Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình lắp đặt thiết bị thông tin đã hoàn thành là văn bản pháp lý quan trọng, ghi nhận việc hoàn tất thi công, lắp đặt tổng đài SDE giữa hai bên: Bên A (Bưu điện tỉnh) và Bên B (Công ty Cổ phần ABC). Biên bản này xác nhận khối lượng công việc tháo dỡ, di chuyển, lắp đặt đã thực hiện; đồng thời kiểm tra toàn bộ các chỉ tiêu kỹ thuật của hệ thống nguồn, khối điều khiển, thuê bao, trung kế, MDF và máy nổ. Sau khi ký, công trình chính thức được bàn giao để đưa vào khai thác sử dụng, làm cơ sở thanh toán hợp đồng và bảo hành thiết bị.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên cùng lập và ký ngay sau khi hoàn thành việc lắp đặt, chạy thử và đo kiểm các chỉ tiêu kỹ thuật của tổng đài SDE. Bên A gồm đại diện Bưu điện tỉnh (có thể là Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng kỹ thuật) và đại diện đơn vị quản lý sử dụng (Tổng Giám đốc công ty, Phụ trách lắp đặt). Bên B gồm đại diện Công ty Cổ phần ABC (Tổng Giám đốc, Phụ trách lắp đặt). Nhân viên kỹ thuật trực tiếp thi công và cán bộ kiểm tra chất lượng của cả hai bên cần có mặt để xác nhận kết quả đo kiểm từng hạng mục.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu biên bản: Ghi theo quy tắc: Số thứ tự/năm/NTBG/CT-ABC/. Ví dụ: 01/2025/NTBG/CT-ABC. Điền số thứ tự tăng dần và năm hiện tại.
2. Địa điểm, ngày tháng: Ghi rõ địa danh (Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh…) và ngày, tháng, năm lập biên bản. Ngày này phải sau ngày hoàn thành thi công.
3. Công trình, hạng mục: Ghi tên mạng viễn thông nội tỉnh, dung lượng tổng đài SDE (ví dụ: 500 số, 1000 số), trạm nguồn và trạm đích. Ví dụ: "Từ trạm Viễn thông A đến lắp đặt tại trạm Viễn thông B".
4. Đơn vị (Bên A): Ghi tên đầy đủ Bưu điện tỉnh, ví dụ: "Bưu điện tỉnh Thái Nguyên".
5. Căn cứ hợp đồng: Ghi số hợp đồng kinh tế, ngày ký giữa Bên A và Bên B. Ví dụ: "Số 125/HĐKT ký ngày 15 tháng 3 năm 2024".
6. Thông tin đại diện các bên: Ghi họ tên, chức vụ của từng người tham gia. Bên A: đại diện Bưu điện tỉnh (3 người) và đại diện đơn vị quản lý sử dụng (3 người). Bên B: đại diện Công ty ABC (2 người). Mỗi người ký, ghi rõ họ tên ở cuối biên bản.
7. Thời gian thi công: Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế. Định dạng: Ngày… tháng… năm…
8. Khối lượng công việc: Mô tả chi tiết việc tháo dỡ tổng đài SDE tại trạm cũ, di chuyển đến trạm mới, lắp đặt và làm phần mềm (khai báo khối điều khiển, khai báo số thuê bao).
9. Kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật: Đây là phần quan trọng nhất. Với mỗi mục từ I đến VI, đánh dấu "Đạt" hoặc "Không đạt" vào cột tương ứng. Các mục cụ thể: Hệ thống nguồn (đầu nối, điện lưới, rectifier, acqui, hệ thống đất…), Các khối điều khiển chung (bộ cảnh báo, bộ điều khiển, bàn terminal…), Phần thuê bao (card, port), Phần trung kế (card, cáp PCM, kênh), Phần MDF/DDF (đấu nối cáp, cảnh báo), Hệ thống máy nổ (dầu nhờn, thông gió). Với mục 1.6.1 (Điện áp tĩnh acqui), ghi giá trị Vdc đo được vào các ô b01 đến b24.
10. Kết luận chung: Xác nhận thiết bị đảm bảo tiến độ, yêu cầu kỹ thuật, thẩm mỹ, vệ sinh công nghiệp. Ghi rõ dung lượng tổng đài, trạm tháo dỡ và trạm lắp đặt. Cuối cùng ghi số bản lập (04 bản, mỗi bên giữ 02 bản).

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 04 bản gốc, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau. Tuyệt đối không photo thay thế bản gốc khi ký.
• Tất cả các mục trong phần kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật bắt buộc phải được đánh dấu "Đạt" hoặc "Không đạt". Nếu có mục "Không đạt", phải ghi rõ lý do vào cột Ghi chú và lập biên bản xử lý riêng.
• Thông tin về điện áp tĩnh acqui (mục 1.6.1) phải được đo và ghi chính xác từng giá trị Vdc cho 24 ô (b01 đến b24). Sai số cho phép theo tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà sản xuất.
• Chữ ký và con dấu của các bên phải đầy đủ, rõ ràng. Đại diện Bên A (Bưu điện tỉnh) và đại diện Bên QLSD đều phải ký tên và đóng dấu. Đại diện lắp đặt (Bên B) ký ghi rõ họ tên.
• Ngày lập biên bản phải trùng hoặc sau ngày hoàn thành thi công. Không được lập biên bản trước khi công việc thực tế kết thúc.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số hiệu biên bản hoặc điền sai quy tắc (thiếu năm, thiếu mã CT-ABC), dẫn đến khó khăn khi tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Ghi thiếu thông tin đại diện các bên, đặc biệt là chức vụ. Nhiều biên bản chỉ ghi tên mà không ghi chức vụ, làm giảm giá trị pháp lý.
• Bỏ sót các mục kiểm tra kỹ thuật, đặc biệt là các mục phụ như 1.6.1 (điện áp tĩnh acqui) hoặc các mục có ghi chú "nếu có" (bàn terminal, máy in, nguồn rung). Cần kiểm tra thực tế thiết bị để đánh dấu phù hợp.
• Ghi kết quả kiểm tra mơ hồ như "đạt yêu cầu" thay vì đánh dấu rõ "Đạt" hoặc "Không đạt" vào cột quy định. Điều này gây khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Không ghi đầy đủ thông tin về dung lượng tổng đài, trạm tháo dỡ và trạm lắp đặt trong phần kết luận chung, dẫn đến không xác định được chính xác thiết bị được bàn giao.
• Ký biên bản khi chưa hoàn thành việc chạy thử hoặc đo kiểm, dẫn đến tranh chấp về chất lượng thiết bị sau bàn giao.