Quy định định mức công tác phí 12/2011 cho nhân viên

Mục đích sử dụng

Quy định này nhằm thiết lập khung định mức chi phí cho các chuyến công tác của cán bộ nhân viên (CBNV) thuộc các công ty EIS, EduViet Global và Vinatest. Mục tiêu là đảm bảo việc chi tiêu công tác phí được thống nhất, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Đồng thời, văn bản này giúp kiểm soát ngân sách doanh nghiệp, tránh lãng phí và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên khi làm thủ tục thanh toán. Quy định cũng áp dụng cho khách mời và chuyên gia của các công ty trên, với mức phí tương đương lãnh đạo.

Ai điền và khi nào

Quy định này được áp dụng cho toàn thể CBNV thuộc các công ty EIS, EduViet Global và Vinatest khi thực hiện các chuyến công tác. Ngoài ra, các khách mời và chuyên gia làm việc với các công ty này cũng thuộc đối tượng áp dụng. Nhân viên cần tham khảo quy định trước khi đi công tác để dự trù chi phí, và sử dụng làm căn cứ để thanh toán công tác phí sau chuyến đi. Bộ phận kế toán và hành chính nhân sự cũng dựa vào quy định này để xét duyệt và giải ngân các khoản chi phí hợp lệ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. STT: Ghi số thứ tự theo đúng bảng quy định (1 đến 4). Không tự ý thêm hoặc bỏ sót mục nào.
2. Nội dung: Chọn loại chi phí phát sinh: tiền công tác phí/ngày, tiền đi lại di chuyển, tiền ở/ngày, hoặc tiền tàu xe/máy bay. Ghi rõ nội dung tương ứng với chuyến đi.
3. Lãnh đạo / Nhân viên: Xác định đối tượng của bạn là lãnh đạo (Ban Giám đốc, HĐQT, Giám đốc chi nhánh) hay nhân viên. Khách mời và chuyên gia được tính theo mức lãnh đạo.
4. Vùng 1 / Vùng 2: Xác định địa bàn công tác: Vùng 1 gồm Hà Nội và TP.HCM; Vùng 2 là các tỉnh thành khác. Chọn đúng vùng để áp dụng mức phí phù hợp.
5. Định mức phí: Điền số tiền tương ứng theo bảng. Ví dụ: nhân viên đi Vùng 1, tiền công tác phí/ngày là 300.000đ; tiền ở/ngày là 400.000đ. Không tự ý thay đổi mức phí.
6. Chứng từ: Đính kèm đúng loại chứng từ yêu cầu: hóa đơn taxi cho di chuyển nội địa bàn, hóa đơn đỏ cho tiền ở, cuống vé cho máy bay/tàu xe. Nếu đi xe riêng, áp dụng mức hỗ trợ 15 lít xăng/100 km.

Lưu ý quan trọng

• Lãnh đạo bao gồm Ban Giám đốc, Hội đồng quản trị và Giám đốc các chi nhánh. Khách mời và chuyên gia được áp dụng định mức phí như lãnh đạo.
• Trường hợp đi công tác bằng xe riêng, định mức hỗ trợ xăng xe là 15 lít xăng/100 km. Cần giữ hóa đơn xăng để làm chứng từ thanh toán.
• Mọi trường hợp đặc biệt phát sinh chi phí cần thiết phải xin ý kiến Chủ tịch HĐQT trước khi phát sinh. Không tự ý chi tiêu vượt định mức.
• Quy định có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2011. Các chuyến công tác trước ngày này áp dụng quy định cũ nếu có.
• Đối với vé máy bay, công ty sẽ đặt vé trực tiếp. Nhân viên chỉ cần giữ cuống vé để đối chiếu, không tự đặt vé nếu chưa có phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa Vùng 1 và Vùng 2: Nhiều nhân viên cho rằng tất cả thành phố lớn đều là Vùng 1, nhưng thực tế chỉ Hà Nội và TP.HCM mới thuộc Vùng 1. Các địa phương như Đà Nẵng, Hải Phòng, Cần Thơ đều là Vùng 2.
• Không phân biệt đối tượng lãnh đạo và nhân viên: Một số trưởng phòng, quản lý cấp trung không thuộc đối tượng "lãnh đạo" theo quy định này, nên áp dụng mức nhân viên. Chỉ Ban Giám đốc, HĐQT và Giám đốc chi nhánh mới là lãnh đạo.
• Thiếu chứng từ hợp lệ: Nhiều trường hợp thanh toán tiền taxi nhưng không có hóa đơn taxi, hoặc tiền ở không có hóa đơn đỏ. Điều này dẫn đến bị từ chối thanh toán hoặc chỉ được duyệt một phần.
• Không xin ý kiến trước cho chi phí đặc biệt: Nhân viên tự ý chi tiêu vượt định mức hoặc phát sinh chi phí cần thiết mà không xin phép Chủ tịch HĐQT trước, dẫn đến không được hoàn ứng.
• Áp dụng sai mức hỗ trợ xăng xe: Khi đi xe riêng, nhân viên thường tính theo số km thực tế nhưng quên áp dụng đúng công thức 15 lít xăng/100 km, hoặc không có hóa đơn xăng kèm theo.