Quy định tổ chức mừng sinh nhật CBCNV và khách hàng công ty

Mục đích sử dụng

Quy định này được ban hành nhằm thể hiện sự quan tâm của công ty đối với cán bộ – công nhân viên, các cán bộ quản lý tại các công ty góp vốn và các khách hàng, đối tác. Đây là một phần quan trọng trong việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, tạo động lực làm việc cho nhân viên và củng cố mối quan hệ với đối tác. Văn bản này quy định chi tiết về đối tượng được chúc mừng, mức chi, nguồn chi, phương thức chúc mừng và trách nhiệm của từng phòng ban trong việc tổ chức thực hiện.

Ai điền và khi nào

Quy định này được áp dụng cho tất cả các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty, bao gồm Phòng Nhân sự, Phòng Quản trị Đời sống, Phòng Tiếp thị, Phòng Kế toán Tài chính, các Xí nghiệp sản xuất, Xí nghiệp dịch vụ và các đơn vị kinh doanh. Các bộ phận này cần thực hiện quy định khi có nhu cầu tổ chức chúc mừng sinh nhật cho CBCNV hoặc khách hàng. Cụ thể, Phòng Nhân sự có trách nhiệm thống kê danh sách sinh nhật hàng tháng, các đơn vị kinh doanh đề xuất danh sách khách hàng, và Xí nghiệp dịch vụ chịu trách nhiệm chuẩn bị hoa, thiệp, quà tặng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đối tượng (cột 1): Xác định rõ đối tượng thuộc nhóm nào theo quy định. Có 7 nhóm đối tượng chính: Khối Đảng đoàn thể (nhóm 1), Khối Cán bộ quản lý trực thuộc Cty (nhóm 2), TGĐ/PTGĐ/KTT các công ty cổ phần (nhóm 3), Trưởng/Phó đơn vị trực thuộc Xí nghiệp (nhóm 5), CBCNV khác (nhóm 7), Khách hàng đối tác (nhóm 8). Cần kiểm tra kỹ chức danh để xếp đúng nhóm.
2. Mức chi (cột 2): Áp dụng mức chi tương ứng với từng nhóm đối tượng: 100.000đ cho nhóm 1, 2b, 2c, 5; 200.000đ cho nhóm 2a, 3, 8; 50.000đ cho nhóm 7. Lưu ý: nếu một người thuộc nhiều nhóm thì áp dụng mức cao nhất. Mức chi này chưa bao gồm kinh phí thiệp chúc mừng.
3. Nguồn chi (cột 3): Xác định nguồn kinh phí phù hợp: Chi phí quản lý cho nhóm 1, 2, 3; Quỹ thu nhập XN cho nhóm 5; ĐVSX dùng Quỹ thu nhập đơn vị, đơn vị khác dùng Quỹ lương Cty cho nhóm 7; Chi phí bán hàng cho nhóm 8.
4. Phương thức chúc mừng (cột 4): Chọn phương thức phù hợp: Gửi thư điện tử kèm hoa và thiệp về nhà (nhóm 1, 2a); Gửi hoa/quà và thiệp đến cơ quan/nhà riêng (nhóm 3, 8); Thiệp chúc mừng theo mẫu chung do Trưởng đơn vị ký (nhóm 7). Đối với CBCNV ở tỉnh khác, được tính thêm chi phí điện hoa 100.000đ/người.
5. Thiệp chúc mừng: Phải ghi hoặc in lời chúc lịch sự, có chữ ký của cấp trên người được chúc mừng hoặc Phó TGĐ đối với đối tác, khách hàng. Mẫu thiệp do Phòng Tiếp thị thiết kế, thay đổi hàng năm và trình Phó TGĐ/NC phê duyệt.
6. Trách nhiệm thực hiện: Phòng Nhân sự thống kê danh sách sinh nhật các nhóm 1,2,3,4 chuyển cho Phòng Quản trị Đời sống. Các đơn vị kinh doanh đề xuất danh sách khách hàng. Xí nghiệp dịch vụ chuẩn bị hoa, thiệp và tổ chức gửi tặng.

Lưu ý quan trọng

• Mức chi nêu trên chưa bao gồm kinh phí thiệp chúc mừng sinh nhật. Kinh phí thiệp được chi từ chi phí quản lý công ty.
• Đối với cán bộ công tác, sinh sống tại các tỉnh thành khác ngoài TP.HCM: ngoài chi phí mua lẵng hoa và thiệp, được tính thêm chi phí điện hoa 100.000 đồng/người.
• Trường hợp một cá nhân thuộc nhiều nhóm đối tượng khác nhau: áp dụng mức chi theo nhóm có mức cao nhất.
• Thiệp chúc mừng phải ghi hoặc in lời chúc lịch sự, có chữ ký của cấp trên người được chúc mừng hoặc chữ ký của Phó TGĐ đối với sinh nhật của đối tác, khách hàng.
• Thư điện tử chúc mừng chỉ gửi đến Cơ quan TGĐ, Trưởng đơn vị, cá nhân được chúc mừng và CBNV cấp dưới trực tiếp, không gửi rộng rãi các đối tượng khác.
• Các đơn vị tự mua thiệp với định mức không quá 3.000 đồng/thiệp trong thời gian chưa có mẫu thiệp thống nhất toàn công ty.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các nhóm đối tượng, đặc biệt là nhóm 2a (thành viên HĐQT, Ban Kiểm Soát) với nhóm 2b (Trợ lý, Phụ Tá TGĐ) và nhóm 2c (Trưởng, Phó đơn vị). Mỗi nhóm có mức chi và phương thức chúc mừng khác nhau.
• Không cập nhật kịp thời danh sách sinh nhật, dẫn đến bỏ sót hoặc chậm trễ trong việc tổ chức chúc mừng. Phòng Nhân sự và các Xí nghiệp sản xuất cần thường xuyên rà soát và cập nhật.
• Áp dụng sai nguồn chi: ví dụ dùng Chi phí quản lý cho nhóm 7 thay vì Quỹ thu nhập đơn vị hoặc Quỹ lương Cty. Cần kiểm tra kỹ cột "Nguồn chi" trong quy định.
• Quên tính thêm chi phí điện hoa 100.000đ cho CBCNV ở tỉnh thành khác ngoài TP.HCM, dẫn đến thiếu kinh phí thực hiện.
• Gửi thư điện tử chúc mừng quá rộng rãi, không đúng đối tượng nhận theo quy định (chỉ gửi đến Cơ quan TGĐ, Trưởng đơn vị, cá nhân được chúc mừng và CBNV cấp dưới trực tiếp).
• Không thay đổi mẫu thiệp hàng năm hoặc không trình Phó TGĐ/NC phê duyệt mẫu thiệp mới, vi phạm quy định về thiết kế thiệp.