Mục đích sử dụng

Mẫu "Giấy đề nghị thanh toán thiết bị viễn thông thiết bị tin học" được sử dụng để đề nghị Công ty thanh toán các chi phí liên quan đến công trình lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị viễn thông và tin học. Biểu mẫu này giúp tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện công trình, bao gồm chi phí công tác phí (phụ cấp, nhà nghỉ, đi lại), chi phí nguyên vật liệu, dịch vụ thuê ngoài và các chi phí khác. Đây là căn cứ pháp lý để bộ phận tài chính – kế toán xem xét và thực hiện thanh toán cho cá nhân hoặc nhóm thực hiện công trình.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người trực tiếp thực hiện công trình hoặc người được phân công kê thanh toán điền sau khi công việc đã hoàn thành. Thông thường, người điền là kỹ thuật viên, trưởng nhóm thi công hoặc cán bộ phụ trách công trình. Thời điểm điền là ngay sau khi kết thúc công việc thực tế tại hiện trường, trước khi trình lãnh đạo Trung tâm và Phòng Tài chính phê duyệt. Biểu mẫu cần được hoàn thiện và nộp trong vòng 5-7 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành công trình để đảm bảo tiến độ thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số công trình và thông tin chung: Ghi rõ số công trình theo định dạng “Số: …/năm/ĐNTT/”. Điền tên công trình, loại thiết bị viễn thông (ví dụ: thiết bị quang SDH, DM10002G, SIS, CTR 210, DXR, NERA) và số lượng từng loại thiết bị (tính bằng “đầu”).
2. Nhóm thực hiện và thời gian: Ghi họ tên các thành viên trong nhóm thi công. Điền ngày bắt đầu và ngày kết thúc công trình theo định dạng ngày/tháng/năm.
3. Căn cứ và phân công: Ghi rõ nhiệm vụ Công ty giao cho Trung tâm, tên người được phân công và địa điểm thi công (BĐT lần thứ mấy, năm nào).
4. Phần I – Chi phí công trình thanh toán: Kê khai chi tiết các khoản mục A (công tác phí) và B (chi phí khác). Mỗi mục cần ghi rõ số tiền tương ứng vào cột “Số tiền”. Tổng cộng A và B được tính tự động hoặc điền thủ công vào ô “Tổng cộng chi thanh toán (A+B)”.
5. Phần II – Tiền đã tạm ứng: Liệt kê các phiếu tạm ứng đã nhận từ Công ty, bao gồm ngày tạm ứng, số phiếu và số tiền. Dòng “Tổng tạm ứng” là tổng số tiền đã nhận trước đó.
6. Phần III – Số tiền đề nghị thanh toán: Lấy tổng chi phí (A+B) trừ đi tổng tạm ứng (Phần II). Ghi số tiền bằng số và bằng chữ. Ví dụ: “5.000.000 đồng (Bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn)”.
7. Bảng kê diễn giải chi phí thanh toán cụ thể: Điền chi tiết từng loại chi phí: phụ cấp công tác phí (theo từng lắp trạm, nhân lực, ngày công, mức tiền), chi phí đi lại, nhà nghỉ, vật tư, thuê vận chuyển và chi phí khác. Mỗi dòng cần có lý do chi, số hóa đơn chứng từ kèm theo và số tiền cụ thể.

Lưu ý quan trọng

• Tất cả các số tiền phải được ghi rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, phải ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa hoặc làm lại biểu mẫu mới.
• Mỗi khoản chi phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ (hóa đơn VAT, phiếu thu, biên lai) đính kèm. Số hóa đơn phải được ghi chính xác vào cột tương ứng.
• Phần “Ngày công” trong bảng kê phải khớp với thời gian thực tế thi công. Không được kê khống ngày công.
• Biểu mẫu phải có đầy đủ chữ ký của các bên: Người đi công trình, Người kê thanh toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính và Lãnh đạo Công ty. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, hồ sơ sẽ bị trả lại.
• Địa điểm và ngày tháng ký phải được ghi cuối biểu mẫu (Hà Nội, ngày… tháng… năm…).

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa “Tổng tạm ứng” và “Số tiền đề nghị thanh toán”: Nhiều người điền tổng chi phí vào ô số tiền đề nghị mà quên trừ đi phần đã tạm ứng, dẫn đến sai số liệu.
• Bỏ sót cột “Số hóa đơn” hoặc ghi sai số hóa đơn: Khi kiểm tra, kế toán không đối chiếu được chứng từ, hồ sơ bị từ chối thanh toán.
• Kê khai ngày công không khớp với thời gian thực tế: Ví dụ ghi ngày công nhiều hơn số ngày thi công thực tế, gây mất uy tín và bị yêu cầu giải trình.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên phê duyệt: Đặc biệt là chữ ký của Lãnh đạo Công ty hoặc Phòng Tài chính, khiến hồ sơ không hợp lệ.
• Ghi số tiền bằng chữ không thống nhất với số tiền bằng số: Ví dụ ghi số “5.000.000” nhưng bằng chữ lại viết “Năm trăm nghìn đồng”, gây hiểu lầm nghiêm trọng.