Mục đích sử dụng

Biểu mẫu Sơ yếu cầu vật tư được sử dụng để xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho một công trình, dự án hoặc lệnh sản xuất cụ thể. Mục đích chính là giúp các bộ phận liên quan như Phòng Kinh doanh, Phòng Vật tư Thiết bị và đơn vị sản xuất thống nhất về số lượng, chủng loại vật tư trước khi tiến hành cấp phát. Biểu mẫu này đảm bảo việc sử dụng vật tư đúng định mức, tránh lãng phí và kiểm soát chặt chẽ nguồn lực đầu vào. Đây là căn cứ quan trọng để kho xuất hàng và kế toán theo dõi chi phí sản xuất.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đơn vị thực hiện (thường là bộ phận sản xuất hoặc quản lý dự án) lập và điền. Thời điểm điền là trước khi bắt đầu thi công hoặc sản xuất, dựa trên lệnh sản xuất hoặc kế hoạch công trình đã được phê duyệt. Sau khi điền xong, biểu mẫu sẽ được chuyển lên Phòng Kinh doanh/Phòng Vật tư Thiết bị để kiểm tra, sau đó trình Phụ trách đơn vị sản xuất xác nhận và cuối cùng là Duyệt cấp. Nhân viên mới cần lưu ý chỉ điền biểu mẫu khi có căn cứ rõ ràng từ lệnh sản xuất hoặc hợp đồng dự án.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên bộ phận, phòng ban hoặc đội sản xuất chịu trách nhiệm lập phiếu cầu vật tư này. Ví dụ: "Đội thi công số 1" hoặc "Phân xưởng A".
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập phiếu cầu vật tư. Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/03/2025.
3. Tên công trình dự án thực hiện: Ghi đầy đủ tên công trình, dự án hoặc hạng mục cần vật tư. Nếu tên dài, có thể xuống dòng nhưng phải rõ ràng, chính xác.
4. Mã số dự án: Ghi mã số dự án được cấp từ phòng Kế hoạch hoặc phòng Dự án. Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu và theo dõi chi phí.
5. Căn cứ lệnh sản xuất số và Ngày: Ghi số hiệu lệnh sản xuất và ngày ban hành lệnh đó. Đây là cơ sở pháp lý cho việc yêu cầu vật tư.
6. Đơn vị đặt hàng: Ghi tên khách hàng hoặc đơn vị đã đặt hàng sản phẩm/dịch vụ liên quan đến dự án này.
7. Xuất tại kho: Ghi tên kho sẽ xuất vật tư (ví dụ: Kho vật tư chính, K1, K2...).
8. TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư trong bảng.
9. Tên và quy cách vật tư: Ghi chính xác tên vật tư và quy cách kỹ thuật (kích thước, chủng loại, mã hàng). Ví dụ: "Thép phi 12mm, mác CT3".
10. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của vật tư như: kg, m, cái, bộ, tấm, lít...
11. Định mức: Ghi định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm (nếu có). Thông tin này thường lấy từ tài liệu kỹ thuật.
12. Tổng nhu cầu: Tính tổng số lượng vật tư cần dùng cho toàn bộ khối lượng công việc. Công thức: Tổng nhu cầu = Định mức x Số lượng sản phẩm.
13. Vật tư duyệt: Mục này do cấp duyệt điền, ghi số lượng vật tư thực tế được phép xuất.
14. Ghi chú: Ghi thêm thông tin cần lưu ý như vật tư thay thế, yêu cầu đặc biệt về chất lượng, hoặc lý do điều chỉnh.
15. Thống kê (P.KD/P.VTTH, Phụ trách đơn vị SX, Duyệt cấp): Các cột này dành cho các bộ phận liên quan ký xác nhận. Người lập phiếu không điền vào đây.

Lưu ý quan trọng

• Phải ghi đầy đủ và chính xác mã số dự án và số lệnh sản xuất, vì đây là căn cứ để đối chiếu và hạch toán chi phí.
• Không được tự ý thay đổi định mức vật tư nếu chưa có sự phê duyệt của bộ phận kỹ thuật hoặc quản lý.
• Đơn vị tính (ĐVT) phải thống nhất trong toàn bộ biểu mẫu, tránh nhầm lẫn giữa các loại đơn vị như kg và tấn, mét và km.
• Chỉ điền các vật tư thực sự cần thiết cho công trình/dự án, không thêm vật tư dự phòng trừ khi được yêu cầu.
• Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi các bên liên quan trước khi trình duyệt, thiếu chữ ký sẽ bị trả lại.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai mã số dự án hoặc nhầm lẫn giữa các dự án khác nhau, dẫn đến xuất nhầm kho hoặc sai chi phí.
• Không ghi rõ quy cách vật tư, ví dụ chỉ ghi "thép" mà không ghi phi bao nhiêu, dẫn đến nhận sai chủng loại.
• Tính sai tổng nhu cầu do nhân hoặc cộng sai số liệu, gây thiếu hoặc thừa vật tư khi sản xuất.
• Bỏ sót cột "Định mức" hoặc điền định mức không đúng với tài liệu kỹ thuật, làm sai lệch kế hoạch cấp phát.
• Điền thiếu thông tin ở mục "Đơn vị đặt hàng" hoặc "Xuất tại kho", gây khó khăn cho thủ kho khi xuất hàng.
• Không kiểm tra lại chữ ký của các bộ phận thống kê, dẫn đến phiếu bị từ chối khi trình duyệt cấp.