Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Hồ sơ hoàn công" được sử dụng để tổng hợp và ghi nhận toàn bộ thông tin về quá trình thi công, lắp đặt hệ thống công nghệ thông tin tại công trình. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, làm căn cứ để chủ đầu tư và nhà thầu xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành, đối chiếu với thiết kế ban đầu. Hồ sơ này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ các hạng mục thi công, từ mô hình mạng, danh mục thiết bị đến khối lượng vật tư thực tế. Đồng thời, nó là cơ sở để nghiệm thu, thanh quyết toán hợp đồng và bảo hành, bảo trì sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật hoặc quản lý dự án của nhà thầu thi công lập. Người điền cần có kiến thức chuyên môn về hệ thống mạng và thiết bị tin học để mô tả chính xác các thông số kỹ thuật. Hồ sơ được lập ngay sau khi hoàn thành việc thi công, lắp đặt toàn bộ hệ thống tại công trình, trước khi tiến hành nghiệm thu bàn giao cho chủ đầu tư. Thời điểm lập hồ sơ là khi mọi hạng mục đã được kiểm tra, vận hành ổn định và sẵn sàng đưa vào sử dụng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. CÔNG TRÌNH: Ghi tên đầy đủ của công trình, dự án nơi hệ thống được lắp đặt. Ví dụ: "Hệ thống mạng nội bộ Tòa nhà Văn phòng ABC".
2. CHỦ ĐẦU TƯ CÔNG TRÌNH: Ghi tên chính xác của tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu công trình, đơn vị đã ký hợp đồng thi công.
3. NHÀ THẦU: Ghi tên công ty của bạn (đơn vị thi công) – CÔNG TY ABC, bao gồm địa chỉ và mã số thuế nếu có yêu cầu.
4. NĂM: Ghi năm hoàn thành thi công và lập hồ sơ hoàn công (ví dụ: 2024).
5. I. Mô hình mạng, dịch vụ thực tế triển khai: Mô tả chi tiết cấu trúc mạng đã lắp đặt thực tế. Bao gồm bản vẽ kỹ thuật (tham khảo HD.CT-IN.13.01), liệt kê các thay đổi so với thiết kế ban đầu (nếu có) và giải trình lý do. Nêu rõ các thông số kỹ thuật như địa chỉ IP, gateway, tên thiết bị, cổng kết nối.
6. II. Danh mục các thiết bị bàn giao và phân bố thiết bị: Lập bảng thống kê tất cả thiết bị (switch, router, server, máy tính...) bàn giao cho khách hàng. Ở mục "Phân bố thiết bị", ghi rõ số lượng, chủng loại từng thiết bị, vị trí lắp đặt cụ thể (tầng, phòng, tủ rack) và đơn vị quản lý.
7. III. Khối lượng thi công: Thống kê toàn bộ khối lượng thiết bị, vật tư đã lắp đặt (cáp mạng, jack, ống gen, mặt bích...). Cần ghi rõ số lượng, đơn vị tính (mét, cái, bộ) cho từng loại vật tư.
8. IV. Các tài liệu có liên quan (nếu có): Liệt kê các biên bản kèm theo như biên bản bàn giao thiết bị, biên bản xác nhận khối lượng, biên bản thay đổi thiết kế có xác nhận của chủ đầu tư. Ghi rõ số hiệu, ngày tháng của từng biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống. Nếu mục nào không có nội dung thì ghi "Không có" hoặc "Không áp dụng".
• Bản vẽ kỹ thuật phải được lập theo đúng hướng dẫn HD.CT-IN.13.01, thể hiện chính xác sơ đồ mạng thực tế.
• Mọi thay đổi so với thiết kế ban đầu đều phải được ghi nhận, giải trình lý do và có xác nhận đồng ý bằng văn bản của chủ đầu tư.
• Các thông số kỹ thuật (IP, gateway, tên thiết bị) phải được kiểm tra kỹ, đảm bảo khớp với cấu hình thực tế đang vận hành trên hệ thống.
• Danh mục thiết bị bàn giao cần được đối chiếu với thực tế và biên bản bàn giao để tránh sai sót về số lượng, chủng loại.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên công trình hoặc tên chủ đầu tư, dẫn đến hồ sơ không có giá trị pháp lý khi nghiệm thu.
• Bỏ sót mục "Các thay đổi so với thiết kế", gây khó khăn khi đối chiếu và nghiệm thu sau này.
• Không liệt kê đầy đủ các tài liệu kèm theo (biên bản bàn giao, biên bản xác nhận khối lượng), làm thiếu căn cứ pháp lý cho hồ sơ.
• Nhầm lẫn giữa thông số thiết kế và thông số thực tế, đặc biệt là địa chỉ IP và gateway, gây sai lệch toàn bộ hồ sơ.
• Không ghi rõ vị trí lắp đặt thiết bị trong mục "Phân bố thiết bị", khiến việc quản lý và bảo trì sau này gặp khó khăn.