Biểu mẫu BMHC-04 (Danh sách đối tượng tham gia bảo hiểm y tế) được sử dụng để kê khai toàn bộ nhân sự tham gia bảo hiểm y tế tại doanh nghiệp trong một quý. Mẫu này giúp cơ quan bảo hiểm xã hội nắm được thông tin nhân thân, mức lương đóng bảo hiểm, thời hạn đóng và nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu của từng người lao động. Đây là căn cứ để tính toán số tiền phải nộp và cấp thẻ BHYT cho nhân viên.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên phòng Nhân sự hoặc bộ phận kế toán tiền lương phụ trách điền. Thời điểm điền là vào đầu mỗi quý (tháng 1, tháng 4, tháng 7, tháng 10) hoặc khi có sự thay đổi về nhân sự như tuyển dụng mới, nghỉ việc, thay đổi mức lương. Sau khi điền xong, biểu mẫu cần được Giám đốc công ty và Giám đốc BHYT ký duyệt, sau đó nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đóng trụ sở.
Hướng dẫn điền từng mục
Phần thông tin đơn vị: Ghi rõ tên đơn vị, chủ quản, địa chỉ, điện thoại, mã số đơn vị và thời hạn đóng (ghi quý và năm). Ví dụ: "Quý I/2025".
Cột 1 (STT): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách nhân viên tham gia BHYT trong quý.
Cột 2 (Họ tên): Ghi đầy đủ họ và tên từng người lao động, viết chữ in hoa có dấu theo đúng giấy tờ tùy thân.
Cột 3 (Mã số): Điền mã số nhân viên do công ty cấp hoặc mã số BHXH nếu đã có.
Cột 4 (Năm sinh): Ghi năm sinh đầy đủ 4 chữ số, ví dụ: 1990.
Cột 5 (Chức vụ): Ghi chức danh công việc hiện tại như nhân viên, trưởng phòng, kế toán trưởng...
Cột 6 (Lương & các khoản phụ cấp): Ghi mức lương chính và các khoản phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên) làm căn cứ đóng BHYT.
Cột 7 (Nơi đăng ký KCB ban đầu): Ghi tên bệnh viện hoặc cơ sở y tế mà người lao động đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
Cột 8 (Giá trị thẻ): Ghi thời hạn hiệu lực của thẻ BHYT (từ ngày - đến ngày).
Cột 9-14 (Ghi chú): Dùng để ghi chú các trường hợp đặc biệt như thẻ tạm thời, thay đổi thông tin, hoặc các lưu ý khác.
Phần cuối biểu mẫu: Ghi tổng số người, tổng quỹ lương, số tháng đóng, số tiền phải nộp. Ký tên và đóng dấu của Giám đốc công ty, Giám đốc BHYT, Kế toán thu và Khai thác viên.
Lưu ý quan trọng
Phải kiểm tra kỹ mã số thuế và mã số đơn vị trước khi điền để tránh sai sót khi nộp cho cơ quan bảo hiểm.
Mỗi người lao động chỉ được đăng ký một nơi khám chữa bệnh ban đầu duy nhất, cần hỏi nhân viên để ghi chính xác.
Mức lương đóng BHYT không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành.
Biểu mẫu phải được ký và đóng dấu đầy đủ trước khi nộp, nếu thiếu chữ ký sẽ bị trả lại.
Lưu giữ bản sao biểu mẫu đã nộp để đối chiếu khi cần thiết.
Lỗi thường gặp
Nhầm lẫn giữa cột lương và cột phụ cấp, dẫn đến sai số tiền đóng bảo hiểm.
Ghi thiếu thông tin năm sinh hoặc chức vụ, khiến hồ sơ bị trả về.
Không cập nhật kịp thời khi nhân viên nghỉ việc hoặc thay đổi lương, gây sai lệch danh sách.
Quên ký tên hoặc đóng dấu ở phần cuối biểu mẫu, làm mất hiệu lực của văn bản.
Ghi sai mã số đơn vị hoặc mã số thuế, dẫn đến không thể nộp hồ sơ điện tử.
