QUY ĐỊNH
VỀ NHIỆM VỤ, CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, QUYỀN LỢI CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHẦN VỐN CỦA CÔNG TY TẠI DOANH NGHIỆP KHÁC
I. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG VÀ GỌI TẮT:
1. Công ty cổ phần ABC: dưới đây gọi tắt là ABC
2. Công ty có phần có vốn góp của ABC: dưới đây gọi tắt là Công ty góp vốn
3. Người đại diện của ABC tại các Công ty góp vốn là người được Hội đồng quản trị cử để ứng cử hoặc tham gia vào Ban quản lý, điều hành (gồm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, thành viên Ban giám đốc và các chức vụ quản lý khác) tại Công ty góp vốn: dưới đây gọi tắt là Người đại diện
II. NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN:
1. Thực hiện các quyền của cổ đông tại công ty góp vốn theo đúng qui định của pháp luật, điều lệ công ty và chỉ đạo của HĐQT.
2. Tham gia xây dựng điều lệ, các qui chế hoạt động của Công ty góp vốn phù hợp với chủ trương, định hướng, yêu cầu của HĐQT công ty, đảm bảo nguyên tắc tạo thuận lợi tối đa cho ABC tham gia trong quá trình quản lý, điều hành, giám sát hoạt động.
3. Sử dụng các quyền hạn, nghĩa vụ của chức danh đang nắm giữ theo qui định tại điều lệ của Công ty góp vốn theo đúng chỉ đạo của Hội đồng quản trị ABC.
3. Định hướng Công ty góp vốn hoạt động và phát triển theo đúng mục tiêu, định hướng của ABC. Khi phát hiện Công ty góp vốn đi chệch mục tiêu, định hướng của ABC phải báo cáo ngay cho HĐQT và đề xuất giải pháp khắc phục.
4. Theo dõi, giám sát, nắm bắt tình hình hoạt động của Công ty góp vốn về các mặt: định hướng, chiến lược, tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, tình hình nhân sự … và báo cáo kịp thời cho HĐQT ABC khi phát hiện những vấn đề bất thường.
5. Theo dõi, đôn đốc tiến độ góp vốn của các bên tham gia trong Công ty góp vốn theo đúng thời hạn đã thống nhất khi thành lập Công ty.
6. Báo cáo trình HĐQT ABC xem xét quyết định v/v đầu tư tăng vốn hoặc thu hồi vốn đầu tư tại các Công ty góp vốn.
7. Đối với những vấn đề quan trọng của Công ty góp vốn đưa ra thảo luận trong HĐQT, Ban Giám Đốc, Đại hội cổ đông thì người đại diện phải xin ý kiến của HĐQT ABC trước khi họp và biểu quyết. Các vấn đề quan trọng cụ thể như sau:
7.1. Huy động thêm cổ phần, phát hành trái phiếu …
7.2. Phân chia lợi nhuận, cổ tức …
7.3. Sửa đổi điều lệ tổ chức và hoạt động
7.4. Chuyển đổi ngành nghề kinh doanh
7.5. Thay đổi nhân sự chủ chốt (Ban Giám Đốc, Kế toán Trưởng )
7.6. Các vấn đề về mục tiêu, phương hướng, chiến lược, kế hoạch kinh doanh, dự án đầu tư …
8. Trường hợp nhiều người đại diện cùng tham gia Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị ; Ban Giám Đốc ; Ban kiểm soát của Công ty góp vốn thì phải cùng nhau bàn bạc và thống nhất ý kiến trước khi phát biểu và biểu quyết. Việc phát biểu, biểu quyết phải thực hiện theo chỉ đạo chung của HĐQT ABC
Nhiều người đại diện cùng tham gia một bộ phận quản lý (như nhiều người cùng tham gia HĐQT hoặc nhiều người cùng tham gia Ban Kiểm soát) thì người giữ chức vụ cao nhất tại bộ phận này có trách nhiệm chủ trì tập hợp để thống nhất ý kiến, chỉ đạo việc thực hiện báo cáo , phân công lĩnh vực phụ trách của các người đại diện…
9. Thực hiện báo cáo định kỳ (hàng quý và hàng năm) ; báo cáo đột xuất theo yêu cầu của HĐQT ABC hoặc khi phát hiện những vấn đề bất thường về tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính … của Công ty góp vốn.
10. Theo dõi, đôn đốc việc chuyển trả cổ tức được chia từ Công ty góp vốn về tài khoản của ABC
11. Các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị ABC phân công.
III. CHẾ ĐỘ TRÁCH NHIỆM:
1. Chịu trách nhiệm trước HĐQT ABC về các nhiệm vụ được giao .
2. Trường hợp có sai phạm, thiệt hại xảy ra do thiếu trách nhiệm, do không thực hiện đúng ; do lạm dụng chức vụ , quyền hạn được giao thì sẽ bị xử lý hành chính và chịu trách nhiệm bồi thường vật chất theo qui định của pháp luật
IV. QUYỀN HẠN, QUYỀN LỢI CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN:
1. Được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc của ABC cung cấp các thông tin liên quan đến việc góp vốn của ABC để thực hiện các nhiệm vụ được giao
2. Được yêu cầu thuê dịch vụ bên ngòai có kinh nghiệm trình độ chuyên môn phù hợp vào công việc liên quan (pháp lý, kỹ thuật, chiến lược, v.v…) khi thấy cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, giám sát và gia tăng gía trị tài sản của ABC tại Công ty góp vốn.
3. Được hưởng lương, phụ cấp, thưởng và các quyền lợi khác theo qui định trong điều lệ và chế độ do Công ty góp vốn trả
4. Được HĐQT ABC xem xét khen thưởng khi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
V. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN:
1. Báo cáo định kỳ:
1.1. Hàng quý: trước ngày 10 của tháng đầu quý sau, người đại diện báo cáo về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty góp vốn; tình hình thực hiện nhiệm vụ của bản thân tại Công ty góp vốn
1.2. Hàng năm: báo cáo kết quả hoạt động SXKD; tình hình tài chính và kế hạoch năm tiếp theo của Công ty góp vốn trước ngày 15 của tháng đầu năm sau
2. Báo cáo đột xuất:
2.1. Thực hiện theo chỉ đạo của HĐQT hoặc khi phát hiện vấn đề bất thường
VI. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN:
1. Đối với người đại diện: Có trách nhiệm xây dựng mẫu biểu, các chỉ tiêu báo cáo thuộc trách nhiệm của mình để trình HĐQT phê duyệt.
2. Đối với các Ban chức năng: Cung cấp các thông tin liên quan, hỗ trợ cho hoạt động của các người đại diện tại công ty góp vốn.