Quy định tổ chức mừng sinh nhật CBCNV và khách hàng

Mục đích sử dụng

Quy định này được ban hành nhằm thể hiện sự quan tâm của công ty đến cán bộ – công nhân viên, các cán bộ quản lý tại các công ty góp vốn và các khách hàng, đối tác của công ty. Đây là một trong những hoạt động văn hóa doanh nghiệp, góp phần xây dựng mối quan hệ gắn kết, thân thiện giữa công ty với người lao động và đối tác. Quy định này áp dụng cho tất cả các đơn vị trực thuộc công ty, bao gồm các phòng ban, xí nghiệp sản xuất và các đơn vị kinh doanh.

Ai điền và khi nào

Quy định này được sử dụng bởi nhiều bộ phận khác nhau trong công ty. Phòng Nhân sự (Phòng NS) là đơn vị chịu trách nhiệm thống kê và cập nhật danh sách ngày sinh nhật của các đối tượng thuộc khối cán bộ quản lý. Phòng Quản trị Đời sống (P.QT ĐS) chịu trách nhiệm chuẩn bị hoa, thiệp và gửi quà. Các đơn vị trực thuộc công ty và xí nghiệp sản xuất sẽ tự tổ chức chúc mừng cho nhân viên thuộc đơn vị mình. Các đơn vị kinh doanh sẽ đề xuất danh sách khách hàng, đối tác được chúc mừng. Quy định này được thực hiện thường xuyên, liên tục trong năm, mỗi khi có cá nhân thuộc đối tượng đến ngày sinh nhật.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đối tượng: Xác định rõ đối tượng được chúc mừng thuộc nhóm nào trong 8 nhóm đã quy định. Ví dụ: nhóm 1 (Khối Đảng, đoàn thể), nhóm 2 (Khối Cán bộ quản lý trực thuộc Cty), nhóm 7 (Các CBCNV khác), nhóm 8 (Khách hàng, đối tác). Cần đối chiếu chức danh thực tế với mô tả trong quy định để phân loại chính xác.
2. Mức chi (đ/người): Áp dụng mức chi tương ứng với từng nhóm đối tượng. Các mức chi gồm 50.000 đồng, 100.000 đồng và 200.000 đồng. Lưu ý: nếu một cá nhân thuộc nhiều nhóm khác nhau, sẽ áp dụng mức chi cao nhất. Mức chi này chưa bao gồm kinh phí mua thiệp chúc mừng.
3. Nguồn chi: Xác định nguồn kinh phí để thực hiện. Nguồn chi bao gồm: Chi phí quản lý (dành cho các nhóm 1, 2, 3, 4), Quỹ thu nhập XN (dành cho nhóm 5), Quỹ thu nhập đơn vị hoặc Quỹ lương Cty (dành cho nhóm 7), Chi phí bán hàng (dành cho nhóm 8). Cần ghi rõ nguồn chi tương ứng để thuận tiện cho việc tạm ứng và quyết toán.
4. Phương thức chúc mừng: Lựa chọn phương thức phù hợp với từng nhóm đối tượng. Các phương thức bao gồm: gửi thư điện tử chúc mừng, gửi hoa và thiệp chúc mừng về nhà, gửi hoa/quà và thiệp đến cơ quan hoặc nhà riêng. Đối với nhóm 7, các đơn vị có thể tự chọn hình thức như thiệp, hoa, quà hoặc tiền mặt.
5. Thông tin cá nhân: Khi lập danh sách, cần thu thập đầy đủ và chính xác các thông tin: họ tên, chức danh, ngày sinh, địa chỉ nhà riêng và nơi công tác. Đối với cán bộ công tác tại các tỉnh thành khác ngoài TP.HCM, cần ghi chú rõ để tính thêm chi phí điện hoa 100.000 đồng/người.
6. Chữ ký trên thiệp: Xác định người ký thiệp chúc mừng. Đối với CBCNV, thiệp phải có chữ ký của cấp trên trực tiếp của người được chúc mừng. Đối với khách hàng, đối tác, thiệp phải có chữ ký của Phó Tổng Giám đốc. Lời chúc trên thiệp phải lịch sự, trang trọng.

Lưu ý quan trọng

• Mức chi nêu trên chưa bao gồm kinh phí mua thiệp chúc mừng. Kinh phí thiệp được chi từ chi phí quản lý công ty, không tính vào mức chi cho từng cá nhân.
• Đối với cán bộ công tác, sinh sống tại các tỉnh thành khác ngoài TP.HCM, ngoài chi phí mua lẵng hoa và thiệp chúc mừng, được tính thêm chi phí điện hoa 100.000 đồng/người.
• Trường hợp một cá nhân thuộc nhiều nhóm đối tượng khác nhau, chỉ áp dụng mức chi cao nhất, không cộng dồn các mức chi.
• Thiệp chúc mừng phải ghi hoặc in lời chúc lịch sự, có chữ ký của cấp trên người được chúc mừng hoặc chữ ký của Phó TGĐ đối với sinh nhật của đối tác, khách hàng.
• Phòng Nhân sự và các đơn vị phải thường xuyên cập nhật danh sách ngày sinh nhật, chức danh, địa chỉ để đảm bảo việc chúc mừng được thực hiện kịp thời, chính xác.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các nhóm đối tượng, dẫn đến áp dụng sai mức chi. Ví dụ: xếp nhầm Trưởng phòng vào nhóm 1 thay vì nhóm 2c, hoặc không phân biệt được giữa CBCNV thông thường (nhóm 7) và cán bộ quản lý (nhóm 2).
• Quên tính chi phí điện hoa cho cán bộ ở tỉnh xa, dẫn đến thiếu kinh phí khi thực hiện. Cần kiểm tra kỹ địa chỉ nơi công tác và nơi ở của từng cá nhân.
• Không cập nhật kịp thời danh sách sinh nhật, dẫn đến bỏ sót hoặc chúc mừng trễ. Các đơn vị cần có lịch nhắc việc và rà soát định kỳ hàng tháng.
• Gửi thư điện tử chúc mừng sai địa chỉ hoặc gửi quá rộng rãi, không đúng đối tượng quy định. Chỉ gửi đến Cơ quan TGĐ, Trưởng đơn vị, cá nhân được chúc mừng và CBNV cấp dưới trực tiếp.
• Thiệp chúc mừng không có chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền. Cần kiểm tra kỹ trước khi gửi đi để đảm bảo tính trang trọng và đúng quy định.