Mẫu mô tả công việc nhân viên kinh doanh chi tiết 2024

Mục đích sử dụng

Mẫu mô tả công việc nhân viên kinh doanh (MTCV) này được thiết kế để chuẩn hóa vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí nhân viên kinh doanh trong doanh nghiệp. Tài liệu này giúp nhân viên mới hiểu rõ công việc cần làm, quyền hạn được trao và tiêu chuẩn đánh giá hiệu suất. Đồng thời, đây là cơ sở để bộ phận nhân sự xây dựng bảng tin tuyển dụng, đánh giá năng lực và lộ trình thăng tiến cho nhân viên. Việc sử dụng mẫu chuẩn cũng giúp doanh nghiệp tránh được các tranh chấp lao động liên quan đến mô tả công việc không rõ ràng.

Ai điền và khi nào

Mẫu này do Trưởng phòng Kinh doanh hoặc Trưởng nhóm bán hàng soạn thảo, sau đó được Giám đốc hoặc người phụ trách nhân sự phê duyệt. Thời điểm điền mẫu là khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân viên kinh doanh mới, hoặc khi cần cập nhật lại mô tả công việc cho phù hợp với chiến lược kinh doanh hiện tại. Ngoài ra, mẫu cũng được sử dụng trong quá trình đánh giá định kỳ hàng năm để điều chỉnh nhiệm vụ và tiêu chuẩn công việc cho nhân viên hiện hữu. Nhân viên kinh doanh không tự điền mẫu này, nhưng có trách nhiệm đọc, hiểu và ký xác nhận sau khi được phổ biến.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận/Phòng bán hàng/bộ phận kinh doanh: Ghi rõ tên phòng ban cụ thể, ví dụ: "Phòng Kinh doanh nội địa" hoặc "Phòng Kinh doanh xuất khẩu". Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cần ghi thêm tên chi nhánh để tránh nhầm lẫn.
2. Chức danh: Ghi chính xác chức danh là "Nhân viên kinh doanh". Không viết tắt hoặc thay thế bằng các chức danh khác như "Chuyên viên kinh doanh" nếu chưa được phê duyệt.
3. Mã công việc: Điền mã số duy nhất cho vị trí này, ví dụ "BH-KD-NVKD". Mã này thường được quy ước theo hệ thống quản lý nhân sự của công ty, giúp tra cứu nhanh trong hồ sơ và bảng lương.
4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi chức danh của người quản lý trực tiếp nhân viên kinh doanh, thường là "Trưởng nhóm kinh doanh" hoặc "Trưởng phòng kinh doanh". Mục này xác định ai sẽ đánh giá và hướng dẫn nhân viên hàng ngày.
5. Nhiệm vụ: Liệt kê chi tiết các đầu việc chính, bắt đầu bằng động từ hành động. Mỗi nhiệm vụ nên được mô tả ngắn gọn, rõ ràng, bao gồm: duy trì quan hệ khách hàng, lập kế hoạch công tác, nắm rõ sản phẩm, tiếp xúc khách hàng, soạn thảo hợp đồng, đốc thúc thực hiện hợp đồng, xử lý khiếu nại, theo dõi thanh toán và chăm sóc khách hàng.
6. Quyền hạn: Ghi rõ các quyền mà nhân viên được phép thực hiện, ví dụ: "Đề xuất phương án thực hiện hợp đồng với khách hàng" và "Đề xuất các phương án tiếp cận khách hàng hiệu quả". Quyền hạn phải đi kèm với trách nhiệm và giới hạn cụ thể.
7. Báo cáo uỷ quyền: Xác định rõ ai là người nhận báo cáo công việc, thường là "Trưởng kênh bán hàng" hoặc "Trưởng phòng kinh doanh". Mục này giúp thiết lập luồng thông tin và trách nhiệm giải trình.
8. Tiêu chuẩn công việc: Liệt kê các yêu cầu về trình độ học vấn (Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại, Marketing), kỹ năng (thành thạo vi tính văn phòng), phẩm chất (nhiệt tình, năng động, nhạy bén) và kinh nghiệm (ít nhất 1 năm kinh doanh).

Lưu ý quan trọng

• Mẫu mô tả công việc này cần được cập nhật định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm một lần để phù hợp với sự thay đổi của thị trường và chiến lược kinh doanh.
• Khi điền mục "Nhiệm vụ", cần ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất lên đầu, vì đây là cơ sở để xây dựng KPI và đánh giá hiệu suất.
• Mục "Quyền hạn" phải được cân nhắc kỹ lưỡng, không nên trao quyền quá rộng hoặc quá hẹp so với trách nhiệm, tránh tình trạng lạm quyền hoặc thiếu quyền để hoàn thành công việc.
• Tiêu chuẩn công việc cần được viết cụ thể, có thể đo lường được, ví dụ thay vì "sử dụng thành thạo vi tính" nên ghi "sử dụng thành thạo Excel, Word và phần mềm CRM".
• Sau khi hoàn thành, mẫu cần được gửi cho bộ phận nhân sự để lưu trữ và sử dụng trong quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá.

Lỗi thường gặp

• Mô tả nhiệm vụ chung chung: Nhiều người điền mẫu chỉ viết "bán hàng" hoặc "chăm sóc khách hàng" mà không nêu rõ quy trình cụ thể, dẫn đến nhân viên mới không hiểu phải làm gì đầu tiên.
• Bỏ sót quyền hạn: Một số mẫu chỉ liệt kê nhiệm vụ mà không có mục quyền hạn, khiến nhân viên không biết mình được phép quyết định đến đâu, gây ách tắc công việc.
• Tiêu chuẩn công việc không thực tế: Yêu cầu quá cao (ví dụ: 5 năm kinh nghiệm cho vị trí nhân viên) hoặc quá thấp so với thị trường, dẫn đến khó tuyển dụng hoặc tuyển được người không đáp ứng yêu cầu.
• Không cập nhật mã công việc: Mã công việc bị trùng lặp hoặc sai quy tắc, gây khó khăn cho việc quản lý hồ sơ nhân sự và tính lương.
• Thiếu mục báo cáo uỷ quyền: Không xác định rõ ai là người quản lý trực tiếp, dẫn đến tình trạng nhân viên báo cáo cho nhiều người hoặc không biết báo cáo cho ai.