Mục đích sử dụng

Biên bản bảo dưỡng định kỳ là tài liệu quan trọng trong quy trình quản lý và vận hành hệ thống thiết bị công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của biên bản này là ghi nhận chi tiết lịch sử bảo dưỡng của từng thiết bị, bao gồm máy tính, máy in, thiết bị mạng và các thiết bị ngoại vi khác. Thông qua biên bản, bộ phận kỹ thuật có thể theo dõi tình trạng hoạt động, lên kế hoạch bảo trì phòng ngừa và kịp thời phát hiện các dấu hiệu hư hỏng. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để đánh giá hiệu quả công tác bảo dưỡng và làm cơ sở cho việc đề xuất thay thế, nâng cấp thiết bị khi cần thiết.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên kỹ thuật hoặc người được phân công thực hiện công tác bảo dưỡng định kỳ trực tiếp điền. Thời điểm điền biên bản là ngay sau khi hoàn thành việc bảo dưỡng cho từng thiết bị, không để qua ngày hôm sau nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. Đối với các thiết bị được bảo dưỡng theo lịch trình hàng tháng hoặc hàng quý, biên bản cần được lập vào đúng ngày thực hiện bảo dưỡng. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biên bản phải có chữ ký xác nhận của người thực hiện và đại diện phòng ban quản lý thiết bị để hoàn tất quy trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng / Ban: Ghi rõ tên phòng ban hoặc bộ phận đang quản lý và sử dụng thiết bị được bảo dưỡng. Ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính Nhân sự, Ban Giám đốc.
2. Địa chỉ: Nhập địa chỉ cụ thể của vị trí đặt thiết bị, bao gồm tầng, số phòng hoặc khu vực làm việc. Ví dụ: Tầng 3, Phòng 3.05, Tòa nhà ABC.
3. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng thiết bị được bảo dưỡng trong đợt này. Nếu bảo dưỡng nhiều thiết bị cùng lúc, hãy đánh số liên tục.
4. Ngày bảo dưỡng: Ghi ngày tháng năm thực hiện bảo dưỡng theo định dạng DD/MM/YYYY. Đây là ngày thực tế tiến hành công việc, không phải ngày lập biên bản.
5. Mã số thiết bị: Nhập mã số quản lý tài sản của thiết bị theo danh sách tài sản cố định của công ty. Mã số này thường được dán trên thân thiết bị hoặc có trong hệ thống quản lý.
6. Người sử dụng: Ghi họ và tên của nhân viên đang trực tiếp sử dụng thiết bị đó. Trường hợp thiết bị dùng chung, ghi "Dùng chung" kèm tên phòng ban.
7. Ghi chú: Mô tả ngắn gọn tình trạng thiết bị trước và sau khi bảo dưỡng, các thao tác đã thực hiện (vệ sinh, thay linh kiện, cập nhật phần mềm) hoặc bất kỳ vấn đề bất thường nào phát hiện.
8. Người thực hiện: Ký và ghi rõ họ tên của nhân viên kỹ thuật đã trực tiếp thực hiện bảo dưỡng. Chữ ký này xác nhận trách nhiệm về chất lượng công việc.
9. Đại diện phòng ban: Ký và ghi rõ họ tên của trưởng phòng hoặc người được ủy quyền của phòng ban quản lý thiết bị, xác nhận đã kiểm tra và đồng ý với kết quả bảo dưỡng.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra mã số thiết bị trùng khớp với thực tế trước khi ghi vào biên bản để tránh nhầm lẫn giữa các thiết bị.
• Không bỏ trống bất kỳ trường thông tin nào, nếu không có nội dung thì ghi "Không" hoặc gạch chéo.
• Chữ ký của người thực hiện và đại diện phòng ban phải được ký trực tiếp bằng bút mực, không sử dụng chữ ký điện tử hay bút chì.
• Biên bản sau khi hoàn thành cần được lưu trữ tại phòng ban và gửi một bản sao cho bộ phận quản lý tài sản để cập nhật lịch sử bảo dưỡng.
• Đối với thiết bị có nhiều hơn 25 mục bảo dưỡng trong một đợt, cần sử dụng thêm biên bản phụ lục kèm theo.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai mã số thiết bị do nhìn nhầm hoặc không đối chiếu với thực tế, dẫn đến sai lệch dữ liệu quản lý tài sản.
• Bỏ sót ngày bảo dưỡng hoặc ghi ngày không chính xác, gây khó khăn khi truy xuất lịch sử bảo trì sau này.
• Không ghi đầy đủ thông tin vào cột ghi chú, đặc biệt là các dấu hiệu bất thường của thiết bị, làm mất thông tin quan trọng cho lần bảo dưỡng tiếp theo.
• Thiếu chữ ký của đại diện phòng ban, khiến biên bản không có giá trị pháp lý trong quy trình quản lý nội bộ.
• Nhầm lẫn giữa "Người sử dụng" và "Người thực hiện", dẫn đến việc xác định sai trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.