Mẫu quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng nhân sự

Mục đích sử dụng

Mẫu NS-01-BM03 – Quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng là văn bản hành chính nội bộ do Giám đốc điều hành ban hành, nhằm chính thức hóa việc thành lập một hội đồng chịu trách nhiệm tổ chức và giám sát quy trình tuyển dụng cho một vị trí hoặc đợt tuyển dụng cụ thể. Văn bản này xác định rõ thành phần, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên trong hội đồng, đảm bảo việc tuyển dụng diễn ra minh bạch, đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật cũng như nội quy công ty. Đây là cơ sở pháp lý để hội đồng tuyển dụng hoạt động và là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ tuyển dụng của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) soạn thảo dự thảo, sau đó trình lên Giám đốc điều hành ký duyệt và ban hành. Thời điểm điền là ngay sau khi có nhu cầu tuyển dụng chính thức, trước khi tiến hành các bước sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn. Cụ thể, mẫu được sử dụng khi công ty cần tuyển dụng một vị trí mới, thay thế nhân sự, hoặc tổ chức một đợt tuyển dụng số lượng lớn. Nhân viên HCNS chịu trách nhiệm điền các thông tin hành chính, trong khi Giám đốc sẽ quyết định nhân sự và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên hội đồng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Cơ quan / Công ty Cổ phần………: Ghi rõ tên đầy đủ của công ty theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Ví dụ: Công ty Cổ phần ABC Việt Nam.
2. Số: …………/QĐ-…….: Điền số hiệu văn bản theo quy tắc quản lý văn thư của công ty. Thông thường là số thứ tự tăng dần trong năm, ví dụ: 12/QĐ-HĐTD.
3. Hà nội, ngày … tháng … năm 200…: Ghi địa danh và ngày tháng năm ban hành quyết định. Địa danh là nơi đặt trụ sở chính của công ty. Ngày tháng phải là ngày hiện tại hoặc ngày Giám đốc ký.
4. Quyết định về việc thành lập Hội đồng tuyển dụng …..: Điền tên vị trí hoặc đợt tuyển dụng. Ví dụ: “thành lập Hội đồng tuyển dụng vị trí Kế toán trưởng” hoặc “thành lập Hội đồng tuyển dụng đợt 1 năm 2025”.
5. Căn cứ quyết định số ……….v/v bổ nhiệm giám đốc điều hành, ngày………….: Ghi số và ngày của quyết định bổ nhiệm Giám đốc điều hành hiện tại, lấy từ phòng HCNS.
6. Căn cứ bản chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc điều hành số………..: Ghi số hiệu của bản mô tả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc điều hành.
7. Xét đề nghị của Trưởng phòng HCNS: Mục này để nguyên, không cần sửa, thể hiện căn cứ đề xuất từ phòng Nhân sự.
8. Điều 1 – Danh sách thành viên Hội đồng: Liệt kê từng thành viên theo cấu trúc: Họ tên – Chức vụ trong hội đồng (Chủ tịch, Phó chủ tịch, Ủy viên) – Nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ: “1. Ông Nguyễn Văn A – Chủ tịch Hội đồng – Nhiệm vụ: Chỉ đạo chung và ký kết các văn bản tuyển dụng.”
9. Điều 2 – Ủy viên không thường trực: Ghi rõ “Trưởng, Phó các Phòng, Ban và một số chuyên gia được mời”. Phần này thường để mặc định, không cần điền tên cụ thể vì danh sách sẽ được gửi kèm theo thư mời riêng.
10. Điều 3 và Điều 4: Giữ nguyên nội dung mẫu, không sửa đổi. Đây là các điều khoản về nhiệm vụ của hội đồng và trách nhiệm thi hành.
11. Nơi nhận: Đánh dấu “Như điều 4” (tức các cá nhân có tên trong điều 4) và “Lưu: TC-HC” (lưu tại phòng Tổ chức – Hành chính).
12. GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH: Để trống dòng này để Giám đốc ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ số hiệu và ngày tháng của các văn bản căn cứ (quyết định bổ nhiệm, bản chức năng nhiệm vụ) để đảm bảo tính hợp lệ của quyết định.
• Tên thành viên hội đồng phải được viết đúng chính tả, có chức danh và nhiệm vụ rõ ràng, tránh chung chung như “làm nhiệm vụ tuyển dụng”.
• Quyết định phải được đóng dấu treo (dấu công ty) và có chữ ký của Giám đốc điều hành mới có hiệu lực pháp lý.
• Lưu bản gốc tại phòng HCNS và gửi bản sao cho tất cả thành viên hội đồng trước ngày diễn ra tuyển dụng ít nhất 3 ngày làm việc.
• Nếu có thay đổi nhân sự hội đồng sau khi ban hành, phải làm quyết định sửa đổi bổ sung, không được tự ý sửa trực tiếp vào văn bản gốc.

Lỗi thường gặp

• Điền sai số hiệu quyết định bổ nhiệm giám đốc, dẫn đến căn cứ pháp lý không chính xác và có thể bị từ chối khi kiểm tra hồ sơ.
• Không ghi rõ nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên hội đồng, ví dụ chỉ ghi “Ủy viên” mà không nói rõ phụ trách phỏng vấn hay chấm điểm, gây chồng chéo công việc.
• Bỏ sót mục “Nơi nhận” hoặc ghi thiếu “Lưu: TC-HC”, làm mất tính hành chính của văn bản.
• Để ngày tháng năm ban hành trống hoặc ghi ngày không hợp lý (ví dụ ngày nghỉ lễ, ngày chủ nhật), khiến văn bản mất hiệu lực.
• Nhầm lẫn giữa “Hội đồng tuyển dụng” và “Hội đồng thi tuyển” – mẫu này chỉ dùng cho tuyển dụng thông thường, không áp dụng cho thi nâng ngạch hay thi tuyển công chức.