Hướng dẫn điền Biên bản khảo sát dịch vụ CNTT chi tiết

Mục đích sử dụng

Biên bản khảo sát là văn bản pháp lý quan trọng trong quy trình cung cấp dịch vụ tin học tại Công ty Cổ phần ABC. Mẫu biên bản này được sử dụng để ghi nhận chi tiết quá trình khảo sát thực tế tại địa điểm của khách hàng hoặc đối tác, làm cơ sở cho việc triển khai các giải pháp công nghệ thông tin. Biên bản giúp hai bên (bên cung cấp dịch vụ và bên tiếp nhận dịch vụ) thống nhất về hiện trạng, yêu cầu kỹ thuật, địa điểm khảo sát và kết quả đạt được. Đây là căn cứ pháp lý để giải quyết các tranh chấp phát sinh sau này, đồng thời là tài liệu đầu vào cho các bước tiếp theo như thiết kế giải pháp, báo giá hay ký kết hợp đồng chính thức.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện của Công ty Cổ phần ABC (bên cung cấp dịch vụ) và đại diện của bên đối tác/khách hàng (bên tiếp nhận dịch vụ) cùng phối hợp điền và ký xác nhận. Thông thường, nhân viên kỹ thuật hoặc cán bộ phụ trách dự án của bên ABC sẽ là người trực tiếp ghi chép các thông tin trong quá trình khảo sát. Biên bản được lập ngay tại hiện trường, sau khi hoàn tất việc khảo sát thực tế, trước khi hai bên rời khỏi địa điểm. Thời điểm lập biên bản là khi các bên đã kiểm tra, đánh giá xong các hạng mục yêu cầu và đi đến thống nhất về kết quả. Việc điền biên bản ngay tại chỗ giúp đảm bảo tính chính xác và tránh việc chỉnh sửa thông tin sau này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản: Điền theo định dạng "Số…../năm/BBKS/CT-ABC/Cis". Ví dụ: Số 01/2025/BBKS/CT-ABC/Cis. Số hiệu này do bộ phận hành chính hoặc văn thư của công ty ABC cấp, cần ghi chính xác để lưu trữ và tra cứu sau này.
2. Thời gian và địa điểm lập biên bản: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm và địa điểm cụ thể nơi tiến hành khảo sát. Ví dụ: "Hồi 9 giờ 00, ngày 15 tháng 3 năm 2025, tại Tầng 5, Tòa nhà BIDV, số 35 Hàng Vôi, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội".
3. Đại diện bên ABC: Ghi đầy đủ tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ABC. Điền địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, số fax. Mục "Đại diện" ghi họ tên người tham gia khảo sát, "Chức vụ" ghi chức danh hiện tại như Trưởng phòng Kỹ thuật, Chuyên viên Dự án, v.v.
4. Đại diện bên đối tác: Ghi tên tổ chức/doanh nghiệp được khảo sát. Điền đầy đủ địa chỉ, điện thoại, fax. Mục "Đại diện" ghi họ tên người đầu mối bên đối tác, "Chức vụ" ghi chức danh như Giám đốc, Trưởng phòng IT, v.v.
5. Thời gian khảo sát: Ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc quá trình khảo sát thực tế. Ví dụ: Bắt đầu: 8 giờ 30 ngày 15/3/2025, Kết thúc: 11 giờ 45 ngày 15/3/2025. Thời gian này có thể khác với thời gian lập biên bản.
6. Kết quả khảo sát (bảng chi tiết): Đây là phần quan trọng nhất. Cột "STT" đánh số thứ tự từ 1 đến hết. Cột "Yêu cầu khảo sát" mô tả cụ thể từng hạng mục cần kiểm tra (ví dụ: Kiểm tra hệ thống mạng nội bộ, Khảo sát hạ tầng máy chủ, Đánh giá hệ thống camera an ninh). Cột "Địa điểm" ghi vị trí thực tế tiến hành khảo sát cho từng yêu cầu. Cột "Kết quả" ghi nhận tình trạng thực tế, ví dụ: "Đạt yêu cầu", "Cần nâng cấp", "Chưa đáp ứng", kèm mô tả ngắn gọn.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. Số lượng bản cụ thể cần được ghi rõ ở phần kết luận.
• Tất cả các thông tin về thời gian, địa điểm, tên người đại diện phải được ghi chính xác, tránh tẩy xóa. Nếu có sai sót, phải lập biên bản mới thay vì sửa trực tiếp.
• Phần kết quả khảo sát cần ghi chi tiết, rõ ràng, tránh mô tả chung chung. Mỗi yêu cầu khảo sát nên có kết luận cụ thể để làm căn cứ cho các bước triển khai tiếp theo.
• Chữ ký của hai bên phải được thực hiện ngay tại buổi khảo sát, trước sự chứng kiến của nhau. Không ký trước hoặc ký sau khi đã rời khỏi địa điểm khảo sát.
• Đóng dấu của hai bên (nếu có) lên biên bản để tăng tính pháp lý. Trường hợp một bên không có con dấu, cần có chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa thời gian lập biên bản và thời gian khảo sát: Nhiều người ghi thời gian lập biên bản trùng với thời gian bắt đầu khảo sát, trong khi thực tế biên bản chỉ được lập sau khi kết thúc khảo sát. Cần phân biệt rõ hai mốc thời gian này.
• Bỏ sót thông tin ở phần đại diện bên đối tác: Thường xảy ra tình trạng chỉ ghi tên công ty mà không ghi họ tên, chức vụ người đại diện, dẫn đến biên bản thiếu giá trị pháp lý khi cần đối chiếu.
• Ghi kết quả khảo sát quá sơ sài: Ví dụ chỉ ghi "Đạt" hoặc "Không đạt" mà không mô tả chi tiết tình trạng thực tế. Điều này gây khó khăn cho việc đánh giá và đề xuất giải pháp sau này.
• Không ghi số trang và số bản lưu: Phần kết luận yêu cầu ghi rõ biên bản gồm bao nhiêu trang, lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ bao nhiêu bản. Nhiều người bỏ qua mục này, làm giảm tính chặt chẽ của văn bản.
• Sử dụng bút chì hoặc bút mực dễ phai để điền biên bản: Biên bản là tài liệu pháp lý cần lưu trữ lâu dài, do đó phải dùng bút mực không phai, tránh trường hợp thông tin bị mờ sau một thời gian ngắn.