Hướng dẫn điền biên bản nghiệm thu công trình đưa vào sử dụng

Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu công trình để đưa vào sử dụng là văn bản pháp lý quan trọng, xác nhận việc hoàn thành và bàn giao công trình hoặc hệ thống công nghệ thông tin giữa Chủ đầu tư (Bên A) và Nhà thầu (Bên B). Mục đích chính của biên bản này là ghi nhận sự thống nhất giữa hai bên về việc thiết bị, hệ thống đã được lắp đặt, thi công đạt yêu cầu kỹ thuật theo hợp đồng và sẵn sàng đưa vào khai thác, vận hành thực tế. Đây là căn cứ để thanh lý hợp đồng, bảo hành và xác định trách nhiệm pháp lý sau bàn giao.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do cả hai bên tham gia hợp đồng cùng điền và ký xác nhận. Đại diện Chủ đầu tư (Bên A) và Đại diện Nhà thầu (Bên B) có trách nhiệm cung cấp thông tin, kiểm tra thực tế công trình và ký tên đóng dấu. Thời điểm lập biên bản là ngay sau khi hoàn tất việc thi công, lắp đặt, chạy thử và kiểm tra kỹ thuật, trước khi chính thức bàn giao đưa vào sử dụng. Thông thường, biên bản này được lập tại hiện trường công trình, vào ngày hai bên cùng thống nhất tiến hành nghiệm thu cuối cùng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản: Điền mã số theo quy định của công ty, ví dụ "Số …../năm/NTCT/CT-ABC/Cis". Nếu chưa có quy định, có thể để trống hoặc ghi "Số: …" để phòng hành chính bổ sung sau.
2. Thông tin hợp đồng: Ghi chính xác số hợp đồng và ngày ký kết đã được hai bên thỏa thuận. Đây là thông tin để đối chiếu, tránh nhầm lẫn với các hợp đồng khác.
3. Thời gian và địa điểm lập biên bản: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm hiện tại và địa điểm cụ thể nơi tiến hành nghiệm thu (ví dụ: tại văn phòng Bên A, tại trung tâm dữ liệu…).
4. Đại diện Chủ đầu tư (Bên A): Điền đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, fax. Sau đó ghi họ tên người đại diện và chức vụ của người đó trong đơn vị.
5. Đại diện Nhà thầu (Bên B): Thông tin của Công ty Cổ phần ABC (hoặc tên nhà thầu thực tế). Điền địa chỉ, điện thoại, fax và họ tên người đại diện kèm chức vụ.
6. Thời gian tiến hành nghiệm thu: Ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc quá trình kiểm tra, đánh giá công trình. Thông thường là cùng ngày với ngày lập biên bản.
7. Danh sách tài liệu xem xét: Đánh dấu hoặc liệt kê các tài liệu đã được hai bên rà soát, bao gồm: hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao thiết bị, biên bản nghiệm thu kỹ thuật. Nếu có thêm tài liệu khác, có thể ghi bổ sung.
8. Nội dung thống nhất: Đây là phần xác nhận kết quả. Các bên cần kiểm tra thực tế và đánh dấu vào các mục đã được liệt kê sẵn: thiết bị bàn giao đầy đủ, chất lượng thi công đạt yêu cầu, chấp nhận đưa vào sử dụng. Nếu có điểm nào chưa đạt, cần lập biên bản khác hoặc ghi chú riêng.
9. Số bản lập: Mặc định là 08 bản, mỗi bên giữ 04 bản. Nếu có thỏa thuận khác, có thể sửa lại số lượng cho phù hợp.
10. Ký tên và đóng dấu: Đại diện Bên A và Bên B ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của đơn vị. Chữ ký phải đúng với người đã được ủy quyền trong hợp đồng.

Lưu ý quan trọng

• Trước khi ký, hai bên phải thực tế kiểm tra toàn bộ thiết bị, hệ thống để đảm bảo mọi thứ hoạt động đúng theo yêu cầu kỹ thuật đã cam kết.
• Không được điền thông tin sai lệch hoặc ký khống biên bản khi chưa hoàn thành nghiệm thu thực tế, vì điều này có thể dẫn đến tranh chấp pháp lý sau này.
• Biên bản này phải được lập thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ ít nhất một bản gốc để làm căn cứ thanh toán và bảo hành.
• Nếu phát hiện thiếu sót hoặc hư hỏng trong quá trình nghiệm thu, cần lập biên bản xử lý riêng, không được gộp chung vào biên bản này.
• Thông tin về người đại diện ký tên phải khớp với giấy ủy quyền hoặc quyết định bổ nhiệm của từng bên.

Lỗi thường gặp

• Điền sai số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến không đối chiếu được với hồ sơ gốc.
• Bỏ sót thông tin về địa chỉ, số điện thoại, fax của một trong hai bên, làm giảm tính pháp lý của văn bản.
• Không ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc nghiệm thu, gây khó khăn khi xác định mốc bảo hành.
• Ký biên bản khi chưa kiểm tra thực tế thiết bị, dẫn đến rủi ro khi phát hiện lỗi sau bàn giao.
• Không đóng dấu hoặc đóng dấu không đúng vị trí, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.
• Điền số bản lập không thống nhất giữa hai bên, gây nhầm lẫn khi lưu trữ và đối chiếu sau này.