Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu tổng hợp bảo dưỡng thiết bị tin học được sử dụng để ghi nhận kết quả của toàn bộ quá trình bảo dưỡng định kỳ các thiết bị công nghệ thông tin trong doanh nghiệp. Văn bản này là cơ sở pháp lý xác nhận rằng bên cung cấp dịch vụ (Bên B) đã hoàn thành đầy đủ các hạng mục bảo dưỡng theo hợp đồng đã ký kết. Đồng thời, biên bản giúp hai bên đối chiếu số lượng thiết bị, đánh giá chất lượng dịch vụ và ghi nhận các kiến nghị cần thiết. Đây là tài liệu quan trọng để thanh toán hợp đồng và làm căn cứ giải quyết các vấn đề phát sinh sau bảo dưỡng.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện của cả hai bên phối hợp điền và ký kết. Bên A là khách hàng (đơn vị sử dụng thiết bị), thường do cán bộ phụ trách kỹ thuật hoặc quản lý trực tiếp các thiết bị tin học thực hiện. Bên B là Công ty Cổ phần ABC (đơn vị cung cấp dịch vụ bảo dưỡng), do nhân viên kỹ thuật hoặc quản lý dự án phụ trách điền. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi hoàn thành đợt bảo dưỡng định kỳ, khi tất cả các thiết bị trong danh sách đã được kiểm tra và xử lý xong. Biên bản được lập tại địa điểm làm việc của Bên A hoặc tại văn phòng hai bên thống nhất.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/NTTH/CT-ABC/Cis. Ví dụ: 01/2025/NTTH/CT-ABC/Cis. Số thứ tự được đánh liên tục theo từng năm.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi rõ địa danh nơi lập biên bản (ví dụ: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh) và ngày tháng năm hiện tại. Ngày tháng phải trùng với thời điểm ký kết thực tế.
3. Căn cứ hợp đồng: Điền số hợp đồng bảo dưỡng định kỳ đã ký giữa hai bên, bao gồm cả ngày ký hợp đồng. Ví dụ: 15/HĐKT/CT-ABC ngày 01/01/2025.
4. Số biên bản bảo dưỡng định kỳ: Ghi khoảng số của các biên bản bảo dưỡng đã lập trong đợt này, từ số đầu đến số cuối. Ví dụ: từ số 01 đến số 25.
5. Thông tin đại diện hai bên: Mỗi bên điền tối đa 3 người đại diện, ghi đầy đủ họ tên và chức vụ. Bên A ghi tên đơn vị khách hàng, Bên B là Công ty Cổ phần ABC.
6. Bảng thống kê thiết bị: Điền lần lượt từng phòng/ban, số lượng thiết bị bảo dưỡng và chi tiết từng loại (PC, máy chủ, máy in, UPS, máy scan, thiết bị mạng). Cột "B. Nhận xét và kiến nghị" dùng để ghi chú đánh giá chất lượng hoặc vấn đề phát sinh.
7. Nhận xét và kiến nghị: Mục 1 ghi nhận xét tổng quan về chất lượng bảo dưỡng. Mục 2 là kiến nghị của Bên B dành cho Bên A (ví dụ: đề xuất thay thế linh kiện). Mục 3 là kiến nghị của Bên A dành cho Bên B. Mục 4 xác nhận vật tư thay thế đã được bàn giao đầy đủ.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Không được photocopy thay thế bản gốc khi ký.
• Tất cả các thông tin về số lượng thiết bị, chủng loại phải khớp với thực tế kiểm đếm và các biên bản bảo dưỡng chi tiết đã lập trước đó.
• Phần chữ ký phải có đầy đủ chữ ký của đại diện có thẩm quyền của cả hai bên, kèm theo dấu mộc (nếu có). Người ký phải đúng chức danh được ủy quyền.
• Không được để trống bất kỳ mục nào trong biên bản. Nếu không có nội dung thì ghi "Không" hoặc gạch chéo. Đặc biệt lưu ý các mục nhận xét và kiến nghị phải có nội dung cụ thể.
• Ngày tháng trên biên bản phải thống nhất với ngày ký thực tế. Không được ký trước hoặc sau ngày ghi trên văn bản.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hợp đồng hoặc điền sai số hợp đồng dẫn đến biên bản không có căn cứ pháp lý. Cần kiểm tra kỹ số hợp đồng gốc trước khi ghi.
• Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền, ví dụ nhân viên kỹ thuật ký thay cho giám đốc mà không có giấy ủy quyền. Điều này làm biên bản mất hiệu lực.
• Ghi sai số lượng thiết bị trong bảng thống kê, đặc biệt nhầm lẫn giữa các loại thiết bị như máy in và máy scan. Cần đối chiếu với danh sách thiết bị thực tế.
• Bỏ sót mục kiến nghị hoặc nhận xét, để trống các ô này. Biên bản phải có đánh giá cụ thể về chất lượng dịch vụ để làm cơ sở thanh toán.
• Không ghi rõ địa điểm lập biên bản hoặc ghi địa danh không chính xác. Địa điểm phải là nơi thực tế diễn ra việc nghiệm thu.