Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Biên bản nghiệm thu bàn giao Repeater" được sử dụng để ghi nhận chính thức việc hoàn thành lắp đặt thiết bị Repeater (trạm khuếch đại tín hiệu di động) giữa hai bên: Bên A (Ban quản lý Dự án và Trung tâm Dịch vụ Viễn thông Khu vực 1 - GPC I) và Bên B (Công ty cổ phần ABC - đơn vị thi công lắp đặt). Biên bản này xác nhận chất lượng thi công, kết quả kiểm tra kỹ thuật, danh mục vật tư bàn giao và là cơ sở pháp lý để thanh quyết toán hợp đồng. Đây là tài liệu bắt buộc trong quy trình quản lý dự án viễn thông, đặc biệt là các công trình thuộc mạng Vinaphone.

Ai điền và khi nào

Biên bản được lập và điền ngay sau khi hoàn thành việc lắp đặt, chạy thử và đo kiểm các chỉ tiêu kỹ thuật của trạm Repeater. Người điền là đại diện các bên tham gia nghiệm thu, bao gồm: đại diện Bên A (Ban quản lý Dự án và GPC I), đại diện Bên B (Công ty ABC - Tổng Giám đốc và Phụ trách lắp đặt), cùng đại diện Giám sát thi công (GSTC). Thông thường, cán bộ kỹ thuật hoặc nhân viên phụ trách lắp đặt của Bên B sẽ là người soạn thảo nội dung chính, sau đó trình các bên ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là ngày hoàn thành công trình, trước khi đưa thiết bị vào khai thác sử dụng chính thức.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền số hiệu văn bản theo quy tắc: Số thứ tự/năm/NTBG/CT-ABC. Ví dụ: 01/2025/NTBG/CT-ABC. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm.
2. Địa danh, ngày tháng: Ghi rõ địa điểm lập biên bản (ví dụ: Hà Nội) và ngày, tháng, năm hiện tại. Ngày này phải trùng hoặc sau ngày hoàn thành thi công.
3. Công trình, Hạng mục: Ghi "Mạng Thông tin Di động Vinaphone" cho công trình. Hạng mục ghi cụ thể: "Lắp đặt Trạm [tên trạm] dịch tần số thiết bị [loại thiết bị]". Ví dụ: Lắp đặt Trạm BTS 123 dịch tần số thiết bị Repeater.
4. Trạm, Tuyến: Ghi tên trạm và tuyến chính xác theo hồ sơ thiết kế. Đây là thông tin quan trọng để định danh công trình.
5. Căn cứ HĐKT: Ghi số hợp đồng kinh tế (HĐKT/HĐLĐ) và ngày ký kết giữa hai bên. Thông tin này lấy từ hợp đồng đã ký.
6. Đại diện các bên: Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ của từng người đại diện Bên A (BQLDA và GPC I) và Bên B (Công ty ABC). Mỗi bên có thể có 2 người đại diện.
7. Thời gian thi công: Ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành thực tế. Định dạng: Ngày... tháng... năm... Các ngày này phải khớp với nhật ký thi công.
8. Mục nghiệm thu: Đánh dấu "ĐẠT" hoặc "KHÔNG ĐẠT" vào các ô tương ứng cho từng hạng mục: Lắp đặt trong phòng máy (khối thu phát, cáp nguồn, cáp đất), Lắp đặt ngoài trời (antenna, feeder), Kết quả test (cài đặt, nguồn, luồng) và Vệ sinh phòng máy. Chỉ đánh dấu "ĐẠT" khi tất cả yêu cầu kỹ thuật được thỏa mãn.
9. Bàn giao vật tư: Kê khai chi tiết từng danh mục vật tư do Bên B cung cấp, bao gồm: số thứ tự, tên danh mục (dây cáp nguồn AC/DC, atomat, chống sét...), đơn vị tính, số lượng thực tế và ghi chú (nếu có). Số lượng phải khớp với biên bản giao nhận vật tư.
10. Kết luận chung: Ghi nhận việc kiểm tra xác nhận, khẳng định công trình lắp đặt không còn tồn tại. Ghi số bản lập (thường là 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản).
11. Chữ ký: Đại diện các bên (Bên A - BQLDA, GPC I; Bên B - Công ty ABC; Đại diện GSTC; Đại diện lắp đặt) ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành 04 bản gốc, mỗi bên giữ 02 bản. Tất cả các bản đều có giá trị pháp lý như nhau.
• Thông tin về số hợp đồng, tên trạm, tuyến phải khớp tuyệt đối với hồ sơ thiết kế và hợp đồng đã ký. Sai sót ở phần này có thể dẫn đến việc bị từ chối thanh toán.
• Phần nghiệm thu "ĐẠT" hay "KHÔNG ĐẠT" phải được đánh dấu rõ ràng. Nếu có mục "KHÔNG ĐẠT", phải lập biên bản khắc phục riêng trước khi ký nghiệm thu chính thức.
• Danh mục vật tư bàn giao phải được kiểm đếm thực tế tại hiện trường, không được ghi ước lượng. Số lượng phải có xác nhận của cả hai bên.
• Chữ ký của đại diện các bên phải là chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Cần kiểm tra giấy ủy quyền nếu người ký không phải là người đứng đầu.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến biên bản không có giá trị đối chiếu. Cần kiểm tra kỹ văn bản gốc trước khi điền.
• Bỏ sót thông tin về góc phương vị và góc nghiêng của Antenna. Đây là thông số kỹ thuật quan trọng, nếu thiếu sẽ bị yêu cầu bổ sung.
• Đánh dấu "ĐẠT" cho tất cả các mục mà không kiểm tra thực tế. Việc này có thể dẫn đến rủi ro khi có sự cố vận hành sau này.
• Kê khai vật tư không đúng đơn vị tính (ví dụ: ghi "cái" thay vì "mét" cho dây cáp). Điều này gây khó khăn cho việc quyết toán khối lượng.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (đặc biệt là đại diện GSTC hoặc đại diện lắp đặt). Biên bản sẽ không hợp lệ nếu thiếu bất kỳ chữ ký nào theo mẫu.
• Ghi ngày tháng không thống nhất giữa các phần (ngày khởi công, ngày hoàn thành, ngày lập biên bản). Các ngày này phải có logic thời gian rõ ràng.