Mục đích sử dụng

Mẫu "Giấy đề nghị tạm ứng tiền đi công trình" được sử dụng khi nhân viên cần ứng trước một khoản tiền từ công ty để thực hiện các nhiệm vụ, công việc tại công trình. Khoản tạm ứng này nhằm trang trải các chi phí phát sinh trong quá trình thi công như di chuyển, lưu trú, mua vật tư hoặc thuê dịch vụ. Việc lập giấy đề nghị tạm ứng giúp công ty kiểm soát dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch và hợp lý cho mọi khoản chi. Đây là thủ tục bắt buộc trước khi nhân viên nhận tiền để đi công tác hoặc thi công công trình.

Ai điền và khi nào

Người điền mẫu này là nhân viên hoặc trưởng nhóm thi công có nhu cầu tạm ứng tiền để thực hiện công việc tại công trình. Thời điểm điền là trước khi bắt đầu chuyến đi công tác hoặc trước khi phát sinh các chi phí cần thanh toán ngay. Mẫu cần được hoàn thành và gửi lên cấp quản lý, lãnh đạo công ty và phòng tài chính để xét duyệt ít nhất 1-2 ngày làm việc trước khi nhận tiền. Nhân viên mới cần lưu ý hỏi kỹ bộ phận hành chính hoặc kế toán về quy trình nộp và thời gian xử lý để tránh chậm trễ công việc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số công văn (S: ....../n m/T/Ctelecom-Cmobile -TTTH): Điền số văn bản do phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư cấp. Nếu chưa có số, để trống và sẽ được cấp sau khi trình ký.
2. Địa danh và ngày tháng (Hà n i, ngày ....... tháng ....... n m ...........): Ghi rõ địa danh là "Hà Nội" và ngày, tháng, năm hiện tại khi lập giấy đề nghị.
3. Công trình (CÔNG TRÌNH:…………………………….): Ghi tên công trình cụ thể mà bạn sẽ thực hiện nhiệm vụ, ví dụ: "Công trình lắp đặt trạm BTS tại Hưng Yên".
4. Họ và tên người tạm ứng (H và tên ng i t m ng:): Ghi đầy đủ họ và tên của người đề nghị tạm ứng (chính là bạn).
5. Đơn vị (n v : Trung tâm ....................................): Ghi tên đơn vị trực thuộc, ví dụ: "Trung tâm Công nghệ thông tin" hoặc "Trung tâm Dịch vụ kỹ thuật".
6. Số tiền đề nghị tạm ứng (ngh t m ng s ti n:): Ghi rõ số tiền bằng số, ví dụ: "5.000.000".
7. Bằng chữ (B ng ch :): Viết số tiền bằng chữ, ví dụ: "Năm triệu đồng chẵn".
8. Hình thức thanh toán (Hình th c thanh toán:): Đánh dấu chọn một trong hai: "Tiền mặt" hoặc "Chuyển khoản". Nếu chọn chuyển khoản, ghi rõ số tài khoản thụ hưởng.
9. Nội dung tạm ứng (N I DUNG T M NG): Ghi rõ mục đích tạm ứng, ví dụ: "Tạm ứng chi phí đi công trình lắp đặt thiết bị tại tỉnh Bắc Ninh".
10. Tên dự án (Tên d án:): Ghi tên dự án nếu có, ví dụ: "Dự án mở rộng mạng lưới 4G".
11. Tên công trình (Tên công trình:): Ghi lại tên công trình (có thể giống mục trên).
12. Trưởng nhóm thi công (Tr ng nhóm thi công:): Ghi họ tên trưởng nhóm phụ trách thi công tại công trình.
13. Dự kiến chi phí (D KI N CHI PHÍ): Liệt kê chi tiết từng khoản mục chi phí dự kiến: tiền tàu xe, công tác phí, mua vật tư, thuê gia công, thuê vận chuyển, chi phí khác. Mỗi mục ghi số tiền tương ứng vào ô bên cạnh. Tổng cộng các khoản phải khớp với số tiền đề nghị tạm ứng.
14. Xác nhận của Trung tâm, Người đề nghị, Lãnh đạo công ty, Phòng Tài chính: Các mục này dành cho các bên liên quan ký và xác nhận sau khi xét duyệt. Người đề nghị ký vào ô "NG I NGH".

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được điền các mục có thật trong biểu mẫu, không tự ý thêm hoặc bỏ sót trường nào.
• Số tiền tạm ứng phải phù hợp với dự toán chi phí đã được phê duyệt hoặc ước tính hợp lý.
• Mỗi khoản chi phí trong phần "Dự kiến chi phí" cần có căn cứ rõ ràng, tránh khai báo thiếu trung thực.
• Hình thức thanh toán cần thống nhất với quy định của công ty và khả năng nhận tiền của người đề nghị.
• Chữ ký của người đề nghị phải là chữ ký tươi, không được photocopy hoặc ký thay.
• Giấy đề nghị cần được trình ký đầy đủ trước khi nhận tiền, nếu thiếu chữ ký của lãnh đạo hoặc phòng tài chính sẽ không được giải ngân.

Lỗi thường gặp

• Không ghi rõ tên công trình hoặc tên dự án, dẫn đến khó xác định mục đích sử dụng tiền.
• Điền sai số tiền bằng chữ và bằng số không khớp nhau, gây nhầm lẫn khi xét duyệt.
• Bỏ sót phần "Dự kiến chi phí" hoặc chỉ ghi tổng số mà không chi tiết từng khoản, làm giảm tính thuyết phục.
• Chọn hình thức thanh toán "Chuyển khoản" nhưng không ghi số tài khoản hoặc ghi sai số tài khoản.
• Không để trống các ô dành cho lãnh đạo và phòng tài chính, tự ý điền hoặc ký thay vào các ô này.
• Ghi ngày tháng không chính xác hoặc để ngày trong quá khứ, gây rắc rối về mặt thủ tục kế toán.