Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu và bàn giao công trình lắp đặt thiết bị viễn thông quang là văn bản pháp lý quan trọng, ghi nhận việc hoàn thành và chuyển giao công trình giữa bên thi công (Công ty Cổ phần ABC) và bên chủ đầu tư (Bưu điện tỉnh). Biên bản này xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện, chất lượng kỹ thuật đạt yêu cầu, và là cơ sở để đưa công trình vào khai thác sử dụng. Đồng thời, đây là căn cứ để thanh quyết toán hợp đồng và giải quyết các vấn đề bảo hành, bảo trì sau này.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện hai bên cùng lập và ký kết ngay sau khi hoàn thành việc lắp đặt thiết bị truyền dẫn quang tại trạm. Bên A là đại diện Bưu điện tỉnh (chủ đầu tư), bên B là đại diện Công ty Cổ phần ABC (đơn vị thi công). Ngoài ra, còn có đại diện bên quản lý sử dụng (GSTC) và đại diện lắp đặt tham gia ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là khi toàn bộ công việc lắp đặt, kiểm tra chỉ tiêu kỹ thuật đã hoàn tất và đạt chất lượng theo thiết kế.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Ghi số hiệu văn bản theo quy tắc: Số thứ tự/năm/NTBG/CT-ABC. Ví dụ: 01/2025/NTBG/CT-ABC.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày, tháng, năm hiện tại.
3. Công trình, hạng mục, trạm, đơn vị: Điền thông tin cụ thể: Công trình là "Mạng thông tin nội tỉnh... năm...", Hạng mục là "Lắp đặt đầu thiết bị truyền dẫn Quang FLX 150/600 FUJITSU", Tại trạm ghi tên trạm thực tế, Thuộc đơn vị ghi tên Bưu điện tỉnh quản lý.
4. Căn cứ hợp đồng: Ghi số hợp đồng kinh tế và ngày ký kết giữa hai bên. Ví dụ: 123/HĐKT ký ngày 15/01/2025.
5. Đại diện các bên: Bên A ghi họ tên, chức vụ của 3 đại diện (thường là lãnh đạo, kỹ thuật, kế hoạch). Bên B ghi họ tên Tổng Giám đốc và người phụ trách lắp đặt.
6. Thời gian thi công: Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế theo tiến độ dự án.
7. Khối lượng công việc: Liệt kê chi tiết các đầu việc đã thực hiện như lắp đặt thiết bị vào khung giá, cáp nguồn, dây đất, cáp luồng đối xứng, đồng trục, hàn đấu nối jắc cắm. Ghi rõ số lượng từng hạng mục.
8. Vật tư phụ trợ: Kê khai danh mục vật tư do bên B cung cấp, bao gồm tên vật tư, đơn vị tính, số lượng. Điền vào bảng có 5 cột: STT, Danh mục, Đơn vị tính, Số lượng, Ghi chú.
9. Kết luận chung: Ghi tên tuyến truyền dẫn, số lượng đầu thiết bị quang, xác nhận lắp đặt đúng thiết kế, đảm bảo tiến độ, kỹ thuật, thẩm mỹ và vệ sinh công nghiệp. Khẳng định không còn tồn tại và đồng ý nghiệm thu bàn giao.
10. Ký tên: Đại diện bên A, bên B (Tổng Giám đốc), bên quản lý sử dụng (GSTC) và đại diện lắp đặt ký, ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.
• Tất cả thông tin về số hợp đồng, ngày tháng, tên thiết bị, địa điểm phải khớp với hồ sơ thiết kế và hợp đồng đã ký.
• Phần khối lượng công việc và vật tư phụ trợ cần kiểm đếm chính xác, có biên bản xác nhận khối lượng kèm theo.
• Chữ ký của các bên phải đúng thẩm quyền, có đóng dấu của đơn vị (nếu có quy định).
• Không được để trống các mục bắt buộc; nếu không có nội dung thì gạch chéo hoặc ghi "không có".

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số hiệu biên bản hoặc không thống nhất với số hợp đồng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu và thanh toán.
• Bỏ sót thông tin về thời gian thi công hoặc ghi không khớp với nhật ký công trình.
• Liệt kê khối lượng công việc thiếu chi tiết, không đúng với thực tế thi công, gây tranh chấp sau nghiệm thu.
• Kê khai vật tư phụ trợ không đầy đủ hoặc sai đơn vị tính, ảnh hưởng đến quyết toán.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (đặc biệt là bên quản lý sử dụng GSTC), làm biên bản không có hiệu lực pháp lý.
• Ghi ngày tháng năm không thống nhất giữa các phần trong biên bản, gây nhầm lẫn về thời điểm bàn giao.