Hướng dẫn điền mẫu 6 MTCV giám sát bán hàng đại lý

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "6 MTCV giám sát bán hàng đại lý" được thiết kế để chuẩn hóa và lưu trữ thông tin mô tả công việc của vị trí Giám sát bán hàng đại lý trong bộ phận bán hàng. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp phòng Nhân sự và quản lý trực tiếp xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn, tiêu chuẩn tuyển dụng và các báo cáo liên quan đến vị trí này. Việc sử dụng biểu mẫu thống nhất giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh, đánh giá và quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả, đồng thời hỗ trợ nhân viên mới hiểu rõ phạm vi công việc của mình ngay từ đầu.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này thường do Trưởng kênh bán hàng đại lý hoặc cán bộ quản lý trực tiếp của vị trí Giám sát bán hàng đại lý chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền biểu mẫu là khi có nhu cầu tuyển dụng mới cho vị trí này, khi cần cập nhật lại mô tả công việc do thay đổi quy trình hoặc cơ cấu tổ chức, hoặc khi đánh giá lại hiệu quả công việc định kỳ. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng trong quá trình xây dựng khung năng lực và đào tạo nội bộ cho đội ngũ giám sát bán hàng đại lý.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận: Ghi rõ "Phòng bán hàng" hoặc tên phòng ban cụ thể mà vị trí này trực thuộc. Đây là thông tin cơ bản để xác định vị trí trong sơ đồ tổ chức.
2. Chức danh: Nhập chính xác "Giám sát bán hàng đại lý". Không viết tắt hoặc thay đổi tên chức danh để tránh nhầm lẫn trong hệ thống nhân sự.
3. Mã công việc: Điền mã "BH-GSBH" như đã quy định. Mã này giúp nhận diện nhanh vị trí trong các báo cáo và hệ thống quản lý nhân sự.
4. Cán bộ quản lý trực tiếp: Ghi rõ chức danh "Trưởng kênh bán hàng đại lý" hoặc tên người quản lý trực tiếp nếu có. Thông tin này xác định cấp báo cáo và quyền hạn.
5. Trách nhiệm: Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ chính như quản lý 4 đại lý, lưu giữ danh sách đại lý, kiểm tra đại lý 2 lần/tháng, thực hiện chăm sóc khách hàng, theo dõi hàng nhập xuất, hỗ trợ trưng bày sản phẩm, theo dõi công nợ, triển khai khuyến mãi, theo dõi doanh thu, thu thập thông tin đối thủ, theo dõi tài sản công ty, đánh giá đại lý định kỳ và tìm kiếm thay thế đại lý.
6. Báo cáo uỷ quyền: Ghi rõ quy trình báo cáo khi không thực hiện được công việc: "Toàn bộ các công việc không thực hiện được thì phải báo cáo Trưởng kênh bán hàng xử lý."
7. Tiêu chuẩn công việc: Điền đầy đủ các yêu cầu về trình độ (tốt nghiệp lớp 12 trở lên), kinh nghiệm (ít nhất 2 năm bán hàng), kỹ năng (quản lý, giám sát, giao tiếp tốt, vi tính văn phòng) và ngoại ngữ (tiếng Anh trình độ A).

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ mã công việc "BH-GSBH" để đảm bảo khớp với danh sách mã công việc của công ty, tránh sai sót trong hệ thống.
• Phần trách nhiệm cần được mô tả cụ thể, rõ ràng, tránh chung chung. Mỗi nhiệm vụ nên có tần suất thực hiện (ví dụ: 2 lần/tháng, 2 lần/năm) để dễ dàng đánh giá hiệu suất.
• Khi điền tiêu chuẩn công việc, cần đảm bảo các yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với thực tế công việc, không quá cao hoặc quá thấp so với nhu cầu.
• Lưu ý rằng biểu mẫu này có thể được sử dụng làm cơ sở để xây dựng bảng lương, kế hoạch đào tạo và lộ trình thăng tiến, vì vậy cần điền chính xác và đầy đủ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn mã công việc: Một số người dùng có thể nhập sai mã do không kiểm tra kỹ, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và báo cáo.
• Bỏ sót nhiệm vụ quan trọng: Nhiều người chỉ liệt kê vài nhiệm vụ chính mà quên các nhiệm vụ như theo dõi tài sản công ty, tìm kiếm thay thế đại lý hoặc báo cáo uỷ quyền.
• Mô tả tiêu chuẩn công việc quá sơ sài: Chỉ ghi "tốt nghiệp lớp 12" mà không đề cập đến kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết, làm giảm giá trị của biểu mẫu trong tuyển dụng.
• Không cập nhật thông tin quản lý trực tiếp: Khi có sự thay đổi nhân sự, người điền thường quên cập nhật tên cán bộ quản lý trực tiếp, gây nhầm lẫn trong quy trình báo cáo.
• Viết tắt không đúng quy định: Sử dụng các từ viết tắt không chuẩn như "GSBH" thay vì "Giám sát bán hàng đại lý" hoặc "BH-GSBH" không đúng mã.