Hướng dẫn điền biên bản nghiệm thu kỹ thuật chi tiết

Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu kỹ thuật là văn bản pháp lý quan trọng, được sử dụng để ghi nhận việc hoàn thành các hạng mục kỹ thuật theo hợp đồng đã ký kết giữa Chủ đầu tư (Bên A) và Nhà thầu (Bên B). Biên bản này xác nhận rằng các thiết bị, hệ thống đã được kiểm tra, đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật và cấu hình theo thỏa thuận. Đây là cơ sở để hai bên tiến hành nghiệm thu chính thức, giải ngân thanh toán và chuyển giao trách nhiệm bảo hành, bảo trì. Biên bản thường được lập trong các dự án cung cấp dịch vụ tin học, viễn thông, lắp đặt thiết bị công nghệ thông tin.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên tham gia nghiệm thu trực tiếp điền và ký. Bên A là đại diện Chủ đầu tư (người mua hàng hoặc đơn vị sử dụng), Bên B là đại diện Nhà thầu (Công ty Cổ phần ABC). Biên bản được lập ngay sau khi hoàn thành việc kiểm tra, chạy thử thiết bị tại hiện trường. Thời điểm lập biên bản là khi các thiết bị đã được lắp đặt, cấu hình và vận hành thử nghiệm thành công, đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật trong hợp đồng. Không nên lập biên bản khi chưa kiểm tra thực tế hoặc khi thiết bị còn lỗi chưa khắc phục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Ghi theo quy tắc: Số thứ tự/năm/BBNT/CT-ABC/Cis. Ví dụ: 01/2025/BBNT/CT-ABC/Cis. Đây là mã số để lưu trữ và tra cứu sau này.
2. Theo hợp đồng số: Ghi chính xác số hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên, ví dụ: 123/HĐKT/2025. Kiểm tra lại số hợp đồng trên văn bản gốc.
3. Ngày ký hợp đồng: Ghi ngày tháng năm ký hợp đồng gốc, theo định dạng ngày/tháng/năm.
4. Đại diện Chủ đầu tư (Bên A): Điền đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, fax. Phần "Đại diện: Ông/Bà" ghi họ tên người đại diện và chức vụ chính xác theo giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm.
5. Đại diện Nhà thầu (Bên B): Công ty Cổ phần ABC đã được in sẵn. Điền địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, fax. Phần "Đại diện: Ông" ghi họ tên và chức vụ của người tham gia nghiệm thu bên Nhà thầu.
6. Thời gian tiến hành nghiệm thu: Ghi rõ giờ bắt đầu, giờ kết thúc và ngày tháng năm thực tế tiến hành nghiệm thu. Thời gian này phải khớp với thực tế kiểm tra.
7. Địa điểm: Ghi địa chỉ cụ thể nơi diễn ra việc nghiệm thu, ví dụ: Tầng 5, Tòa nhà ABC, số 123 đường XYZ, quận 1, TP.HCM.
8. Các tài liệu kèm theo: Đánh dấu check vào các mục có thực tế như hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao thiết bị, biên bản kiểm tra thiết bị (bài test). Nếu có thêm tài liệu khác thì ghi bổ sung.
9. Nội dung thống nhất: Đây là phần xác nhận quan trọng. Kiểm tra kỹ rằng thiết bị đã được kiểm tra cấu hình chi tiết và đáp ứng yêu cầu hợp đồng. Nếu có điểm chưa đạt, phải ghi rõ vào biên bản hoặc lập biên bản khác.
10. Số bản lập: Mặc định là 08 bản, mỗi bên giữ 04 bản. Nếu có thỏa thuận khác thì sửa lại cho phù hợp.
11. Ký tên: Đại diện Bên A và Bên B ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có). Chữ ký phải đúng với người đã được ủy quyền.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ số hợp đồng và ngày ký hợp đồng trước khi điền, vì sai sót ở mục này có thể làm mất giá trị pháp lý của biên bản.
• Phần thông tin đại diện hai bên phải khớp với giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm. Không tự ý ghi tên người không có thẩm quyền ký.
• Biên bản phải được lập ngay sau khi kiểm tra thực tế, không để quá 24 giờ sau khi hoàn tất kiểm tra để tránh sai lệch thông tin.
• Tất cả các mục trống nếu không có thông tin thì gạch chéo hoặc ghi "không có", không để trống vì có thể bị chỉnh sửa sau này.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản. Số lượng bản cụ thể đã được quy định trong biên mẫu là 08 bản.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến biên bản không khớp với hồ sơ gốc, gây khó khăn khi thanh quyết toán.
• Bỏ sót thông tin địa chỉ, điện thoại, fax của một trong hai bên, làm giảm tính pháp lý của văn bản.
• Không đính kèm hoặc không đánh dấu đầy đủ các tài liệu kèm theo như biên bản bàn giao thiết bị, biên bản test, dẫn đến thiếu căn cứ nghiệm thu.
• Ký tên không đúng người được ủy quyền hoặc thiếu chữ ký của một bên, khiến biên bản vô hiệu.
• Ghi thời gian nghiệm thu không chính xác, ví dụ ghi ngày trước khi hợp đồng có hiệu lực hoặc sau thời hạn bảo hành.
• Không kiểm tra kỹ cấu hình thiết bị thực tế trước khi ký, dẫn đến sau này phát hiện sai lệch phải lập biên bản điều chỉnh.