Hướng dẫn điền Biên bản kiểm tra thiết bị dịch vụ CNTT

Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra thiết bị (Test) này được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra, chạy thử các thiết bị, dịch vụ tin học trước khi bàn giao chính thức. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xác nhận thiết bị đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu (Công ty Cổ phần ABC). Biên bản giúp minh bạch hóa quá trình nghiệm thu, làm cơ sở cho việc thanh toán và bảo hành sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên (Chủ đầu tư và Nhà thầu) cùng thực hiện và ký xác nhận. Thời điểm điền là ngay sau khi hoàn thành các bài kiểm tra thiết bị tại hiện trường hoặc tại địa điểm thỏa thuận. Cả hai bên cần có mặt đầy đủ để chứng kiến và xác nhận từng kết quả kiểm tra. Nhân viên kỹ thuật của Nhà thầu là người trực tiếp ghi chép kết quả vào biên bản dưới sự giám sát của đại diện Chủ đầu tư.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thông tin hợp đồng: Ghi số hợp đồng và ngày ký hợp đồng chính xác như trong văn bản hợp đồng đã ký giữa hai bên. Đây là thông tin để đối chiếu và tra cứu sau này.
2. Thời gian và địa điểm: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm và địa điểm cụ thể diễn ra việc kiểm tra. Địa điểm cần ghi chi tiết như tên phòng, tòa nhà, địa chỉ để xác định chính xác nơi thực hiện test.
3. Đại diện Chủ đầu tư: Điền đầy đủ thông tin: địa chỉ công ty, số điện thoại, số fax (nếu có), họ tên người đại diện và chức vụ của người đó. Thông tin này phải khớp với giấy ủy quyền hoặc quyết định cử người tham gia nghiệm thu.
4. Đại diện Nhà thầu (CT-ABC): Điền địa chỉ, điện thoại, fax của Công ty Cổ phần ABC. Ghi rõ họ tên và chức vụ của người đại diện tham gia buổi kiểm tra. Đây là người có thẩm quyền ký xác nhận kết quả.
5. Tên thiết bị: Ghi tên đầy đủ, mã hiệu, model của thiết bị được kiểm tra. Nếu kiểm tra nhiều thiết bị, cần liệt kê từng thiết bị riêng biệt hoặc ghi chú rõ ràng.
6. Bảng kết quả kiểm tra: Với mỗi bài kiểm tra (từ 1 đến 5), ghi kết quả yêu cầu theo hợp đồng vào cột "Kết quả yêu cầu". Sau khi chạy test, đánh dấu "Tốt" hoặc "Lỗi" vào cột tương ứng. Cột "Ghi chú" dùng để ghi thêm thông tin chi tiết nếu có lỗi hoặc cần giải thích thêm.
7. Xác nhận của các bên: Sau khi hoàn thành tất cả bài kiểm tra, đại diện hai bên ký tên, ghi rõ họ tên và ngày ký vào phần xác nhận. Chữ ký phải là chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin sau khi đã ký. Nếu có sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh hoặc viết lại biên bản mới.
• Tất cả các mục trong bảng kiểm tra phải được điền đầy đủ, không bỏ trống. Nếu bài kiểm tra nào không áp dụng, ghi "Không áp dụng" thay vì để trống.
• Kết quả kiểm tra phải được cả hai bên cùng xác nhận ngay tại thời điểm kiểm tra, không ghi lại sau đó.
• Lưu giữ biên bản cùng với các tài liệu liên quan như hợp đồng, phụ lục kỹ thuật, biên bản bàn giao để phục vụ công tác kiểm toán và bảo hành sau này.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu sau này. Cần kiểm tra kỹ hợp đồng gốc trước khi điền.
• Bỏ trống cột "Kết quả yêu cầu" hoặc "Ghi chú", làm thiếu cơ sở đánh giá. Cần điền đầy đủ ngay khi thực hiện test.
• Người ký không đúng thẩm quyền hoặc không có giấy ủy quyền hợp lệ, khiến biên bản mất giá trị pháp lý. Cần kiểm tra giấy tờ ủy quyền trước khi ký.
• Ghi kết quả "Tốt" hoặc "Lỗi" không khớp với thực tế kiểm tra, thường do chủ quan hoặc không kiểm tra kỹ. Cần test lại nhiều lần nếu nghi ngờ kết quả.
• Không ghi ngày ký hoặc ghi ngày không thống nhất giữa hai bên, gây tranh chấp về thời điểm nghiệm thu. Cả hai bên phải thống nhất và ghi cùng một ngày.