ kiểm soát, giúp ghi nhận đầy đủ thông tin về tình trạng tài sản, trách nhiệm của các bên liên quan và làm căn cứ để theo dõi, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản. Việc sử dụng đúng biểu mẫu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản minh bạch, tránh thất thoát và đảm bảo tài sản luôn trong tình trạng hoạt động tốt.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau trong công ty. Nhân viên các bộ phận có nhu cầu mua sắm hoặc sửa chữa tài sản sẽ là người khởi tạo phiếu yêu cầu. Phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) là đơn vị chủ trì trong việc theo dõi quá trình lắp đặt, nghiệm thu và bàn giao tài sản. Nhân viên bảo trì chịu trách nhiệm lập biên bản sửa chữa. Người sử dụng tài sản cuối cùng sẽ ký nhận bàn giao. Về thời điểm, các biểu mẫu được điền khi có nhu cầu mua tài sản mới, khi lắp đặt và nghiệm thu, khi bàn giao cho người dùng, khi tài sản hư hỏng cần sửa chữa, và định kỳ hàng quý, hàng năm để kiểm tra, kiểm kê.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Biên bản lắp đặt và nghiệm thu tài sản (Mã số: 1/BM – QDQLTS): Điền đầy đủ thông tin hai bên giao nhận: Bên A (bên bàn giao - nhà cung cấp) và Bên B (bên nhận - công ty). Phần I: Lắp đặt – Bàn giao, liệt kê chi tiết từng thiết bị theo bảng gồm STT, tên thiết bị, mô tả cấu hình, số lượng, mô tả hiện trạng và phụ kiện kèm theo. Phần dịch vụ kèm theo ghi rõ thời gian bảo hành và xác nhận đã hướng dẫn sử dụng. Phần II: Nghiệm thu, ghi thời gian nghiệm thu và các ghi chú về nội dung kiểm tra, ý kiến hai bên. Cuối cùng, đại diện bên A, bên B và người được sử dụng ký tên.
2. Biên bản bàn giao tài sản, trang thiết bị (Mã số: 2/BM – QDQLTS): Ghi rõ ngày tháng bàn giao, thông tin người giao và người nhận. Liệt kê chi tiết tài sản được bàn giao, bao gồm tên tài sản, mã tài sản, số lượng, tình trạng khi bàn giao. Người nhận cần ký xác nhận đã nhận đủ tài sản và cam kết sử dụng, bảo quản đúng quy định. Biên bản này là căn cứ để xác định trách nhiệm quản lý tài sản từ thời điểm bàn giao.
3. Phiếu yêu cầu sửa chữa (Mã số: 3/BM – QDQLTS): Người đề nghị điền thông tin về tài sản cần sửa chữa: tên tài sản, mã tài sản, bộ phận sử dụng, mô tả chi tiết tình trạng hư hỏng. Sau đó, chuyển cho Trưởng bộ phận xác nhận tính chính xác của yêu cầu. Phiếu này sau khi được duyệt sẽ là cơ sở để nhân viên bảo trì tiến hành sửa chữa.
4. Biên bản sửa chữa và nghiệm thu tài sản (Mã số: 4/BM – QDQLTS): Sau khi sửa chữa xong, nhân viên bảo trì và bên sửa chữa cùng lập biên bản này. Ghi rõ nội dung sửa chữa, các hạng mục đã thay thế, thời gian sửa chữa. Phần nghiệm thu ghi nhận kết quả kiểm tra sau sửa chữa. Đối với tài sản cần vận hành thử, sau 5-10 ngày mới tiến hành nghiệm thu lần cuối và ký xác nhận.
5. Biên bản kiểm tra tài sản (Mã số: 5/BM – QDQLTS): Phòng HCNS thực hiện kiểm tra định kỳ hàng quý. Ghi rõ thời gian kiểm tra, danh sách tài sản được kiểm tra, số lượng thực tế so với sổ sách, tình trạng hoạt động của từng tài sản. Các tài sản hư hỏng hoặc thất thoát cần được ghi chú cụ thể để có biện pháp xử lý kịp thời.
6. Dán tem tài sản và mã hóa: Mỗi tài sản sau khi mua về phải được dán tem. Mã tài sản được viết theo quy tắc: tên viết tắt của tài sản (viết hoa) – số thứ tự tiến. Ví dụ: máy vi tính số 10 là MVT-10. Danh mục viết tắt do Phòng HCNS lập và trình Giám đốc duyệt. Tem tài sản gồm: tên tài sản, mã tài sản, ngày kiểm kê và ký nhận.

Lưu ý quan trọng

• Mọi việc mua sắm tài sản đều phải có phiếu yêu cầu mua hàng được Ban Giám đốc duyệt trước khi tiến hành báo giá và ký hợp đồng.
• Quá trình lắp đặt tài sản mới phải có sự theo dõi của Phòng HCNS và phải ký biên bản lắp đặt, nghiệm thu trước khi đưa vào sử dụng.
• Đối với tài sản cần vận hành thử, thời gian nghiệm thu là 5-10 ngày sau khi lắp đặt hoặc sửa chữa. Không được ký nghiệm thu ngay khi chưa kiểm tra thực tế.
• Người sử dụng tài sản phải ký nhận bàn giao theo biểu mẫu 2/BM-QDQLTS và có trách nhiệm bảo quản, sử dụng đúng hướng dẫn.
• Không tự ý cho người khác mượn tài sản khi chưa có sự cho phép của Trưởng bộ phận.
• Khi phát hiện hư hỏng, phải báo ngay cho Trưởng bộ phận để lập phiếu yêu cầu sửa chữa, không tự ý sửa chữa khi chưa được phép.
• Việc kiểm kê tài sản định kỳ hàng năm do Phòng Kế toán phối hợp với Phòng HCNS thực hiện, cần đối chiếu số lượng thực tế với danh mục tài sản công ty.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin hai bên trong biên bản lắp đặt và nghiệm thu, dẫn đến khó xác định trách nhiệm khi có tranh chấp.
• Bỏ qua bước nghiệm thu sau 5-10 ngày đối với tài sản cần vận hành thử, dẫn đến ký nhận tài sản chưa hoạt động ổn định.
• Không dán tem tài sản hoặc đánh mã tài sản sai quy tắc, gây khó khăn cho việc kiểm kê và quản lý.
• Người sử dụng không ký nhận bàn giao tài sản, dẫn đến không xác định được người chịu trách nhiệm khi tài sản hư hỏng hoặc mất mát.
• Khi sửa chữa hư hỏng nhẹ, nhân viên bảo trì không lập phiếu yêu cầu sửa chữa nếu vượt quá khả năng, gây gián đoạn công việc và khó theo dõi lịch sử sửa chữa.
• Kiểm kê tài sản không đối chiếu với danh mục và tem tài sản, dẫn đến sai lệch số liệu giữa thực tế và sổ sách kế toán.
• Không lưu trữ biên bản nghiệm thu và bàn giao đầy đủ, gây khó khăn khi cần tra cứu thông tin tài sản trong tương lai.