Hướng dẫn điền biên bản xác nhận khối lượng thi công

Mục đích sử dụng

Biên bản xác nhận vật tư và khối lượng công việc là văn bản pháp lý quan trọng trong quá trình thi công, lắp đặt thiết bị hoặc cung cấp dịch vụ tin học. Mục đích chính của biên bản này là ghi nhận chi tiết số lượng, chủng loại, tình trạng của vật tư, máy móc, thiết bị được bàn giao giữa hai bên. Đồng thời, biên bản xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành, làm cơ sở để thanh toán, nghiệm thu và giải quyết tranh chấp nếu có. Đây là chứng từ không thể thiếu trong quy trình quản lý dự án và cung cấp dịch vụ tin học tại Công ty Cổ phần ABC.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên tham gia giao nhận cùng điền và ký xác nhận. Bên giao (Bên B) là Công ty Cổ phần Viễn ABC – đơn vị cung cấp vật tư, thiết bị. Bên nhận (Bên A) là khách hàng hoặc đơn vị thụ hưởng dịch vụ. Biên bản được lập ngay tại thời điểm bàn giao thực tế, sau khi kiểm đếm và xác nhận tình trạng hàng hóa. Thời điểm lập biên bản thường là khi hàng về đến địa điểm lắp đặt, trước khi tiến hành lắp ráp hoặc kiểm tra cấu hình chi tiết.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/BBBG/CT-ABC/Cis. Ví dụ: 01/2025/BBBG/CT-ABC/Cis.
2. Căn cứ hợp đồng: Ghi số hợp đồng và ngày ký hợp đồng chính giữa hai bên. Đây là căn cứ pháp lý để thực hiện việc giao nhận.
3. Thời gian và địa điểm: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm và địa chỉ cụ thể nơi diễn ra việc giao nhận thiết bị.
4. Thông tin bên giao (Bên B): Điền đầy đủ họ tên người đại diện, chức vụ, địa chỉ công ty, số điện thoại và fax. Mặc định Bên B là Công ty Cổ phần Viễn ABC.
5. Thông tin bên nhận (Bên A): Ghi chính xác tên đơn vị nhận, họ tên người đại diện, chức vụ, địa chỉ, điện thoại và fax.
6. Bảng kê vật tư (Điều 1): Liệt kê chi tiết từng loại vật tư theo các cột: STT, Tên vật tư, Số lượng, Đơn vị tính, Địa điểm lắp đặt. Kiểm tra kỹ số lượng thực tế trước khi ghi.
7. Tình trạng máy móc (Điều 2): Đánh dấu vào ô phù hợp: bao bì còn nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, đúng số S/N. Ghi rõ đã kiểm tra cấu hình hay chưa.
8. Tài liệu kèm theo (Điều 3): Ghi số lượng phiếu bảo hành, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ đi kèm theo từng thiết bị.
9. Cấu hình thiết bị (Điều 4.1): Mô tả ngắn gọn cấu hình kỹ thuật của thiết bị nếu đã kiểm tra.
10. Ký xác nhận: Đại diện hai bên ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) tại phần cuối biên bản.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 08 bản, mỗi bên giữ 04 bản có giá trị pháp lý như nhau. Không làm mất hoặc sửa chữa sau khi đã ký.
• Toàn bộ thông tin về số lượng, chủng loại, số S/N phải khớp với thực tế và hóa đơn chứng từ kèm theo. Sai sót nhỏ cũng có thể gây rắc rối về sau.
• Trường hợp chưa kiểm tra cấu hình chi tiết, phải ghi rõ "chưa kiểm tra" tại Điều 2.2 để tránh khiếu nại về chất lượng sau này.
• Địa điểm lắp đặt phải ghi cụ thể (tòa nhà, tầng, phòng) để thuận tiện cho việc bàn giao và lắp đặt thực tế.
• Người đại diện ký biên bản phải đúng thẩm quyền theo quy định của công ty, có giấy ủy quyền nếu cần.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai số hợp đồng căn cứ, dẫn đến biên bản không có giá trị pháp lý khi đối chiếu.
• Không kiểm tra kỹ số lượng thực tế dẫn đến ghi sai số lượng trong bảng kê, gây thất thoát tài sản.
• Bỏ sót thông tin về tình trạng bao bì hoặc số S/N, khiến sau này không xác định được thiết bị lỗi do bên nào.
• Ký biên bản khi chưa có đầy đủ chữ ký của cả hai bên, hoặc người ký không đúng thẩm quyền.
• Không ghi rõ địa điểm lắp đặt dẫn đến nhầm lẫn khi triển khai thi công thực tế.
• Lập biên bản sau khi đã giao nhận hàng nhiều ngày, gây khó khăn cho việc xác nhận tình trạng thực tế.